Tag: Gestión de Nómina

El cálculo de nómina se compone de diferentes etapas que en conjunto, resuelven el pago del sueldo de los empleados en una organización. Aunque es un proceso elemental dentro del departamento de Recursos Humanos, la gestión de nómina puede optimizarse para no sólo ahorrar tiempo, también para implementar mejoras en términos de igualdad salarial. Es por ello que algunas empresas han implementado el proceso de nómina ciega. ¿Qué es la nómina ciega? La nómina ciega es un proceso dentro del cálculo de nóminas en el que no se revela la identidad de los empleados a la persona encargada de realizar la nómina. Esto significa que, en lugar de utilizar los nombres y apellidos de los empleados, se utiliza un número o código único para identificarlos. El proceso de nómina ciega es cada vez más popular en empresas de todos los tamaños, ya que también ayuda a proteger la privacidad de los empleados. En Consolidé la podemos implementar con nuestros clientes que requieran el servicio de maquila de nómina. Descarga nuestro eBook Importancia de la nómina ciega en el proceso de cálculo de nómina La nómina ciega no sólo protege la privacidad de los empleados, sino que también puede ser muy beneficiosa en términos de eficiencia y exactitud en el cálculo de la nómina. Conozca su importancia: Eficiencia: Al implementar un sistema de nómina ciega para asignar números o códigos a los empleados, se reduce la posibilidad de errores humanos al ingresar los datos. Esto ayuda en la eficiencia dentro del proceso. Exactitud: Al estar protegida la identidad de los empleados, se evita cualquier sesgo o favoritismo en el proceso de cálculo de la nómina. ¿Cómo se diferencia de la nómina clásica? La principal diferencia entre la nómina ciega y la nómina clásica es que en esta última se utilizan los nombres y apellidos de los empleados para identificarlos. Como se comentó anteriormente, si su organización busca evitar el sesgo o en su caso, prevenir problemas de confidencialidad, la nómina ciega es una solución. Cuando un nominista realiza el cálculo de las nóminas, el ingreso de los nombres y apellidos puede ocasionar un fallo humano. Por ello, la nómina ciega es una solución. Beneficios de implementar una nómina ciega Ya conoce dos factores esenciales de la implementación de la nómina ciega: efectividad y eficiencia. Ahora lo invitamos a conocer los beneficios: Mayor seguridad: Al no revelar la identidad de los empleados, se reduce el riesgo de robo de información confidencial. Protección de datos: Con la nómina ciega, se evita exponer información personal como nombres, apellidos y salarios a posibles filtraciones o hackeos.  Equidad salarial: Al utilizar un sistema de identificación único, se evita la discriminación basada en el género, edad o cualquier otra característica personal. Además, al no saber la identidad de los empleados, se promueve una cultura más justa e inclusiva. Con la nómina ciega, se evita cualquier tipo de sesgo o favoritismo al calcular los sueldos. Esto puede ayudar a mejorar la moral y motivación de los empleados al sentir que están siendo tratados con equidad. ¿Cómo se implementa? La implementación de la nómina ciega puede variar dependiendo del proveedor de maquila de nómina contratado por cada empresa. Sin embargo, los pasos generales a seguir son: Asignar un número o código único a cada empleado. Implementar un sistema automatizado para calcular y procesar la nómina utilizando estos números en lugar de nombres y apellidos. Capacitar al personal encargado de la nómina para que entiendan y sigan los procedimientos adecuados para mantener la privacidad de los empleados. Conclusión En resumen, implementar una nómina ciega en su empresa puede traer beneficios como mayor seguridad, protección de datos, equidad salarial y eliminación de sesgos. Además, puede mejorar la eficiencia y exactitud en el proceso de cálculo de nómina. Considere adoptar esta práctica en su empresa para proteger la privacidad de sus empleados y promover una cultura más justa e inclusiva. Dentro de nuestro servicio de maquila de nómina o payrolling, Consolidé puede implementar también el proceso de nómina ciega. Conozca cómo podemos ayudarle.
Sabemos que llevar la plantilla de nómina en Excel es lo tradicional y más confiable para los noministas. Una hoja de cálculo es una herramienta para administrar las operaciones comerciales y la nómina a bajo costo. Sin embargo, cuando hablamos de un crecimiento significativo de la plantilla, se complica el cálculo. No es lo mismo hacer los cálculos para 100 colaboradores que para 500, por ejemplo. Así, mantener el pago correcto y cumplir con las disposiciones legales es un desafío. Por esta razón, es oportuno considerar externalizar este proceso. Acá te dejamos factores clave para analizar si te conviene llevar la plantilla de nómina en Excel o dejar la actividad en externos. Te ayudamos a tomar la decisión. Descarga nuestro eBook Importancia de una gestión eficiente de la nómina en las empresas La gestión de nóminas es aquella actividad que se ocupa de administrar el cálculo y pago de la nómina de los empleados; del pago de impuestos. Además, incluye una buena visión de las circunstancias de los empleados: de sus sus altas y bajas, incidencias, pagas extras, modificación de contratos, entre otras.  Se trata de una serie de tareas tan variadas como complejas. Para un profesional del área, resulta algo cotidiano y relativamente simple si se trata de una empresa pequeña. Pero, hay que considerar que llevar a cabo estas tareas requiere mucho trabajo y tiempo para completarlas correctamente. Este último aspecto es lo que hace tan importante una gestión eficiente de la nómina. Trabajar con la plantilla de nómina en Excel es limitante. De existir un error se genera un trabajo extra para los pagos adicionales no calculados o incluso a sanciones.  Desafíos comunes al utilizar Excel para la gestión de nómina Problemas asociados con el uso de hojas de cálculo para la nómina Las hojas de cálculo quedan cortas en cuanto a mantener el cumplimiento legal. No hay automatización relacionada con los cambios en la legislación. La automatización es limitada para calcular los impuestos y el personal a cargo debe mantenerse actualizado de los cambios a las leyes tributarias.  La pérdida de tiempo debido a las intervenciones manuales cada mes. La falta de automatización para envíos de nóminas. Dependencia del personal al trabajar con hojas de cálculo programadas. Ante esto, la actividad queda expuesta a la multiplicación de errores. Los riesgos de incumplimiento son altos y podrían resultar en fuertes sanciones. La integración de hojas de cálculo con otras aplicaciones no siempre es posible, por falta de compatibilidad. Ante el manejo de números confidenciales, se hace tedioso recopilar información de diferentes equipos. Las hojas de cálculo no protegen la integridad de los datos, siendo propensos a cambios no intencionales. Errores frecuentes Aunque los noministas estén familiarizados con el Excel, la cantidad de cálculos por empleado con apoyo de calculadora, papel y bolígrafo, puede llevar a cometer muchos errores. Una plantilla de nómina no contempla todas las variables que deben incorporarse por trabajador en cada período.  El uso de un programa de gestión de nóminas automatizará las tareas y hará que el proceso sea más rápido y sin fallos. Ahora, si se terceriza esta actividad, el personal dedicado a esa labor únicamente se centrará en ese proceso siendo más confiable. Dificultades en la generación de reportes y cumplimiento normativo Un nominista suele encargarse de tareas asociadas al procesamiento de las nóminas, tales como: calcular los impuestos sobre las nóminas, realizar las deducciones y preparar los informes. Desde el Excel no se genera informes automáticamente.  ¿Por qué la maquila de nómina es la solución? Ventajas de utilizar la maquila de nómina en comparación con Excel Las ventajas de externalizar la gestión de nóminas son múltiples. Como hemos resaltado, el personal de nóminas puede encargarse del cálculo de la nómina, de emitir los pagos a los empleados y actualizar toda la información de las nóminas, pero son muchas otras las tareas las que debe realizar. De hecho, algunas no pueden ser efectuadas mediante un programa de Excel, lo que conlleva una carga mayor de responsabilidades. Todo esto de manera periódica. En ese sentido, al contratar la maquila de nómina tu personal de Recursos Humanos, Contabilidad y Administración consigue ser más eficiente. Será la empresa contratada la que se aboque a eso, todo acorde a las novedades normativas; reduciendo así los errores.  Además, existen otras ventajas de contar con profesionales en gestión de nóminas, tales como: Asesoría. Si tu empresa lo desea y lo considera pertinente podrá incluir la asesoría o consultoría en la contratación. Es un apoyo importante a las empresas para que comprendan el impacto de la normativa sobre nóminas conforme a la legislación local y federal. También puede ayudar a identificar posibles ahorros de costos u oportunidades de mejora en el procesamiento de las nóminas. Cálculo de nómina por periodo. Con la maquila de nómina sólo debes indicar el ciclo de nóminas al aportar la información. Así se parametriza el cálculo de nóminas mensual o quincenal, según aplique. Incidencias laborales. Al seleccionar el servicio de maquila de nómina, se debe tener en cuenta los tipos de incidencias laborales que pueden producirse; ya que pueden perjudicar a la empresa o el pago de los empleados.   Seguro Social. Parte fundamental de la maquila es realizar las deducciones. Este cálculo es uno de los más importantes y el que tiende a ser más sensible a errores.  INFONAVIT. Fuera de las aportaciones patronales es importante aclarar con el prestador de servicio las condiciones laborales cuando un empleado tenga un crédito otorgado por la institución, para el cálculo de su nómina. Timbrado de recibos de nómina. El timbrado de nómina es un proceso de verificación ante el SAT sobre el pago de una nómina y puede ser parte del servicio. Beneficios de migrar de Excel a la maquila de nómina Automatización y precisión en los cálculos salariales Con un servicio de maquila de nóminas y profesionales dedicados exclusivamente a esta actividad, la apertura de registros es sencilla, rápida y precisa. Tanto grandes empresas como PyMes se benefician al instante. Ahorro de tiempo y reducción de errores humanos La gestión de nómina tiene un alto grado de complejidad. Al tercerizar esta tarea, los procesos están automatizados, lo que evita cometer algún error humano, muy común al trabajar con una plantilla de nómina en Excel. Considera que los cálculos deben hacerse por cada trabajador. Entonces, el personal que normalmente se dedica a esa labor podrá concentrarse en su actividad principal.  En México, son diversos los aspectos y fórmulas que se consideran en el cálculo del salario. ¿Imagina perjudicar al colaborador por incidencias no estimadas, que llevan a un cálculo errado o unos porcentajes que no fueron actualizados? Con un servicio especializado en maquila de nómina garantizas el cálculo certero de salarios, retenciones y demás obligaciones establecidas por la ley. Acceso a informes y análisis en tiempo real Para hacer un informe de nómina de cada periodo, se requiere de horas extra al tiempo que toma generar el archivo Excel. Debes revisar la información de cada archivo y extraer la información de interés, lo que resulta limitante. En cambio, al contratar los servicios especiales de maquila de nómina puedes acceder a la información en tiempo real, porque está automatizada en un programa capaz de generar los informes necesarios. Así, se facilita de manera evidente la tarea de toma de decisiones con información correcta al momento. Cumplimiento normativo y actualizaciones legales automáticas Aunque el nominista o persona encargada de la liquidación de nómina tenga gran dominio de Excel, aparte tiene que estar actualizado con la normativa vigente. De lo contrario podría cometer un severo error con las fórmulas.  Imagina entonces ¿cuánto tiempo toma actualizar cada fórmula en el programa? De no cumplir debidamente con todos los requerimientos de las instituciones públicas como el IMSS, INFONAVIT o SAT, la empresa podría ser sancionada; también generar demandas o el pago de multas cuantiosas. Conclusión Generalmente el personal capacitado para el cálculo de nómina dentro de una empresa tiende a ser escaso. Esto comprendiendo que son muchas otras las responsabilidades que suma. Al no contar con un equipo que se dedique por completo a la gestión de la nómina, disminuye la precisión y eficiencia.  Aparte, trabajar con una plantilla de nómina en un programa que no automatiza la mayoría de las tareas puede traer graves consecuencias. Doble trabajo, retrasos en las retenciones, retraso en los pagos o errores en las operaciones administrativas y contables no le hacen nada bien a la empresa. Simplifica tu proceso actual de cálculo de nómina con Consolidé. Tener una empresa exige mucha atención a los compromisos de ley. Cumple en tiempo y forma con tus obligaciones como empleador, contactanos y delega las tareas administrativas y contables relacionadas con la gestión de la nómina a Consolidé.