En muchas empresas, el proceso de nómina puede ser lento y costoso. Esto se debe a que los pasos del proceso de prenómina son complejos y muchas veces implican tareas manuales que requieren demasiado tiempo. Esto conlleva a un incremento en los costos, ya que hay tiempos de espera, posibles multas y errores. Por esta razón, es importante en tu organización adoptar medidas para agilizar la nómina.
Importancia de la prenómina
La prenómina es el cálculo previo al cálculo de nómina y el pago de la misma. Dentro de las organizaciones es un factor clave para salir a tiempo con los pagos y así garantizar que cada uno de los empleados reciba su compensación. En otras organizaciones, la prenómina inclusive se considera como la nómina misma.
Para aprovechar el proceso de la prenómina hay que comprender los procesos asociados a la prenómina. Esto implica entender cuántas horas se dedican a realizar tareas de prenómina, quiénes se encargan de ellas y cuales son las herramientas que se utilizan para su ejecución.
Con ello podrás entender el tiempo que tu personal dedica a esta tarea y así tomar decisiones sobre cómo mejorarlo.
Diferencias entre prenómina y nómina
Imagina una situación en la que durante el mes tienes oportunidad de registrar en un documento sucesos y su impacto monetario en la nómina. Ahora imagina otra situación en la que casi a finales de mes tienes que registrar todos los sucesos del mes en un espacio de dos días, por ejemplo.. Esa es la diferencia principal entre la prenómina y la nómina.
En la prenómina vas registrando dichos sucesos, las incidencias laborales, a lo largo del mes para obtener la contabilización del tiempo de trabajo de un colaborador. En la nómina calculas el total del sueldo a percibir por parte de los empleados.
¿Qué se hace en una prenómina?
En la mayoría de las organizaciones, el proceso de prenómina se realiza desde el reporte de incidencias contando la duración de la jornada de trabajo.
Reporte de incidencias
El reporte de incidencias o las incidencias laborales son sucesos ocasionales durante una jornada de trabajo que pueden perjudicar a uno o más empleados. Ejemplos son:
Asistencias
Faltas al trabajo
Permisos solicitados
Retardos
Días laborados
Días festivos
Horas extra
Primas dominicales
Incapacidades
Vacaciones
Por otro lado, hay otro tipo de incidencias que puedes registrar como: actualizaciones de contratos, cambios de sueldo, nuevos ingresos, bajas así como cambios de posición.
Gestión de incidencias: ¿cómo agilizarlo?
En cualquier organización pueden suceder accidentes o sucesos que detengan la labor de un empleado. Cada incidencia laboral tiene una consecuencia directa en el cálculo de la nómina de un empleado. Por ello, el proceso de la prenómina nos ayuda como departamento de Recurso Humano a su cálculo.
Para agilizar la gestión de incidencias y obtener una prenómina precisa, lo mejor es utilizar herramientas tecnológicas o un servicio de maquila de nómina. Estas nos permiten eficientar la toma de decisiones a la hora de gestionar las incidencias. Con Consolidé tendrás a un equipo a tu disposición para realizar la gestión de incidencias y con ello, agilizar tu proceso de prenómina.
Relevancia del cálculo de la prenómina
Una de las principales formas de agilizar el proceso de prenómina es la automatización. Esto significa que todas las tareas relacionadas con el reporte, gestión y procesamiento de incidencias se realicen a través de un sistema adaptado a las necesidades de tu empresa como Payrolling o un servicio de maquila de nómina.
En caso de que no cuentes con dicho servicio o herramienta, los pasos del proceso de prenómina pueden ser optimizados para obtener un mejor resultado. Algunas formas de hacer esto incluyen:
Establecer reglas específicas y procedimientos claros para el reporte, gestión y procesamiento de incidencias.
Utilizar un software de prenómina que sea capaz de llevar el control y análisis de los datos para reducir la cantidad de horas dedicadas a tareas manuales. O en caso contrario, una hoja de excel con los datos necesarios
Establecer un calendario detallado de pago y/o reporte para asegurar el cumplimiento.
Establecer un procedimiento de auditoría que se realice con cierta periodicidad para detectar errores por parte del personal encargado de la prenómina.
Ventajas de la prenómina con un servicio de maquila de nómina
Una alternativa más eficiente para lograr una prenómina ágil y sin costos ocultos es contratar a un servicio de maquila de nómina para realizar estas labores. Algunas ventajas de esta opción incluyen:
Evitar errores
Al ser un proceso automatizado, los errores por parte del personal encargado de la prenómina son completamente eliminados. La maquila de nómina se encargará de todos los pasos necesarios para asegurar el pago en tiempo y forma de los sueldos de tus empleados.
Seguridad de la información
La maquila de nómina es responsable de mantener la información de los empleados almacenada y protegida. Esto garantiza la privacidad de tus datos y ofrece una mayor seguridad en el proceso.
Tiempos reducidos de gestión de nómina
El servicio de maquila de nómina agiliza la prenómina al ahorrar tiempo en las tareas manuales, lo cual reduce los costos generales de la empresa. Esto significa que el proceso se realizará de manera más rápida y efectiva.
Ahorro de dinero y control de costos
Al utilizar un servicio de maquila de nómina, se garantiza un control exhaustivo en el proceso. Esto hará que los gastos relacionados con la prenómina sean mínimos e inclusive, puedas ahorrar en costos administrativos asociados a los noministas