Procesos de RRHH que se pueden automatizar

¿Qué Procesos de RRHH se Pueden Automatizar y Agilizar?

septiembre 8, 2022

El departamento de Recursos Humanos tiene una gran responsabilidad dentro de las organizaciones. Es responsable de una serie de tareas del Capital Humano, desde la gestión de los beneficios de los empleados, contratación de nuevos talentos y el cálculo de nóminas, entre otras. Para ser más eficiente y eficaz, es importante automatizar tantos procesos de RRHH como sea posible.

Con el avance de las tecnologías y la entrada a un mundo laboral en formato híbrido y desde casa, el departamento de Recursos Humanos ha tenido que transformar sus procesos para agilizarlos, incluso automatizarlos para así cumplir con sus responsabilidades. Por ello hoy te compartiremos los procesos de RRHH que se pueden automatizar para facilitar su rol dentro de la organización.

Automatización de procesos en RRHH

La transformación digital y la integración de la tecnología en el día a día de las empresas no es algo nuevo. Con objetivos de mejora de resultados, ahorro de costos y un enfoque en tareas que tengan más relevancia para la gestión del Capital Humano, RRHH debe tener una visión más estratégica en su integración con la tecnología y cómo ésta puede tener beneficios para su departamento y para la organización.

La digitalización de procesos de RRHH es posible gracias a una o distintas herramientas o softwares. Desde la gestión de nuevos talentos, contrataciones, gestión de beneficios empresariales hasta el mismo cálculo de nómina.

¿Qué es la automatización de procesos en RRHH?

La automatización de procesos de RRHH es la unificación de tareas repetitivas de la gestión del departamento mediante herramientas digitales que ahorren tiempo y costos. Dichas herramientas también podrán tener la funcionalidad de facilitar el acceso a la información, datos y documentos para los integrantes de la organización o departamento de RRHH.

¿Qué procesos de recursos humanos se pueden automatizar?

Hay una serie de procesos de RRHH que pueden ser automatizados, entre ellos:

Actualización de datos del colaborador

Esta es una de las tareas más básicas, pero importantes del departamento de RRHH. Los datos de los empleados deben ser precisos y estar actualizados para que RRHH funcione correctamente.

Mediante la automatización de este proceso, RRHH puede garantizar que los datos de los empleados estén actualizados, sin tener que comprobar y actualizar manualmente los registros. Al tener en orden los datos de los colaboradores, RRHH puede facilitar tareas como el cálculo y pago de nóminas, entre otros.

Organización de documentos clave como nóminas

Otro proceso que puede automatizarse es la organización de los documentos clave como las nóminas. Para ello, se puede establecer un sistema en el que los documentos se archiven automáticamente y se organicen según el nombre del empleado, RFC, Número de Seguridad Social, cargo o cualquier otro criterio. De este modo, se ahorrará tiempo y se garantizará que los documentos siempre sean fáciles de encontrar.

Cálculo de la nómina

El cálculo de la nómina es otro proceso que puede automatizarse. Esto puede hacerse estableciendo un sistema en el que las nóminas se calculen automáticamente sobre la base de datos de los empleados y las horas trabajadas. De este modo, se ahorrará tiempo y se garantizará que las nóminas sean siempre precisas y sin errores de cálculo.

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En Consolidé podemos facilitarte el cálculo de nómina mediante su automatización. Ponte en contacto con nosotros para conocer qué otras ventajas obtendrás de tanto un software de gestión de nómina o el servicio de maquila de nómina.

Administración de los beneficios de los empleados

Este es otro de los procesos de RRHH que puede automatizarse. Se puede establecer un sistema en el que las prestaciones de los empleados se calculen y administren automáticamente. Usualmente este paso sucede durante el cálculo de nómina, el cual puedes hacer con un software destinado a ello.

De este modo, el departamento de RRHH se ahorrará tiempo y se garantizará que los empleados reciban siempre las prestaciones correctas.

Faltas y vacaciones

Otro proceso que puede automatizarse es la gestión de las ausencias y las vacaciones. Al establecer un sistema en el que los empleados puedan solicitar días de vacaciones o informar de ausencias, el sistema calculará y actualizará automáticamente los registros.

El beneficio directo de automatizar este proceso de RRHH es que ahorrarás en impresión de papel, al ser un proceso que usualmente requiere de papeles para firmas de los encargados y departamentos que corresponde.

Estandarización de contrataciones

El proceso de contratación también puede automatizarse. Se puede crear un sistema en el que las ofertas de empleo se publiquen automáticamente en línea, y las solicitudes se seleccionen y clasifiquen automáticamente. Esto ahorrará tiempo y garantizará que sólo se tengan en cuenta los candidatos más calificados para cada puesto.

Envío de recordatorios a colaboradores

También se puede configurar un sistema para enviar automáticamente recordatorios a los empleados sobre los próximos plazos o eventos. Esto ahorrará tiempo y garantizará que los empleados estén siempre al tanto de lo que se avecina. Un beneficio indirecto del envío de recordatorios es que los colaboradores pueden sentirse más cercanos al recibir notificaciones oportunas por sus respectivos departamentos.

Firma de recibos de nómina

Es el acto por el que una persona física o moral autoriza su recibo de nómina. En algunos casos, puede tratarse simplemente de rubricar y fechar el documento. Otras veces, como por ejemplo en el proceso de pago de nóminas, puede ser necesaria una firma física.

Si una organización tiene un gran número de empleados, esta tarea puede llevar mucho tiempo. Al automatizar la firma de los recibos de nómina, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y asegurarse de que todos los empleados han firmado sus recibos.

Expedición de recibos de nómina

Una vez procesada la nómina, los empleados deben recibir sus recibos de nómina, acorde a las normativas vigentes. Esta tarea puede llevar mucho tiempo para el departamento de RRHH, especialmente si la organización tiene un gran número de empleados. 

Al automatizar el cálculo de nómina y la emisión de los recibos mediante el uso de un software de gestión de nómina, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y garantizar que todos los empleados reciban sus documentos a tiempo, sin errores de cálculo.

Incorporación de los empleados

La incorporación de los empleados es el proceso de orientación y aclimatación de los nuevos empleados a la organización. Esto puede incluir una variedad de tareas, como proporcionar información sobre las políticas, los procedimientos y la cultura de la empresa; asignar mentores o compañeros; y programar sesiones de formación. Al automatizar la incorporación de los empleados, las organizaciones pueden ahorrar tiempo valioso de capacitaciones.

Control de horarios

El control de horarios es el proceso de seguimiento de las horas trabajadas por los empleados, especialmente para organizaciones de actividades primarias o de la construcción. Esto puede incluir tareas como la recogida de hojas de tiempo, el cálculo de las horas trabajadas y la preparación de informes.

Al automatizar el control de horarios, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y garantizar que todos los empleados sean compensados con exactitud por su trabajo, inclusive marcar las ausencias y retardos.

Revisión del rendimiento de los empleados

La revisión del rendimiento de los empleados es un proceso mediante el cual una organización evalúa el rendimiento laboral de un colaborador. Puede incluir tareas como:

  • Establecimiento de objetivos
  • Supervisión del progreso
  • Aportación de comentarios

Al automatizar el proceso de revisión del rendimiento de los empleados, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y garantizar que todos los empleados sean revisados de forma regular.

Gestión de la formación

La gestión de la formación es el proceso de administración de los programas de formación en una organización. Esto puede incluir tareas como la creación de materiales de formación, la programación de sesiones de formación y el seguimiento del progreso de los empleados.

Reclutamiento

El reclutamiento y contratación es otra área en la que la automatización puede ser extremadamente útil. La automatización de los anuncios de vacantes, la selección de candidatos y otras tareas de contratación pueden ayudar a que la organización ahorre tiempo valioso para la búsqueda de los candidatos ideales.

Proceso de offboarding

En todas las relaciones laborales, siempre existirán procesos en los cuales tanto la empresa como el colaborador decidan terminar su relación laboral. Cuando se dan estos casos, tener una automatización del proceso de offboarding puede ser beneficioso para el departamento de RRHH.

Se pueden incluir procesos para la entrega del puesto de trabajo así como materiales provistos por la empresa así como la entrega de contraseñas, procesos, documentos y credenciales. Dentro de este proceso de RRHH, se pueden incluir encuestas de salida.

Al automatizar estos procesos, el departamento de RRHH puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo y recursos. La automatización también reduce la posibilidad de que los colaboradores dentro del área puedan cometer un error.  Además, la automatización de los procesos de RRHH pueden ayudar a mejorar la satisfacción y la retención de los empleados al facilitarles el acceso a la información y los servicios que necesitan.

Beneficios de la automatización de procesos de Recursos Humanos

La automatización de los procesos en el departamento de RRHH tiene algunas ventajas clave:

  1. Aumento de la eficiencia: La automatización de los procesos de RRHH puede ayudar a agilizar el flujo de trabajo y hacer que su equipo sea más eficiente.
  2. Mayor precisión: Los sistemas automatizados pueden ayudar a reducir los errores y mejorar la precisión de los datos.
  3. Mejora del cumplimiento: Al automatizar los procesos de RRHH, puede asegurarse de que su equipo cumpla siempre con las leyes y reglamentos pertinentes.
  4. Reducción de costos: La automatización de los procesos de RRHH puede ahorrar tiempo y dinero a tu empresa.

Conclusión

La automatización de los procesos de RRHH puede tener muchas ventajas para tu organización. Al automatizar el control de horarios, las revisiones de rendimiento, la gestión de la formación y la contratación, puede ahorrar tiempo y recursos, al tiempo que mejora la eficiencia y la precisión. Además, la automatización de los procesos de RRHH puede ayudar a mejorar la satisfacción y la retención de los empleados.

Como pudiste leer, hay muchos otros procesos que pueden automatizarse dependiendo de las necesidades de la organización. Sin embargo, hay un listado de procesos que sólo en RRHH pueden ser eficientes y representar una mejora en el departamento. Lo importante es que se pueda identificar qué tareas son más importantes en tu empresa y cuáles se beneficiarían de la automatización. 

Al automatizar los procesos de RRHH, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y garantizar que su departamento de RRHH sea más eficiente y eficaz.

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