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Tag: Payrolling

Cálculo de nómina para pymes

Cálculo de nómina para PyMes: Como evitar errores

Las nóminas de las pequeñas y medianas empresas son un proceso complejo que requiere una gestión cuidadosa para garantizar la precisión y evitar errores. Calcular los salarios de los empleados, las prestaciones, los impuestos, las deducciones, etc., puede resultar abrumador y dar lugar a costosos errores si no se gestiona correctamente. Por eso es importante tener una comprensión clara de los procesos de cálculo de nómina antes de sumergirse en él. En esta guía, ofreceremos una visión general para el cálculo de nómina para PyMES, los factores que implican su cálculo, qué leyes o códigos aplican al momento de su cálculo y mucho más. ¿Qué es el cálculo de nómina? En primer lugar, empecemos por lo básico: ¿Qué es el cálculo de nómina? El cálculo de nómina consiste en recopilar y organizar todas las transacciones relacionadas con los salarios de los empleados para su posterior pago. En México, los empleadores están legalmente y fiscalmente obligados a pagar los salarios de los empleados, a cambio de su trabajo y servicios. No importa el tamaño de la organización, las PyMES también deben cumplir con sus obligaciones fiscales y de seguridad social, sobre todo porque son patrones. Todo como un factor esencial del proceso del cálculo de nómina para PyMEs. Retos del cálculo de nómina para PyMES Las pequeñas y medianas empresas carecen a menudo de los recursos necesarios para invertir en un software de contabilidad de nómina. También pueden carecer de un nominista experimentado que gestione las operaciones de nómina y se ocupe de los impuestos, las deducciones y otras prestaciones de los empleados.  Lo anterior puede dar lugar a costosos errores que podrían haberse evitado fácilmente con una preparación o el equipo de trabajo adecuados. Además, las PyMEs están sujetas a retos adicionales como los ciclos de pago de nóminas y una legislación en constante cambio.  Por ello, encontrar un aliado experto en los cambios en las legislaciones, que entienda su negocio y sobre todo, que esté cómodo en precio, no es tan sencillo. Ahora veamos los aspectos más importantes del cálculo de nómina para PyMES. Descarga nuestro eBook Aspectos legales del cálculo de nómina El cálculo de nómina para PyMEs y cualquier otra organización o empresa que dependan de colaboradores para llevar a cabo sus tareas y su posterior pago de sueldo, están reguladas por un marco legal en México: Código Fiscal de la Federación El Código Fiscal de la Federación rige las obligaciones fiscales de los patrones y empleados. En este documento se detalla el cómo y el monto a pagar por impuestos. El artículo clave dentro del CFF es el 67.  Ley Federal del Trabajo La LFT es la Ley más importante en materia laboral en México y un documento clave para empleadores y empleados, sólo por debajo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Un artículo clave es el 804, que establece la obligación por parte de los patrones para conservar y exhibir los contratos de trabajo, recibos de salarios, controles de asistencia al igual que el pago de las utilidades. Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social La entidad gubernamental encargada de brindar los servicios de salud y de seguridad social para la población. Su Ley dentro del artículo 15 determina las obligaciones de los patrones ante el IMSS, salarios y nómina, principalmente. ¿Qué integra el cálculo de nómina? Antes de iniciar el cálculo de nómina para tu PyME es importante recalcar sobre la revisión de los contratos de trabajo de tus colaboradores. Estos documentos son clave para el inicio del cálculo de nómina para PyMES. Lo anterior debido a que en los contratos se establecen las prestaciones, descuentos, información de la empresa y empleado así como el sueldo acordado por ambas partes. Hay elementos clave para el cálculo de la nómina de PyMES: Percepciones a pagar Deducciones Tipo de percepción Por contrato Periodicidad de la nómina Datos que debe llevar la nómina Estos son los datos que debe de llevar un recibo de nómina: Datos de la empresa Datos del trabajador Periodo de liquidación al cual corresponde la nómina Detalles de las percepciones salariales y en su caso, extrasalariales Detalle de deducciones en salario bruto Líquido a percibir Lugar de emisión Firma y sello de empresa Firma del colaborador Cálculo de nómina Ahora revisaremos el proceso para el cálculo de nómina de las PyMES: Altas y bajas Se registran las altas y bajas de los empleados ante el IMSS. ¿Entró un nuevo empleado? Modificaciones salariales Este paso debe realizarse dentro de los siguientes 5 días hábiles después de realizado el cambio, según la Ley del Seguro Social. Salario base cotización SBC El salario base cotización integra los alimentos, comisiones, pagos en efectivo, percepciones, prestaciones en especie y otros elementos. Se toman en consideración los siguientes pasos para su cálculo: Cálculo de contribuciones del Seguro Social: para patrones y empleados Determinación de prestaciones, pensiones, subsidios y ayudas a las cuales tienen derecho los empleados También se consideran: Aguinaldo Bonos Previsión Social Primas vacacionales PTU Pagos en efectivo Prestaciones en especie Salario: integración total como percepción fija Otros elementos fijos o variables entregados al colaborador por su trabajo Retenciones del IMSS Las retenciones del IMSS están relacionadas con la UMA o la Unidad de Medida de Actualización. Este índice es una referencia económica para determinar el pago de las obligaciones, multas, impuestos, deducciones personales y créditos del INFONAVIT. La UMA del 2023 quedó así: Diario: $103.74 Mensual: $3153.70 Anual: $37,844 Cálculo de las retenciones del ISR En este paso se considera el pago del ISR. Acá se debe revisar qué cuota fija aplica dentro del Límite Inferior y Límite Superior. Para usarla debes saber qué tabla aplica para tu PyME al igual que el tipo de contratación que tengas con tu personal, también se consideran los días laborados.  Los pasos para calcular el ISR son: Ubica el sueldo bruto entre el Límite Inferior y Límite Superior Resta al sueldo bruto el Límite Inferior El resultado es la Base Ubica dentro de la tabla la tasa que corresponde Multiplica el porcentaje de la tasa por la base que se obtuvo previamente Del resultado, suma la cuota fija correspondiente Resta, si existiere, el subsidio para el empleo Cálculo las cuotas del IMSS y SUA Este es quizá uno de los pasos clave dentro del cálculo de nómina para PyMES. Esto debido a que acá se pueden cometer errores que en el futuro pueden representar multas y recargos por parte del IMSS. Es importante también porque si cuentas con más de 5 trabajadores, debes realizar tu pago por medio del SUA. En caso de tener 4 o menos empleados, el uso del SUA es opcional. El SUA contempla: Cuotas obrero patronales de las cuentas individuales de los empleados:  Seguro para el retiro: Patrón aporta el 2% del SBC Cesantía en edad avanzada y Vejez: Patrón paga 3.150% del SBC y trabajador paga 1.125% Cuotas obrero patronales de ramos en Seguridad Social como: Riesgos de trabajo (la paga el patrón) I – 0,54355%. II – 1,13065%. III – 2,59840%. IV – 4,65325%. V – 7,58875%. Enfermedades y Maternidad: 20.40% de la UMA mensual (la paga el patrón) Diferencia del SBC y de tres veces la UMA: Patrón paga 1.10% y trabajador 0.40% Gastos médicos: Patrón paga 1.05% y trabajador 0.375% Prestaciones en dinero: Patrón paga 0.70% y trabajador 0.25% Invalidez y Vida: Patrón paga 1.75 del SBC y trabajador 0.625% Guarderías: Patrón paga el 1% adicional al SBC que tiene el trabajador Prestaciones sociales Aportaciones patronales por conceptos de vivienda Amortización de créditos asignados a trabajadores del INFONAVIT Una de las ventajas del SUA es que contempla y determina de forma automática la suma de las cuotas obrero patronales y del empleado. También, en caso de que hubieran, pago de aportaciones extemporáneas, recargos y tasas de actualización.  Revisa las incidencias como horas extras, faltas Se puede realizar antes ya que son percepciones. Calcular descuentos Los descuentos, según la LFT, son: Pensiones alimenticias Amortizaciones Créditos INFONAVIT Pago de deudas contraídas con el patrón por anticipos de salario Pagos de exceso y errores, pérdidas, averías Cajas de ahorro Cuotas sindicales Pago a créditos de consumo por el Instituto Nacional para el Consumo de los Trabajadores Pago de la renta que se refiere al artículo 151, no podrá exceder el 15% de su salario Pago de abonos por cubrir préstamos al Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores destinados a la adquisición, construcción, reparación, ampliación o mejoras de casas habitación o pago de pasivos adquiridos por esos conceptos. ¿Cómo hacerlo más sencillo? La nómina es un documento contable en el cual se registran las percepciones y deducciones del salario de un empleado. Dentro del cálculo de nómina para PyMEs se consideran las horas extras, bonos, cuotas obrero-patronales, obligaciones fiscales y demás elementos para su pago. Para facilitar a las PYME el proceso de cálculo de nómina, existen varias opciones. En primer lugar, es importante buscar un aliado experto en el cálculo de nómina para PyMES como Payrolling by Consolidé. Se trata de un servicio para un cálculo efectivo que cuenta con el expertise de todo un equipo de trabajo experto en la materia fiscal, recurso humano y legal. Descarga nuestro eBook
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Maquila de nómina

Maquila de nómina o payrolling para lograr la eficiencia operativa

Alcanzar la eficiencia operativa es una de las metas empresariales más destacadas en la actualidad. Esto se puede lograr utilizando sistemas de automatización, como la maquila de nómina o payrolling. Cuando se hace uso de la maquila de nómina, se reducen los costos de operación. Los espacios de trabajo adquieren más provecho y la carga de trabajo es menor para las áreas donde se aplique. Sin duda, los beneficios de la maquila de nómina pueden ayudar a que tu empresa funcione mucho mejor. Descubre cómo puedes sacar el mayor provecho para mejorar la parte operativa de tu empresa. ¿Qué es la maquila de nómina? La maquila de nómina es cuando se realiza el proceso para el cálculo del pago del salario para cada uno de los colaboradores de una organización, con el apego a las disposiciones fiscales y legales. El cálculo de la nómina toma en consideración el pago de impuestos, retenciones, obligaciones patronales así como las prestaciones de ley como el seguro social, primas vacacionales, utilidades, aguinaldo y prestaciones dadas por la organización. El cálculo de nómina es un proceso bastante complejo que usualmente toma muchísimas horas de trabajo para el departamento de Recursos Humanos. Especialmente cuando la organización no cuenta con un proceso automatizado o estandarizado. Entrenar al equipo de RRHH en temas de licenciamiento y plataformas de instituciones como el SAT, IMSS, INFONAVIT así como el cumplimiento de la Ley Federal de Trabajo y Ley de Impuestos sobre la Renta es bastante complejo. Por esta razón, las organizaciones comprometidas con enfocar a su equipo de trabajo en actividades clave de su departamento se apoyan de especialistas en Recurso Humano como Consolidé. ¿Qué disposiciones legales se deben tomar en cuenta en la maquila de nómina? A continuación te compartimos las disposiciones legales o en su caso, las leyes mexicanas que son contempladas al momento de hacer la maquila de nómina: IMSS INFONAVIT Ley Federal de Trabajo Ley de Impuestos sobre la Renta   Proceso para realizar una maquila de nómina Cada proveedor de maquila de nómina o payrolling tiene su proceso interno, sin embargo, los pasos esenciales son: Análisis de la nómina Evaluación de los puntos más importantes Personalización del proceso Realización de pruebas Procesamiento de nómina y servicios   ¿Cómo puede ayudar la maquila de nómina o payroll? La nómina está relacionada con los principios del contrato de trabajo, los servicios prestados y la remuneración correspondiente. En México, se deben cumplir ciertos requisitos con instituciones gubernamentales, cómo: IMSS, INFONAVIT, SAT, STPS, entre otras; este proceso puede generar una nómina muy tediosa, incluso, la ejecución incorrecta puede resultar en multas y costos adicionales para la organización, además puede deteriorar el clima laboral. Al utilizar un sistema de maquila de nómina se obtienen muchas ventajas a nivel administrativo. Esto permite un funcionamiento empresarial óptimo, lo que incentiva el crecimiento a mediano y largo plazo.     Se requiere de un licenciamiento de software automático para procesar nómina, el cual,  te permitirá organizar altas y bajas de tu personal, movimientos ante el IMSS y calcular tus percepciones y retenciones. Esto automáticamente evita los errores humanos, previniendo multas innecesarias. El tiempo se puede implementar de manera adecuada, debido a que los cálculos se hacen de forma automática. Así, el personal humano, los espacios físicos y recursos pueden enfocarse en otras necesidades de la empresa. Además, el desarrollo de un programa de maquila de nómina se adapta a las necesidades y complejidades de todo tipo de negocio. Desde las pequeñas y medianas empresas, hasta las grandes corporaciones pueden beneficiarse. Con herramientas digitales, será mucho más sencillo llevar un registro adecuado de entradas y salidas, así como las horas trabajadas. Esto permite una eficiencia operativa que promueva la expansión empresarial más óptima. Beneficios de la maquila de nómina Existen numerosos beneficios que la maquila de nómina ofrece para las organizaciones:   Costos ocultos Los costos ocultos pueden evitar la eficiencia operativa. Estos son gastos que se generan en la empresa y que no necesariamente están a la vista. Algunos de los costos escondidos más comunes son:   Electricidad y consumibles Obsolescencia electrónica Inventario Pérdidas o robos Accidentes Desde el material de papelería hasta el mantenimiento de los equipos electrónicos, todos estos gastos pueden ser invisibles. Cuando se presenta la necesidad de arreglar el problema, la solución puede ser más costosa. El equipo de trabajo de Consolidé te ayudará a trabajar más fácilmente para identificar este tipo de costos escondidos. Con el uso de nuestro software especializado y el trabajo de nuestros profesionales, será mucho más sencillo planificar una estrategia. Así, al utilizar el software de maquila de nómina es posible integrar todos los departamentos. Esto, a su vez, facilita la información precisa y en el momento adecuado para no pasar nada por alto y evitar los costos escondidos.   Disminución de papel para operaciones de maquila de nómina Además de ser un beneficio para el planeta, la disminución de papel representa una mejora operativa. Al no necesitar imprimir ningún documento para maquilar tu nómina, se eliminan los gastos de papelería. Las impresoras, hojas y cartuchos de tinta son cosa del pasado. El espacio físico destinado para almacenar y archivar documentos puede ser utilizado con mayor eficiencia. Básicamente, con la administración de nómina puedes eliminar costos ocultos que no eran productivos para tu empresa. Reducir la cantidad de basura generada es una forma de contribuir a la salud de nuestro planeta Tierra.   Foto de Andrea Piacquadio en Pexels   Apertura de registros A través de un software de maquila de nómina, la apertura de registros más sencilla. Debido a que el sistema es automatizado, el cálculo de horas trabajadas y salarios es preciso. Cuando se aceleran los procesos de registro, el tiempo se ocupa de forma mucho más eficiente. Este es otro de los puntos para alcanzar la eficiencia operativa, de esta forma garantizas la productividad, reduciendo costos ocultos. Utilizando esta herramienta puedes llevar un registro fidedigno de la actividad de tus empleados. ¿Sabes qué es lo mejor? La respuesta es sencilla: Se adapta a cualquier tipo de empresa, inclusive a las PyMes.   Procesos administrativos La eficiencia operativa se alcanza mejorando las distintas áreas de oportunidad de cada empresa. Uno de los puntos donde estas mejoras son más significativas, es dentro de los procesos administrativos. Con un software de maquila de nómina viene también la asesoría de profesionales. Esto te permitirá identificar cuáles son tus necesidades y la mejor forma de aplicar una solución a largo plazo. Para alcanzar la eficiencia operativa, es importante identificar todas las áreas que pueden ser mejoradas. Una vez que aplicas la maquila de nómina, todos los procesos administrativos se vuelven mucho más orgánicos y sencillos. ¿Cómo elegir un servicio de maquila de nómina? La maquila de nómina puede ahorrar muchísimo tiempo del personal en el cálculo de salarios mes a mes. A la par, existen otros beneficios como el ahorro de costos, la prevención de multas y recargos por un equivocado cálculo.   Aquí te daremos algunos tips para elegir el aliado de maquila de nómina más adecuado para tu organización:   Seguridad en el proceso de payrolling o maquila de nómina La contratación de un servicio de maquila de nómina debe de tener como prioridad la seguridad dentro del proceso así como de los datos utilizados para la gestión. No dudes en preguntar a tu proveedor cualquier duda que tengas.   Adecuación del modelo de maquila de nómina que será implementado   Depende del tamaño de tu organización así como sus características. ¿Esto por qué? Todas las empresas son diferentes, cuentan con distintas prestaciones, días de pago así como el número total de la plantilla.   Anticipar y contemplar cambios en las leyes   Toda empresa que ofrezca sus servicios de maquila de nómina debe estar al día con los cambios en las legislaciones pertinentes. En Consolidé somos uno de ellos.   Conclusión Existen distintos factores que pueden entorpecer la eficiencia operativa de una empresa. El manejo y administración de la nómina, así como los costos ocultos pueden estar evitando que tu empresa avance. Para ayudar a mejorar los procesos administrativos, se crearon los programas de maquila de nómina. Están diseñados para adaptarse a cualquier tipo de empresa y darles las soluciones para mejorar su eficiencia operativa. Si estás buscando mejorar tu empresa y cumplir con la reglamentación, no lo dudes más. En Consolidé contamos con el software y los especialistas que necesitas. Con una atención personalizada para que tu negocio alcance su mayor crecimiento.  
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