Los servicios de maquila de nómina son muy importantes para las empresas, ya que contribuyen a la gestión eficiente del cálculo de la nómina. Contar con un servicio de maquila de nómina puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, además de mejorar el cumplimiento de las normativas fiscales de tu organización.
Hay empresas que gestionan de forma interna el cálculo y pago de nómina pero no siempre tiene que ser ese caso. En muchas ocasiones el departamento de Recurso Humano tiene otras responsabilidades y el cálculo de nómina, tiende a ocupar tiempo y esfuerzos que podrían ser aprovechados en otras tareas. Por ello en Consolidé te explicaremos los alcances de un servicio de maquila de nómina y lo que puede aportar a tu organización.
Importancia del servicio de maquila de nómina
El cálculo de la nómina es uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa. Esto se debe a que las nóminas representan una parte significativa de los gastos administrativos de una organización.
Además, el cumplimiento de los impuestos sobre las nóminas es un área crítica que puede tener graves consecuencias para las empresas si no se gestiona correctamente. Por ello, es esencial que las empresas cuenten con un servicio de maquila de nómina que pueda encargarse de todas las tareas concernientes al pago de sueldos y beneficios de su plantilla de trabajo.
Alcances de un servicio de maquila de nómina
Un servicio de maquila de nómina puede proporcionar una serie de beneficios diferentes a las empresas. Los servicios de nóminas más comunes incluyen el cálculo de los impuestos sobre las nóminas, el cumplimiento de los impuestos sobre las nóminas y la administración de las nóminas.
Sin embargo, hay aliados estratégicos como Consolidé que pueden ir más allá con este tipo de servicios. A continuación te compartiremos los alcances que debe tener un servicio de maquila de nómina:
Cálculo de nómina por periodo
La mayoría de los servicios de maquila de nóminas se prestan mensualmente. Pero dependiendo del periodo de pago de tu plantilla laboral, esto puede variar. Una de las ventajas de trabajar con un aliado estratégico experto en este servicio es que se logra la parametrización de la nómina, para que tú te encargues de tu negocio mientras los expertos gestionan tu nómina.
Lo anterior significa que las empresas pueden subcontratar el cumplimiento del pago de nóminas y las necesidades de administración de las mismas a un proveedor de servicios de nóminas, y luego recibir todos los informes y documentos necesarios mensualmente o dependiendo de la periodicidad de pago.
Recepción de incidencias
Las incidencias laborales son sucesos que pueden suscitarse durante la jornada de trabajo que pueden perjudicar a uno o más colaboradores. Este tipo de situaciones pueden ser ocasionadas por una persona o un suceso que puede generar pérdidas para la organización o en su caso, un daño al empleado.
Es importante mencionar que las organizaciones tienen por obligación según la Ley Federal del Trabajo, asegurarse de ofrecer un lugar seguro para las labores. Sin embargo, por causas ajenas al patrón o los empleados, se pueden generar las incidencias laborales.
Es importante que toda organización considere las incidencias laborales para un correcto cálculo de nómina. Por parte del empleado, pueden ser:
Retardos
Omisiones de entradas o salidas
Ausencias
Incapacidad por maternidad
Incapacidad
Periodo de lactancia
Enfermedad
Accidentes
Pago de incentivos adicionales
Descuentos
Vacaciones
Por ende, dichas incidencias laborales deberían ser reflejadas en el pago de la nómina.
Modificaciones de trabajadores
Uno de los alcances más importantes de un servicio de maquila de nómina son las modificaciones de trabajadores ante instituciones como el IMSS. Nos referimos a los movimientos afiliatorios ante el IMSS así como altas, bajas, reingresos y modificaciones a los salarios.
Las modificaciones de trabajadores deberán realizarse por parte del patrón, sujeto obligado o representante legal dentro de los primeros 5 días hábiles contados a partir de la realización del movimiento.
Dichos movimientos los puedes realizar en línea pero si cuentas con una plantilla grande de trabajo, es conveniente tener a un aliado estratégico con experiencia que los realice por ti. Así evitas multas y recargos.
Movimientos de nómina
Este tipo de cambios se dan cuando el patrón o encargado del cálculo de nómina en una organización debe registrar percepciones, deducciones u obligaciones que se generaron dentro de un periodo determinado. Un ejemplo muy claro de los movimientos de nómina son los bonos a empleados.
Generación de recibo de pago para bancos
El cálculo de nómina supone que el empleado debe recibir el pago de su salario en el lugar donde se presten los servicios, a efectuarse en un día laborable y fijado por convenio entre el empleado y patrón.
Para facilitar el pago de los salarios, un servicio de maquila de nómina puede generar los recibos de pago para efectuarlos en los bancos. Así, queda registro del pago mismo.
Generación de CFDI
El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es un comprobante que define un servicio o bien adquirido ante el SAT. Tiene una fecha determinada con un costo específico y detalla los impuestos que supone el pago de la operación. Para los departamentos de Capital Humano y Recurso Humano, se refiere al CFDI de nómina.
El CFDI de nómina es una factura electrónica o comprobante fiscal que funciona como comprobante fiscal entre la relación del pago de sueldo entre un patrón y un empleado. Para éste, es el recibo de pago de su sueldo.
Un servicio de maquila de nómina se encarga de la expedición de los CFDI de nómina, lo que supone menos cargas administrativas para tu empresa.
Cálculo de nóminas especiales
En algunas ocasiones sucederá que tu organización tenga que calcular nóminas especiales. Las nóminas especiales son percepciones extraordinarias sujetas a eventualidades.
Ejemplos de nóminas especiales pueden ser los incrementos de productividad, logro de metas o bonos. En pocas palabras, se tratan de nóminas que no están contempladas regularmente en el cálculo de nómina.
Cálculo de nóminas anuales
La nómina anual o el cálculo de nómina anual se debe aplicar desde diciembre durante el ejercicio vigente. Año con año se informa la fecha límite para realizarlo.
El ajuste de la nómina o cálculo de la nómina anual se debe realizar todos los años y lo debe realizar el patrón acorde al artículo 97 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Esto sucede debido a que el patrón retiene impuestos y debe calcular el impuesto anual de cada trabajador que preste sus servicios. Los contadores lo llaman ajuste anual de ISR.
Hay excepciones a este cálculo anual de la nómina, acorde a la LISR:
Cuando un empleado haya iniciado su prestación de servicios después del 1ro de enero del año o haya dejado de prestar sus servicios antes del 1ro de diciembre del año que se calcule
Personas que hayan obtenido ingresos anuales que excedan a los $400,000.00 pesos mexicanos
Empleados que informen por escrito al patrón (retenedor de impuestos) que presentarán su declaración anual de forma independiente
Transición de la nómina a la nueva empresa
El servicio de maquila de nómina puede ayudar a su empresa en diferentes aspectos, como el cálculo de los impuestos sobre la nómina, el cumplimiento de los impuestos sobre la nómina y la administración de la nómina. Estos servicios le ayudarán a ahorrar tiempo y dinero a la vez que mejoran el cumplimiento de la normativa fiscal por parte de su organización. Además, aliados estratégicos como Consolidé pueden aportar aún más valor al proceso al tener la experiencia en ámbitos legales, fiscales y de Recurso Humano.
Conclusión
El servicio de maquila de nómina puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero al tiempo que mejoran su cumplimiento fiscal y sobre todo, estar al día con los pagos. Un punto sumamente importante del pago de nómina es que cuando se hace a tiempo y sin errores de cálculo, los empleados se sentirán motivados.
Aliados estratégicos como Consolidé pueden aportar aún más valor al ofrecer soluciones de nómina que van más allá del alcance de los servicios de nómina tradicionales. Si está buscando una solución de maquila de nómina que ayude a tu empresa a ahorrar tiempo, recursos y esfuerzos, contáctanos.
