La ayuda que presta un sistema de nómina es innegable. Es un apoyo que el personal encargado de gestionar la nómina requiere para agilizar mes a mes todos los pagos y retenciones.
Ahora bien, si la empresa está creciendo a pasos agigantados y el personal de Recursos Humanos se está quedando corto, pensar en contratar un servicio de maquila de nómina es lo propio.
Al delegar esta tarea repetitiva pero compleja, logras aligerar la carga en el departamento de Recursos Humanos. Esto permite que el personal se concentre en los cambios que requiere el negocio y su Capital Humano.
Hoy te presentamos las diferencias entre contar con un sistema de nómina y tercerizar este proceso de cálculo periódico.
Diferencias entre un sistema de nómina y maquila de nómina
Aunque algo adelantamos en la introducción, un sistema de nómina se refiere a un software que automatiza procesos necesarios para el cálculo de la nómina en una organización.
Por su parte, la maquila de nómina es un servicio especializado externo. Éste se ocupa por entero de todo el proceso de cálculo periódico de toda la nómina de la organización.
En este caso, la empresa no ocupa personal de su plantilla, recursos o tiempo valioso de Recursos Humanos.
¿Por qué te conviene elegir la maquila de nómina?
El cálculo de nómina es un ejercicio periódico exhaustivo que requiere procesar mucha información fija y variable. Al obtener apoyo para el cálculo de las actividades, no requieres de un departamento o personal que se ocupe exclusivamente de ello. Para que tengas una idea, entre esas actividades están:
Cálculo de sueldos.
Retención de impuestos, pago y depósito de sueldos.
Reporte de altas, modificaciones y bajas de personal ante el IMSS e INFONAVIT.
Cálculo de finiquitos y liquidaciones de personal.
Bonos y préstamos.
Generación de recibo de nómina y timbrado electrónico de recibos de percepciones.
Dispersión de nómina (en algunos casos).
Es la razón principal por la cual grandes y medianas empresas deciden delegar esta labor.
En cambio, con un programa no sólo debes prestar atención a los costos inmediatos y a largo plazo. El punto clave de un sistema de nómina es que sea fácil de usar, tanto para el nominista como para quien aprueba y tiene acceso a la información.
Además, hay muchos campos que el programa debe mantener actualizados. Entre ellos:
Perfil del empleado. La situación personal de los trabajadores afecta a su retribución. Por tanto, este tipo de cambios deben reflejarse de manera automática.
Contratos. Cualquier cambio debe revisarse a tiempo.
Beneficios. El programa debe contemplar los cambios mensuales del salario en especies.
Ausencias, faltas y bajas. Esta información debe sincronizarse con el calendario de la empresa y reflejar cada incidencia en la nómina de los trabajadores, ya que también afecta al salario de los trabajadores a final de mes.
Tal como hemos precisado, todo esto con un buen sistema de nómina representa un apoyo valioso para los encargados de calcular la nómina. Sin embargo, la responsabilidad de crear, gestionar y enviar la nómina sigue en el personal interno de la organización.
De ahí que debas evaluar con mucho detalle qué tan rentable es invertir en una herramienta a diferencia de tercerizar enteramente el proceso.
Ventajas de la maquila de nómina sobre un sistema de nómina
La maquila de nómina contempla las tareas administrativas y de contaduría relacionadas con el cálculo y pago de sueldos; también de los pagos extraordinarios, retenciones de impuestos, entre otros conceptos que deben verse reflejados en el recibo de nómina, de acuerdo a la ley.
Dependiendo de las características de tu empresa, invertir en un programa para automatizar este proceso pudiera no ser suficiente. Evalúa la opción que aporta mayor valor a tu organización.
Toma en cuenta que la maquila de nómina:
Libera del todo al personal de tu organización dedicado a la gestión.
No requiere la adquisición de licencias.
Evita errores, que pueden llevar a penalizaciones o multas por incumplimiento o impuntualidad de pago.
Protege los derechos laborales de tus colaboradores, ganando su confianza y fidelidad.
Es un servicio deducible de impuestos. Específicamente del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Incluye asesoría ante actualizaciones y cambios en leyes, que puedan requerir ser evaluados por el departamento de Recursos Humanos.
En general, con la maquila de nómina, se optimiza el proceso del departamento de Recursos Humanos y Contabilidad, ya que no requieres de un departamento exclusivo para estas actividades.
Desventajas de usar un sistema de nómina
Si bien un sistema de nómina tiene muchas ventajas, hay que recalcar varios aspectos. Entre ellos:
La automatización no reemplaza las tareas de los noministas. Con un programa de cálculo de nómina se optimiza el tiempo sí, el trabajo se vuelve más próspero y eficiente sí. Pero, primero, debe preparar al personal a los cambios que se implementarán; segundo, necesita personal altamente capacitado que sepa realizar los cálculos mes a mes.
Deficiencias en la ejecución. Un factor importante, ya que si los colaboradores no cuentan con la capacitación adecuada para ejecutar las herramientas, se perderá tiempo valioso y la ventaja terminará por ser un problema.
Los costos de inversión deben analizarse en función del provecho a largo plazo. ¿Tiene más beneficios que tercerizar la labor?; ¿Se logrará cumplir con la meta de productividad y cumplimiento?; ¿Cómo medir los resultados?; ¿Cuáles serán los plazos?
Pueden surgir inconsistencias en la información. Por ejemplo, que los impuestos no sean deducidos correctamente o no se genere la actualización del software. Esto depende del programa de nómina que elijas, así como del soporte técnico que podría darte el proveedor.
Conclusión
Ahora que conoces las características de aprovechar la tecnología al implementar un sistema de nómina y las del servicio de maquila de nómina, elige a conciencia.
Puedes consultar con nuestros asesores de Consolidé, también solicitar una demo antes de decidirte.
En Consolidé podemos ayudarte a agilizar esta labor de cálculo de retenciones con el uso de nuestra herramienta en línea. Optimiza los procesos de tu personal de Recursos Humanos con los mejores servicios. Contáctanos.
