Sabemos que llevar la plantilla de nómina en Excel es lo tradicional y más confiable para los noministas. Una hoja de cálculo es una herramienta para administrar las operaciones comerciales y la nómina a bajo costo.
Sin embargo, cuando hablamos de un crecimiento significativo de la plantilla, se complica el cálculo. No es lo mismo hacer los cálculos para 100 colaboradores que para 500, por ejemplo.
Así, mantener el pago correcto y cumplir con las disposiciones legales es un desafío. Por esta razón, es oportuno considerar externalizar este proceso. Acá te dejamos factores clave para analizar si te conviene llevar la plantilla de nómina en Excel o dejar la actividad en externos. Te ayudamos a tomar la decisión.
Importancia de una gestión eficiente de la nómina en las empresas
La gestión de nóminas es aquella actividad que se ocupa de administrar el cálculo y pago de la nómina de los empleados; del pago de impuestos.
Además, incluye una buena visión de las circunstancias de los empleados: de sus sus altas y bajas, incidencias, pagas extras, modificación de contratos, entre otras.
Se trata de una serie de tareas tan variadas como complejas. Para un profesional del área, resulta algo cotidiano y relativamente simple si se trata de una empresa pequeña. Pero, hay que considerar que llevar a cabo estas tareas requiere mucho trabajo y tiempo para completarlas correctamente.
Este último aspecto es lo que hace tan importante una gestión eficiente de la nómina. Trabajar con la plantilla de nómina en Excel es limitante. De existir un error se genera un trabajo extra para los pagos adicionales no calculados o incluso a sanciones.
Desafíos comunes al utilizar Excel para la gestión de nómina
Problemas asociados con el uso de hojas de cálculo para la nómina
Las hojas de cálculo quedan cortas en cuanto a mantener el cumplimiento legal. No hay automatización relacionada con los cambios en la legislación.
La automatización es limitada para calcular los impuestos y el personal a cargo debe mantenerse actualizado de los cambios a las leyes tributarias.
La pérdida de tiempo debido a las intervenciones manuales cada mes.
La falta de automatización para envíos de nóminas.
Dependencia del personal al trabajar con hojas de cálculo programadas. Ante esto, la actividad queda expuesta a la multiplicación de errores. Los riesgos de incumplimiento son altos y podrían resultar en fuertes sanciones.
La integración de hojas de cálculo con otras aplicaciones no siempre es posible, por falta de compatibilidad.
Ante el manejo de números confidenciales, se hace tedioso recopilar información de diferentes equipos.
Las hojas de cálculo no protegen la integridad de los datos, siendo propensos a cambios no intencionales.
Errores frecuentes
Aunque los noministas estén familiarizados con el Excel, la cantidad de cálculos por empleado con apoyo de calculadora, papel y bolígrafo, puede llevar a cometer muchos errores. Una plantilla de nómina no contempla todas las variables que deben incorporarse por trabajador en cada período.
El uso de un programa de gestión de nóminas automatizará las tareas y hará que el proceso sea más rápido y sin fallos. Ahora, si se terceriza esta actividad, el personal dedicado a esa labor únicamente se centrará en ese proceso siendo más confiable.
Dificultades en la generación de reportes y cumplimiento normativo
Un nominista suele encargarse de tareas asociadas al procesamiento de las nóminas, tales como: calcular los impuestos sobre las nóminas, realizar las deducciones y preparar los informes.
Desde el Excel no se genera informes automáticamente.
¿Por qué la maquila de nómina es la solución?
Ventajas de utilizar la maquila de nómina en comparación con Excel
Las ventajas de externalizar la gestión de nóminas son múltiples. Como hemos resaltado, el personal de nóminas puede encargarse del cálculo de la nómina, de emitir los pagos a los empleados y actualizar toda la información de las nóminas, pero son muchas otras las tareas las que debe realizar.
De hecho, algunas no pueden ser efectuadas mediante un programa de Excel, lo que conlleva una carga mayor de responsabilidades. Todo esto de manera periódica.
En ese sentido, al contratar la maquila de nómina tu personal de Recursos Humanos, Contabilidad y Administración consigue ser más eficiente. Será la empresa contratada la que se aboque a eso, todo acorde a las novedades normativas; reduciendo así los errores.
Además, existen otras ventajas de contar con profesionales en gestión de nóminas, tales como:
Asesoría. Si tu empresa lo desea y lo considera pertinente podrá incluir la asesoría o consultoría en la contratación. Es un apoyo importante a las empresas para que comprendan el impacto de la normativa sobre nóminas conforme a la legislación local y federal. También puede ayudar a identificar posibles ahorros de costos u oportunidades de mejora en el procesamiento de las nóminas.
Cálculo de nómina por periodo. Con la maquila de nómina sólo debes indicar el ciclo de nóminas al aportar la información. Así se parametriza el cálculo de nóminas mensual o quincenal, según aplique.
Incidencias laborales. Al seleccionar el servicio de maquila de nómina, se debe tener en cuenta los tipos de incidencias laborales que pueden producirse; ya que pueden perjudicar a la empresa o el pago de los empleados.
Seguro Social. Parte fundamental de la maquila es realizar las deducciones. Este cálculo es uno de los más importantes y el que tiende a ser más sensible a errores.
INFONAVIT. Fuera de las aportaciones patronales es importante aclarar con el prestador de servicio las condiciones laborales cuando un empleado tenga un crédito otorgado por la institución, para el cálculo de su nómina.
Timbrado de recibos de nómina. El timbrado de nómina es un proceso de verificación ante el SAT sobre el pago de una nómina y puede ser parte del servicio.
Beneficios de migrar de Excel a la maquila de nómina
Automatización y precisión en los cálculos salariales
Con un servicio de maquila de nóminas y profesionales dedicados exclusivamente a esta actividad, la apertura de registros es sencilla, rápida y precisa. Tanto grandes empresas como PyMes se benefician al instante.
Ahorro de tiempo y reducción de errores humanos
La gestión de nómina tiene un alto grado de complejidad. Al tercerizar esta tarea, los procesos están automatizados, lo que evita cometer algún error humano, muy común al trabajar con una plantilla de nómina en Excel.
Considera que los cálculos deben hacerse por cada trabajador. Entonces, el personal que normalmente se dedica a esa labor podrá concentrarse en su actividad principal.
En México, son diversos los aspectos y fórmulas que se consideran en el cálculo del salario. ¿Imagina perjudicar al colaborador por incidencias no estimadas, que llevan a un cálculo errado o unos porcentajes que no fueron actualizados?
Con un servicio especializado en maquila de nómina garantizas el cálculo certero de salarios, retenciones y demás obligaciones establecidas por la ley.
Acceso a informes y análisis en tiempo real
Para hacer un informe de nómina de cada periodo, se requiere de horas extra al tiempo que toma generar el archivo Excel. Debes revisar la información de cada archivo y extraer la información de interés, lo que resulta limitante.
En cambio, al contratar los servicios especiales de maquila de nómina puedes acceder a la información en tiempo real, porque está automatizada en un programa capaz de generar los informes necesarios.
Así, se facilita de manera evidente la tarea de toma de decisiones con información correcta al momento.
Cumplimiento normativo y actualizaciones legales automáticas
Aunque el nominista o persona encargada de la liquidación de nómina tenga gran dominio de Excel, aparte tiene que estar actualizado con la normativa vigente. De lo contrario podría cometer un severo error con las fórmulas.
Imagina entonces ¿cuánto tiempo toma actualizar cada fórmula en el programa? De no cumplir debidamente con todos los requerimientos de las instituciones públicas
como el IMSS, INFONAVIT o SAT, la empresa podría ser sancionada; también generar demandas o el pago de multas cuantiosas.
Conclusión
Generalmente el personal capacitado para el cálculo de nómina dentro de una empresa tiende a ser escaso. Esto comprendiendo que son muchas otras las responsabilidades que suma.
Al no contar con un equipo que se dedique por completo a la gestión de la nómina, disminuye la precisión y eficiencia.
Aparte, trabajar con una plantilla de nómina en un programa que no automatiza la mayoría de las tareas puede traer graves consecuencias. Doble trabajo, retrasos en las retenciones, retraso en los pagos o errores en las operaciones administrativas y contables no le hacen nada bien a la empresa.
Simplifica tu proceso actual de cálculo de nómina con Consolidé. Tener una empresa exige mucha atención a los compromisos de ley. Cumple en tiempo y forma con tus obligaciones como empleador, contactanos y delega las tareas administrativas y contables relacionadas con la gestión de la nómina a Consolidé.
