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Tag: Servicios Especializados

cómo es la subcontratación de servicios especializados

Puntos Relevantes de la Subcontratación de Servicios Especializados

Dado los cambios en la Reforma Laboral en 2021, hay aspectos en materia de subcontratación de servicios especializados que los patronos deben tener claros.  Actualmente, la subcontratación de servicios especializados sigue representando un reto. Significa estar al día con las regulaciones y el impacto en el cálculo de nómina, como: aumento del salario mínimo, reforma de vacaciones dignas y los temas referentes a la legitimación de los contratos colectivos en línea con las nuevas reglas de democracia sindical. Como aún hay dudas con el tema del outsourcing, también llamado, tercerización, externalización o subcontratación, acá desglosamos mejor los puntos más relevantes. ¿Qué son los servicios especializados? Los servicios especializados son aquellas actividades específicas que conforman un determinado proceso o función en una estructura de negocios.  A raíz de las prácticas del outsourcing, el Gobierno Federal estableció la regulación de ese esquema en abril de 2021. ¿Qué es la subcontratación de servicios especializados?  La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) en edición del DOF del 23 de abril de 2021 publicó el “Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo; de la Ley del Seguro Social; de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores; del Código Fiscal de la Federación; de la Ley del Impuesto sobre la Renta; de la Ley del Impuesto al Valor Agregado; de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B) del Artículo 123 Constitucional; de la Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B, del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de Subcontratación Laboral”. En contexto, la subcontratación de servicios especializados consiste en la tercerización de recursos y procesos a un proveedor experto en determinada área, que sirven de complemento al cliente (empresa contratante); más no forman parte de la actividad económica principal y objetivo social de éste. Panorama actual de la subcontratación de servicios especializados  ¿Qué dicen las leyes? La última reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT) cambió los parámetros del outsourcing y dió paso a la figura de servicios especializados u obras especializadas. A partir del 1 de septiembre de 2021 entró en vigor la normativa laboral, por lo que actualmente es ilegal que un contratista deje a disposición trabajadores propios, en beneficio de una persona física o moral. Así se expone en el artículo 12 de la LFT. Sin embargo, sí es válida la subcontratación cuando se hace en términos de servicios especializados; es decir, dichos servicios no forman parte del objeto social ni de la actividad económica principal de la empresa contratante. Este punto se explica en el artículo 13 de la LFT.  Tal es el caso de, por ejemplo, maquila de nómina, mantenimiento técnico, consultoría contable y jurídica, servicios de comedor, limpieza y mantenimiento, entre otros. Es importante destacar que el incumplimiento de cualquiera de los aspectos contenidos en la reforma son de responsabilidad compartida entre la empresa contratante y la contratista. Incluso, pueden llegar a ser señaladas como defraudadores fiscales, lo que implica penas de prisión hasta por tres años. Por ello la importancia de tener aliados estratégicos registrados ante el REPSE y asegurarse que que éstos cumplan con los requisitos. Aparte, quienes presten servicios de subcontratación sin contar con el registro ante la STPS (REPSE) serán objeto de multa por 2 mil a 50 mil UMAs (Unidades de Medida y Actualización). También se les aplicará limitación de deducción y de acreditamiento de impuestos de pagos realizados. En el caso de la empresa beneficiaria o contratante, será la responsable de responder frente a los trabajadores en caso de incumplimiento. Otros puntos claves de la reforma son: Derogación de la retención del 6% de IVA en subcontratación. Obligaciones formales en materia de ISR e IVA relativas a información que el contratista debe proporcionar al contratante. Tope de PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades) a 3 meses de salario o al promedio de los últimos 3 años. Se homologan los criterios del Código Fiscal, de la Ley de ISR y la del IVA con la Ley Federal del Trabajo para evitar simulación y defraudación fiscal. ¿Cómo llevar a cabo la subcontratación de servicios especializados? Ante los nuevos criterios para el uso y ejercicio de la subcontratación de servicios u obras especializadas, existen obligaciones particulares en materia laboral, de seguridad social y tributaria para los contratistas y las empresas beneficiarias. Estas son: Empresa contratante: Debe formalizar en un contrato escrito la subcontratación de servicios especializados. Entre los datos básicos a contener están: (i) el objeto de los servicios a proporcionar o las obras a ejecutar; (ii) el número de trabajadores que participarán en el desarrollo de las actividades, y (iii) el número de registro del prestador de servicios especializados otorgado por la STPS. Ha de ser responsable solidario ante el incumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social del contratista, en relación con los empleados que prestan los servicios. Debe verificar que el contratista esté registrado en el REPSE y que cumpla con el resto de requisitos para aplicar la deducción del impuesto sobre la renta (ISR) y el acreditamiento del impuesto al valor agregado (IVA) de la contraprestación pagada. Empresa contratista: Para estar en regla, la contratista debe estar inscrita en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE); a cargo de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).  El registro debe estar incluido en el contrato que se ejecute y es un trámite que debe renovarse cada 3 años. Queda a potestad de la STPS negar o cancelar el registro de los contratistas incumplidos.  Ha de estar al corriente en sus obligaciones laborales y de seguridad social. Debe entregar información de los contratos de subcontratación de servicios especializados celebrados en el periodo respectivo (y copia del aviso de registro en el REPSE) al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) de manera cuatrimestral; a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre. Ha de utilizar los sistemas electrónicos desarrollados por el IMSS e Infonavit para transmitir los datos de los contratos. A saber, son: la Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE) y el Sistema de Información de Subcontratación (SISUB), respectivamente. Debe proporcionar al contratante copias de (i) los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o Factura Electrónica (CFDI) de los colaboradores; (ii) de los recibos de pago expedidos por institución bancaria, por la declaración de entero de las retenciones de impuestos efectuadas a esos trabajadores; (iii) del pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS, y (iv) del pago de las aportaciones al Infonavit. Conclusión En repaso de lo explicado, resaltamos que el outsourcing tiene nuevos parámetros y por tanto: Queda prohibida la subcontratación de personal, en cambio la subcontratación de servicios y obras especializadas es permitida en cuanto no corresponda con el objeto social ni de actividad económica preponderante del beneficiario. La contratista debe estar registrada ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social y la inscripción al padrón público de las empresas de subcontratación de servicios y obras especializadas. Hay responsabilidad compartida, en caso de incumplimiento. Pero, frente a los trabajadores será la empresa contratante quien responda. Todo lo que desees saber en materia de gestión de talento humano lo consigues en Consolidé. Visita nuestro blog y contacta con nosotros para obtener nuestros servicios especializados.
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Ventajas de la maquila de nóminas

Ventajas de la Maquila de Nóminas

La maquila de nóminas es un servicio especializado en México que está enfocado el procesamiento de nómina de las empresas. Este tipo de servicio es contratado por aquellas empresas que quieren agilizar sus procesos operativos, ahorrar gastos administrativos y ser más eficientes dentro de su departamento de Capital Humano o RRHH. La gestión de la nómina realizada por un experto como Consolidé tiene muchísimas ventajas para las empresas. ¿Quieres conocerlas? Todo sobre la maquila de nóminas La maquila de nóminas es el proceso de cálculo del pago de los salarios de los empleados de una organización con total apego a las disposiciones fiscales, laborales y legales, realizado por un externo a la empresa en cuestión. Este tipo de servicio especializado ayuda a empresas de todos los tamaños a agilizar sus procesos de nóminas, reducir costos y liberar tiempo valioso para tareas más importantes. Cuando las empresas maquilan sus nóminas, contratan a un proveedor externo especializado en la prestación de servicios de este tipo. Lo anterior incluye la recopilación de información sobre los empleados, el cálculo de salarios y deducciones, la preparación de las nóminas y la gestión de los pagos así como expedición de los CFDI. Sabemos que el cálculo de la nómina es un proceso complejo que requiere atención y conocimiento de los distintos códigos, normas y leyes tanto locales como federales. Por ello, una de las ventajas de la maquila de nóminas más importantes es el acceso a personal especializado que se encargará de su cumplimiento. ¿Por qué debes elegir la maquila de nóminas para eficientar tus procesos? La maquila de nóminas se ha vuelto muy popular en los últimos años. Cada vez más es común encontrarse con organizaciones que están enfocando mejor sus esfuerzos en la retención de talento. Tan sólo en 2022, el 65% de las empresas reportaba problemas para retener a sus colaboradores, según El Economista. Esto lleva a que los departamentos de Capital Humano y Recurso Humano se tomen más tiempo en generar estrategias para incentivar la retención de talento. Según Alto Nivel, las empresas que tienen que reemplazar a un colaborador, pueden tener un impacto económico promedio de hasta $47,000 pesos mexicanos. Y una de las tareas que más toman tiempo dentro de los departamentos indicados es justamente el cálculo y pago de nómina. Por un lado, hay organizaciones que han decidido aprovechar este tipo de servicio especializado para que sus departamentos se enfoquen en acciones que impacten de forma positiva. Por otro lado, hay organizaciones que prefieren aprovechar el conocimiento y especialización de un proveedor de maquila de nóminas para tanto ahorrar costos administrativos como evitar posibles multas y recargos por un mal cálculo. Ventajas de la maquila de nóminas A continuación te compartimos algunas de las ventajas de la maquila de nóminas y cómo puede este servicio tener un impacto positivo. Descubres costos ocultos Una de las principales ventajas de la maquila de nóminas es que puede ayudar a descubrir costos ocultos. Al externalizar las nóminas, las empresas obtienen visibilidad de sus gastos y pueden hacer un seguimiento preciso de los costos laborales, los impuestos y las horas extraordinarias. Esto les ayuda a tomar decisiones más informadas a la hora de elaborar presupuestos y gestionar costos. Por otro lado, la contratación de un software de nómina especializado usualmente excede los presupuestos asignados a los departamentos adecuados. Este tipo de softwares requieren un pago por empleado o en otros casos, la compra de licencias anuales. Mayor eficiencia Otra ventaja de la maquila de nóminas es el aumento de la eficiencia. Al encargar a un proveedor externo la gestión, las empresas pueden liberar tiempo y recursos para centrarse en sus actividades principales, como lo hemos mencionado previamente. Esto les ayuda a reducir errores, agilizar procesos y ahorrar dinero a largo plazo. Cumplimiento La maquila de nómina también garantiza el cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales y otras normativas. Un proveedor de nóminas profesional estará al día de las últimas leyes y normativas relacionadas con el procesamiento de nóminas, lo que reduce el riesgo de incumplimiento y las posibles sanciones asociadas. Acceso a la experiencia Cuando las empresas externalizan sus nóminas, obtienen acceso a un equipo de profesionales experimentados que constantemente se encuentran informados de las últimas reformas y noticias. También, un proveedor especializado podrá darte asesoría en temas legales, fiscales y de seguro social. Disminución de papel para operaciones de maquila de nómina La maquila de nóminas reduce la cantidad de papel utilizado para las operaciones de nómina. Esto ayuda a las empresas a ahorrar en costos relacionados con el almacenamiento y la gestión del papeleo relacionado con las nóminas, así como a reducir su huella medioambiental. Además, cuando un proveedor externo se encarga de las operaciones de nómina, se elimina la necesidad de trabajo manual para archivar y procesar los documentos dentro de la organización. Cabe aclarar que según la Ley Federal del Trabajo, el patrón debe tener un histórico de sus recibos de nómina emitidos. Sólo es cuestión de que tu proveedor también ofrezca este beneficio. Agilizar procesos administrativos Mediante la maquila de nóminas, las empresas pueden agilizar sus procesos administrativos. Esto les ayuda a evitar errores costosos y a eliminar la necesidad de trabajo manual, como la introducción de datos. También les ayuda a mejorar la precisión y reducir el tiempo de procesamiento. Mayor seguridad de los datos La maquila de nóminas de proveedores con experiencia y años en la industria puede darte garantía en la seguridad de los datos. Esto sucede porque se ofrece un almacenamiento seguro de la información confidencial de los empleados. Asesoría en temas fiscales, de seguridad social y más Además de proporcionar asesoramiento profesional sobre la optimización de los procesos de nómina, la externalización de las nóminas también puede ofrecer asesoramiento sobre fiscalidad, seguridad social y otras cuestiones relacionadas con la gestión de las nóminas. Esto ayuda a las empresas a asegurarse de que cumplen toda la normativa aplicable y a sacar el máximo partido de sus recursos. Ahorro en noministas Una de las ventajas más importantes de la maquila de nóminas es que las empresas pueden pasar este proceso a un proveedor externo especializado mientras ahorra en sueldos de noministas.  Esto ayuda bastante a las pequeñas empresas que se encuentran en crecimiento que tienen a una sola persona a cargo de la nómina. Conforme más personas se integren al equipo de trabajo, más productividad se requerirá del nominista. Después sería necesario contratar a una segunda persona, lo que puede permear los gastos administrativos. Las organizaciones pueden optar por suprimir estas tareas y pasarlas a un experto en este servicio especializado.
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Servicios de nómina

Servicios de Nómina: Todo lo que Necesitas Saber

Los servicios de nómina son soluciones que permiten a las organizaciones enfocarse en sus objetivos de negocio al dejarle la carga administrativa a un proveedor de servicios especializados. De esta forma, se procesan las nóminas eficazmente y con precisión. Dentro de los servicios de nómina podrás encontrar subservicios como administración de prestaciones de los empleados, procesamiento de nómina por periodo, incidencias y mucho más. Acá te compartimos todo lo que necesitas saber sobre los servicios de nómina. ¿Qué son los servicios de nómina? Los servicios de nóminas son servicios especializados de cálculo de nómina apegados a las disposiciones fiscales y legales de México que una empresa puede contratar para agilizar el proceso. Una de sus características esenciales es que la contratación implica tener el acceso a personal calificado en la materia. Al contratar servicios de nómina de un proveedor REPSE, la organización puede sentirse tranquila de que su eficiencia operativa mejorará al mismo tiempo que cumplirá con las disposiciones oficiales. ¿Cómo funcionan los servicios de nómina? El cálculo de la nómina es un proceso sumamente complejo que requiere horas de trabajo por el encargado nominista o el departamento de RRHH. Todavía hoy existen empresas o pequeñas empresas que llevan el cálculo con procesos poco estandarizados o con medios más simples como hojas de Excel. Aún más, el entrenamiento del equipo de RRHH en temas de IMSS, Infonavit, SAT así como el cumplimiento de leyes como: Ley Federal del Trabajo Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social Código Fiscal de la Federación Los servicios de nómina automatizan los procesos y agilizan las operaciones. Pueden proporcionar a las empresas reportes sobre las nóminas en tiempo real. Esto les permite ajustar fácilmente los importes de las nóminas según sea necesario y garantizar la exactitud de los cálculos de las nóminas. Además, algunos proveedores de servicios de nómina también ofrecen funciones adicionales como el depósito directo de los sueldos, expedición de CFDI, administración de los beneficios de los empleados y mucho más. ¿Qué debes considerar al momento de contrata servicios de nómina? A la hora de elegir un servicio de nómina, es importante tener en cuenta la seguridad de la información, experiencia del proveedor en el ramo y acceso a reportes de la nómina.  También es importante investigar las opiniones de los clientes y pedir referencias a fuentes de confianza para encontrar una empresa fiable. Otro punto a considerar es el costo de gestionar de forma interna la nómina. Cuando una organización realiza su cálculo de forma interna, se puede encontrar con costos ocultos como: Sueldo del nominista o nomistas Reclutamiento de personal especializado Pago de multas y recargos Insumo Contratación de software especializado Pago de licencias anuales o mensuales Actualizaciones y reformas A continuación te compartimos otras consideraciones que debes tomar en cuenta al contratar servicios de nómina. Asesoría Al contratar los servicios de nómina de un proveedor calificado, es importante considerar si éste ofrece algún servicio de asesoría o consultoría. La asesoría en materia de nóminas puede ser beneficiosa para ayudar a las empresas a comprender mejor la normativa sobre nóminas y garantizar que los procesos de nómina cumplen la legislación local y federal. También puede ayudar a identificar posibles ahorros de costos u oportunidades de mejora en el procesamiento de las nóminas. Cálculo de nómina por periodo Los servicios de nómina suelen calcular las nóminas por periodo, como mensual o quincenal. Es importante tener en cuenta el ciclo de nóminas de una empresa antes de seleccionar un servicio de nóminas. Sin embargo, parte del secreto está en encontrar un proveedor que logre la parametrización de la nómina.  Incidencias laborales A la hora de seleccionar servicios de nómina, es importante tener en cuenta los tipos de incidencias laborales que pueden producirse. Se trata de sucesos ocasionales durante la jornada de trabajo que pueden perjudicar a la empresa, empleados y el desempeño.  Las incidencias laborales son reflejadas en el pago de nómina. Las más típicas son: Incapacidad Incapacidad por maternidad Periodo de lactancia Enfermedad Retardos Ausencias Descuentos Vacaciones Pago de incentivos adicionales Omisiones de entradas o salidas Seguro Social Los servicios de nómina también son responsables de garantizar que las deducciones de las nóminas, como las cotizaciones a la Seguridad Social, sean exactas y estén al día. Recuerda que este cálculo es uno de los más importantes y en el cual es más probable que se cometan errores.  INFONAVIT Para los proveedores de servicios de nómina ubicados en México, es importante preguntar sobre su experiencia con el INFONAVIT. Cuando un empleado tenga un crédito otorgado por la institución, su aportación debe ser reflejada dentro del cálculo de su nómina. Timbrado de recibos de nómina El timbrado de nómina es un proceso en el cual se crea un archivo electrónico que informa al SAT sobre el pago de una nómina. Este archivo contiene una firma o timbre fiscal único que valida la autenticidad. Un proveedor de servicios de nómina como Consolidé puede ofrecerlo. ¿Qué hace un personal de nómina? El personal de los servicios de nómina suele encargarse de una serie de tareas asociadas al procesamiento de las nóminas, como calcular los impuestos sobre las nóminas, realizar las deducciones de las nóminas y preparar los informes. El personal de nóminas también puede ser responsable de emitir los pagos a los empleados y de garantizar que toda la información de las nóminas sea exacta y esté actualizada. Un personal de nómina debe calcular la nómina con exactitud y en las fechas adecuadas para asegurar un pago a tiempo y al mismo tiempo, cumplir con las disposiciones fiscales y laborales en México.
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Maquila de personal

¿Qué es la Maquila de Personal?

La maquila de personal o maquila de nómina es el proceso de subcontratación de un proveedor externo para el cálculo de nómina de los empleados. Este servicio está apegado a las disposiciones fiscales y legales de México. Cuando un patrón considera contratar el servicio de maquila de personal, usualmente lo hace para obtener la experiencia de un proveedor de primera en relación a la nómina. Otro factor de decisión es cuando se quiere ahorrar en costos administrativos y quitar carga de trabajo a su departamento de Recursos Humanos. La maquila de personal ayuda a las empresas en el complicado proceso del cálculo de nómina pero hay más que conocer de este servicio. Acompáñanos en esta guía básica de maquila de personal. ¿Qué es la maquila de personal? La maquila de personal, maquila de nómina o payrolling es el proceso de externalizar las responsabilidades específicas del cálculo de nómina y cálculo de impuestos a un proveedor externo en servicios especializados. Este tipo de servicio disminuye los costos internos de una empresa al reducir o eliminar su necesidad de personal interno como: Contadores de nómina Noministas Encargados de nómina O por otro lado, puede ayudar a disminuir las cargas de trabajo que conlleva el cálculo de nómina, especialmente a finales de mes o cuando es momento de pagar el sueldo a los trabajadores. La maquila de personal dentro de su trabajo del cálculo de las nóminas considera aspectos como: Retenciones Descuentos Pago de impuestos Obligaciones patronales Prestaciones de Ley Primas vacacionales Utilidades (PTU) Aguinaldo Prestaciones por parte de la organización Bonificaciones Y cualquier otro cálculo que impacte en la nómina. Pero, las empresas especializadas como Consolidé van más allá del cálculo de la nómina. Proporcionan servicios extras como: asesoría en temas legales, laborales, fiscales, contables, de Seguro Social, Infonavit así como reportes de nómina. ¿Qué aspectos legales contempla la maquila de personal? Los servicios de maquila de personal deben seguir las normativas locales, estatales y federales en materia de salarios, retenciones fiscales, beneficios y prestaciones de los empleados y otros asuntos. Un ajuste en por ejemplo, el salario mínimo, impacta el cálculo de las nóminas.  El proveedor de la maquila de personal debe garantizar el cumplimiento del marco normativo y de cualquier contrato por colaborador o colectivo de trabajo aplicable. El proveedor de maquila también puede ser responsable por errores u omisiones en el proceso de nómina. Las leyes y códigos que son aplicables para la maquila de personal son: Código Fiscal de la Federación: Artículo 67 INFONAVIT: Retenciones aplicables por créditos IMSS: Artículo 15, artículo 27 de la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social así como la UMA FONACOT: Retenciones aplicables ante el FONACOT Ley Federal del Trabajo: Artículo 13, artículo 804 Ley de Impuesto sobre la Renta Ley de Protección de Datos Personales Ley de Protección al Consumidor Un punto muy importante del servicio de maquila de personal es que el proveedor debe estar registrado ante el REPSE. Cómo funciona la maquila de personal La maquila de personal funciona permitiendo que el proveedor de maquila asuma todas las tediosas tareas asociadas con el procesamiento de la nómina. El proveedor de maquila gestionará los datos de los empleados (con garantía de seguridad de datos), calculará los impuestos y las deducciones. También en algunos casos emitirá los cheques de pago de un banco en específico. Al obtener un servicio de maquila de personal, los empleadores pueden ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que garantizan la exactitud y la puntualidad de las nóminas.  Cada proveedor de maquila de personal tiene su propio proceso para este servicio. Sin embargo, lo esencial que debe ofrecer a las empresas es: Análisis de la nómina actual Evaluación de los puntos más importantes del cálculo de nómina Personalización del proceso Realización de pruebas Procesamiento de nómina y servicios Reportes Por otro lado, el proveedor de maquila de personal deberá contar con los siguientes alcances dentro de su servicio: Cálculo de nómina por periodo: Dependerá de la periodicidad de pago de tu plantilla laboral Recepción de incidencias: Ausencias Retardos Omisiones de entradas y salidas Incapacidad por maternidad Incapacidad por accidente de trabajo Periodos de lactancia Accidentes Enfermedad Vacaciones Descuentos Pagos de incentivos Altas y bajas ante el IMSS Movimientos de nómina Generación de CFDI (4.0) Generación de recibos de pago de nómina Generación de discos de pago IMSS Cálculo de nóminas especiales Pago de PTU Cálculo de nóminas anuales Beneficios de la maquila de nómina para tu empresa Cuando las empresas contratan a un proveedor REPSE de maquila de personal pueden ahorrar dinero en gastos generales como sueldos de noministas o encargados del cálculo de nómina. Por otro lado, las maquiladoras de personal proporcionan experiencia en el procesamiento de nóminas que, de otro modo, requeriría la contratación de personal especializado, lo que puede suponer un ahorro considerable. Además, la maquila de personal implica menos riesgos de cálculo u omisiones porque un proveedor como Consolidé, está al día con las disposiciones oficiales del Gobierno así como leyes y códigos aplicables.  Otros beneficios son: Se ahorra tiempo en el cálculo y gestión de la nómina Se obtienen ahorros en costos administrativos Se evita la compra de un software complejo de nómina y su respectivo entrenamiento Se evitan errores de cálculo Se evitan multas Se evitan sanciones Se obtiene asesoría de primera calidad Beneficios de la maquila de nómina para tus empleados Cuando se utiliza la maquila de personal, los empleados se benefician al tener sus impuestos manejados más rápida y eficientemente. Los proveedores tienen experiencia en leyes fiscales, lo que les permite proporcionar los cálculos de impuestos precisos. Por otro lado, los colaboradores tendrán la certeza de que su nómina sea pagada en tiempo debido a que está realizada por expertos. El pago oportuno de la nómina ayuda a que los empleados estén más tranquilos y eviten estrés financiero. Diferencia con el outsourcing La figura de outsourcing en México quedó prohibida desde 2021 gracias a la Reforma Laboral en Materia de Subcontratación Laboral. Anteriormente se consideraba la subcontratación del personal bajo otra figura aunque se trabajara en otra empresa.  El outsourcing y maquila de personal no son lo mismo. La diferencia principal del outsourcing y la maquila de personal es que la segunda contempla el cálculo de la nómina como servicio especializado otorgado a un patrón mientras que la primera consideraba otra figura de contratación. Diferencia entre maquila de personal y administración de nómina La principal diferencia entre la maquila de personal y la administración de nómina se centra en las responsabilidades de la empresa y su departamento de Recurso Humano. La administración de nómina se encuentra dentro (en algunas empresas) de las responsabilidades del departamento de RRHH. El personal de este departamento se encargará del cálculo de nómina y de otras responsabilidades como reclutamiento y selección de personal, pruebas de rendimiento, gestión de personal, entre otras actividades propias del departamento. La maquila de personal es la contratación de exclusivamente el servicio de cálculo de nómina, más no del resto de las responsabilidades del departamento de Recurso Humano. Pero claro, hay organizaciones que pueden ofrecer otros servicios especializados complementarios. Maquila de personal externa vs cálculo de nómina interno Al decidir entre la maquila de personal y el cálculo de nómina de forma interna, es importante considerar los costos, beneficios y riesgos asociados con cada opción. Los servicios de maquila de personal pueden ofrecer una solución rentable que elimina la necesidad de contratar personal interno y reduce los gastos generales asociados. Por otro lado, el cálculo de nómina interno puede tener algunos riesgos asociados. El nominista puede no estar al día de las últimas normativas fiscales o no tener en cuenta todas las deducciones aplicables. También depende mucho del crecimiento de la empresa. Por ejemplo, un nominista puede encargarse del cálculo de nómina de 10 empleados sin problemas pero si la empresa tiene la necesidad de integrar a nuevo personal, la carga de trabajo superaría la capacidad del nominista. Esto puede llevar a errores de cálculo, multas y sobre todo, atrasos en el cálculo. La maquila de nómina puede proporcionar un mayor control sobre el proceso y garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales, laborales, legales y de seguro social. Además a menudo resulta más rentable gestionar las nóminas de forma externa, sobre todo en el caso de las empresas con más de 10 empleados. ¿Cómo elegir al proveedor ideal? Al elegir una empresa de maquila de personal, es importante tener en cuenta varios factores. Entre ellos, la experiencia del proveedor en este servicio, su atención al cliente y la calidad del mismo.  Sin embargo, el factor más importante al elegir un proveedor es la experiencia tanto en distintos ramos empresariales como el tiempo que tiene ofreciendo sus servicios. También considera qué otras referencias de clientes tiene el proveedor. Con la reforma comentada previamente surgieron proveedores relativamente nuevos que quizá, no estén tan experimentados.  Consolidé forma parte del Grupo Sicoss, con más de 50 años de experiencia en el ramo de Recursos Humanos. Tenemos el único software avalado por el IMSS y nuestra larga historia de más de 27 años en el mercado es una garantía de nuestros servicios.  Conclusión La maquila de personal o maquila de nómina es el servicio especializado ofrecido por una empresa externa para el procesamiento de la nómina del personal. Este servicio le da acceso a las empresas y patrones a un equipo de profesionistas especializados en marcos laborales, legales, fiscales y de seguro social. Con un servicio de maquila de personal a cargo de una aliado estratégico con más de 27 años de experiencia como Consolidé, los patrones pueden estar seguros......
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Proveedores REPSE

Cómo Revisar Proveedores REPSE

El pasado 20 de abril de 2021, el Senado de la República aprobó la Reforma Laboral en Materia de Subcontratación Laboral. Con esta reforma como bien sabes, se prohibió la subcontratación o outsourcing. Las empresas que anteriormente ofrecían servicios similares a los mencionados, tuvieron la oportunidad de registrarse en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas (REPSE). Entonces, ¿cómo revisar proveedores REPSE? Si una persona física o moral ofrece servicios que no forman parte de su actividad principal y no están registrados ante el REPSE, pueden ser multadas. De igual forma, la empresa contratante puede ser multada. Es por eso que es muy importante que como contratante, conozcas cómo revisar proveedores REPSE y evitar multas. Repasemos la Reforma de Subcontratación El 20 de abril fue aprobada la Reforma Laboral en Materia de Subcontratación Laboral. El 23 de ese mismo mes, dicha Reforma fue aprobada y publicada en el Diario Oficial de la Federación. A partir de ese día, en México fue prohibida la subcontratación para dar entrada a la contratación de proyectos o servicios especializados.  El proceso de transición de outsourcing a servicios especializados fue de tres meses para aquellos patrones de empresas de subcontratación laboral. Dichas empresas debían regularizarse bajo la nueva Reforma. Los patrones debían contratar directamente a sus colaboradores o transferir como propios a los colaboradores que representaban. Por el otro lado, las empresas que ofrecían servicios de outsourcing y quisieran seguir ofreciendo la nueva figura de servicios especializados u obras especializadas, debían de registrarse ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas (REPSE) de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Servicios especializados Los servicios especializados son una externalización de procesos y recursos de una organización hacia un proveedor externo siempre y cuando dichos servicios no estén enfocados en la actividad principal de la organización contratante. De hecho, en la Ley Federal del Trabajo en su artículo 15 se explica a más detalle la subcontratación: ​​Las personas físicas o morales que proporcionen los servicios de subcontratación, deberán contar con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Para obtener el registro deberán acreditar estar al corriente de sus obligaciones fiscales y de seguridad social.  El registro a que hace mención este artículo deberá ser renovado cada tres años.  La Secretaría del Trabajo y Previsión Social deberá pronunciarse respecto de la solicitud de registro dentro de los veinte días posteriores a la recepción de la misma, de no hacerlo, los solicitantes podrán requerirla para que dicte la resolución correspondiente, dentro de los tres días siguientes a la presentación del requerimiento. Transcurrido dicho plazo sin que se notifique la resolución, se tendrá por efectuado el registro para los efectos legales a que dé lugar.  La Secretaría del Trabajo y Previsión Social negará o cancelará en cualquier tiempo el registro de aquellas personas físicas o morales que no cumplan con los requisitos previstos por esta Ley. Las personas físicas o morales que obtengan el registro a que se refiere este artículo quedarán inscritas en un padrón, que deberá ser público y estar disponible en un portal de Internet. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social expedirá las disposiciones de carácter general que determinen los procedimientos relativos al registro a que se refiere este artículo. SAT, INFONAVIT, STPS, IMSS En una organización, la subcontratación de servicios especializados puede darse de distintas formas: servicios de limpieza, comedores industriales, contratistas, asesorías y certificaciones, logística, salud ocupacional, jardinería, agencias o productoras de video, empresas de tecnología y más.  Pero existen servicios especializados de proveedores REPSE muy buscados por las organizaciones como la administración y gestión del Capital Humano ante instituciones como el IMSS, INFONAVIT, STPS y SAT. Para este tipo de servicios, las empresas pueden aprovechar la experiencia de aliados estratégicos como Consolidé en procesos como: Maquila de nómina Cumplimiento y pago de impuestos Reclutamiento y selección de personal Gestiones ante el IMSS e INFONAVIT Asesoría y soporte en temas laborales, legales, financieros, seguridad social y fiscales Asegúrate de que sin importar el servicio especializado que estés buscando, tu proveedor REPSE esté registrado ante las autoridades. Veamos cómo saberlo y sobre todo, cuáles serían las consecuencias de trabajar con un proveedor REPSE no registrado. ¿Cómo revisar que un proveedor está registrado ante el REPSE? Como ya lo mencionamos anteriormente, antes de contratar cualquier servicio especializado, debes asegurarte de que tu proveedor esté registrado ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas. Éste es emitido por la STPS. Las empresas que ofrecen servicios especializados deberán contar con una constancia ante el Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas de la STPS, la constancia contiene: Número de registro Actividad registrada Inscripción en el Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas Vigencia de la constancia de 3 años Dentro de la LFT en su artículo 15 se dicta que las empresas que ofrecen estos servicios especializados deben contar con su registro. Por su parte, la empresa contratante de los servicios especializados deberá de verificar que su proveedor efectivamente esté registrado ante el padrón del REPSE y que le proporcione: Comprobantes de pagos fiscales del pago de salario de los colaboradores Recibo de pago expedido por instituciones bancarias por la declaración de entero de las retenciones de impuestos Pago de las cuotas obrero patronales ante el IMSS e INFONAVIT Lo anterior según la Ley del Impuesto sobre la Renta en su artículo 27, fracción V: [...] Tratándose de la prestación de servicios especializados o de la ejecución de obras especializadas a que se refiere el artículo 15-D, tercer párrafo del Código Fiscal de la Federación, el contratante deberá verificar cuando se efectúe el pago de la contraprestación por el servicio recibido, que el contratista cuente con el registro a que se refiere el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, asimismo, deberá obtener del contratista copia de los comprobantes fiscales por concepto de pago de salarios de los trabajadores con los que le hayan proporcionado el servicio o ejecutado la obra correspondiente, del recibo de pago expedido por institución bancaria por la declaración de entero de las retenciones de impuestos efectuadas a dichos trabajadores, del pago de las cuotas obrero patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social, así como del pago de las aportaciones al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores. El contratista estará obligado a entregar al contratante los comprobantes y la información a que se refiere este párrafo. Otro punto importante es que las empresas que ofrecen servicios especializados y estén registradas ante el REPSE también deben presentar sus declaraciones cuatrimestrales ante el IMSS e INFONAVIT mediante los sistemas ICSOE y SISUB. ¿Cuáles son las multas por incumplimiento? Según la Ley Federal del Trabajo dentro de sus artículos 14 y 15, los proveedores que no estén registrados ante el REPSE pueden ser acreedores a multas como: 2000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) Por otro lado, la autoridad tiene el derecho de invalidar las facturas emitidas por los servicios de los proveedores REPSE y por ende, la organización no podrá comprobar su gasto. Otra consecuencia es que las autoridades fiscales y de trabajo podrán pedir una revisión de los comprobantes fiscales y se podría dar lugar a una sospecha de operaciones simuladas. Finalmente, si la empresa contratante hace negocios con una empresa no registrada ante el REPSE, la primera puede ser considerada como una entidad que deduce operaciones simuladas.  Evita problemas en tu organización y acércate a aliados estratégicos con años de experiencia y cumplimiento de sus obligaciones ante las autoridades.
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Beneficios de la tercerización de servicios especializados

La reciente reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT) cambió las reglas de juego en cuanto al outsourcing; y da paso a lo que ahora conocemos como servicios especializados. El pasado 1 de septiembre de 2021 entró en vigor la nueva normativa laboral, y las PyMEs fueron las primeras en prestarle atención. No sólo para cuidar su salud financiera, sino también por ser el sector de mayor fuente laboral.  Actualmente es ilegal la subcontratación laboral. Específicamente de personal, es decir, que un contratista deje a disposición trabajadores propios, en beneficio de otra persona física o moral (Art. 12 LFT).  Sin embargo, sí es válida la subcontratación si se hace en términos de servicios especializados; en otras palabras, dichos servicios no forman parte del objeto social ni de la actividad económica principal de la empresa contratante (Art. 13 LFT).  Para que esto sea legal, el contratista debe estar inscrito en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE). Este registro se realiza ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.  Además, dicho registro debe incluirse en cada contrato que el contratista especializado ejecute; es un trámite que debe renovarse cada 3 años.  ¿Qué son los servicios especializados? En México nos referimos a servicios especializados a todos aquellos que realiza una empresa externa en modalidad de subcontratación. Se trata de un proveedor que cuenta con el personal especializado y las herramientas para desarrollar actividades o ejecutar proyectos que requiere el cliente. Con el cambio legal en materia de outsourcing, las actividades o funciones que desempeñe el equipo subcontratado bajo servicios especializados no pueden responder al core de negocio. Esto se hizo en razón de acabar y evitar la evasión fiscal. Un colaborador externo no podrá gestionar al personal de tu empresa ni asumir la responsabilidad legal sobre ellos. ¿Aún te cuesta ver la diferencia? Un ejemplo claro, es que una agencia de marketing no podrá contratar a una empresa de publicidad; pero perfectamente podrá valerse de una contratista para el área jurídica. Entonces, la empresa especializada suministra personal para esa actividad (con su respectivo REPSE) que no corresponde con el giro principal de la empresa. Y con ello, la contratista se ocupará de las cargas administrativas de ese personal. Descarga nuestro eBook Es una forma de contar con Recurso Humano que se ocupe de procesos que la empresa no está en capacidad de asumir, por temas de exigencias en la selección y reclutamiento, contratación; aunado al manejo de esa nómina en fiel cumplimiento de obligaciones laborales y fiscales (IMSS, SAT, INFONAVIT). Beneficios de la tercerización de servicios especializados Las empresas, especialmente la PyMEs tienden a crecer para lograr mayor alcance y obtener más ganancias. En proyección, sus procesos pueden verse afectados porque su Recurso Humano quedará corto, no hay talento especializado o no se cuenta con la infraestructura requerida.  Para todos estos casos, la subcontratación de servicios especializados es una solución eficaz y en muchos casos, efectiva. Veamos con más detalles los beneficios. Oportunidad para desarrollar proyectos de Recurso Humano Al tercerizar ciertas tareas complejas y que exigen experticia, las organizaciones reducen gastos de capacitación y tiempo en capital humano. Esto permite enfocar al talento humano en su core business; y contar con apoyo profesional para el cumplimiento de otras metas estratégicas, como puede ser la nómina. Profesionalización de equipo de trabajo Así como la empresa se ahorra gastos en capacitaciones de un personal interno que cumple funciones específicas; está la oportunidad de invertir en su especialización, para mejorar el nivel de profesionalización. Optimización de recursos Los gastos operativos y de Recursos Humanos reportan una significativa mejoría; al delegar ciertas funciones en una organización equipada con tecnología y personal cualificado en la automatización de procesos. Podrías pensar que reclutar candidatos podría tener mejores resultados, pero el criterio sería una limitante.  Las empresas dedicadas a servicios especializados tienen candidatos cualificados, que tu empresa con otro objeto social desconocen o no dominan; por lo que el proceso de selección cuenta con estándares de calidad altos.  Ejemplos claros de ello es la contratación de personal para áreas de limpieza, contabilidad, tecnología, vigilancia, entre otros. Optimización de tiempo Se evidencia una respuesta más rápida y eficiente en los flujos de trabajo. Parte de lo que hemos dicho, al delegar en expertos asuntos que no son el pilar de la empresa, se agilizan los procesos y trámites. Mejora en administración de proyectos Al contar con un equipo de profesionales capaces de atender áreas sensibles como el cumplimiento de pagos y normativas; estar al día con los cambios y responsabilidades en normativas laborales; compromisos comerciales, entre otras, se puede estar tranquilo de que el negocio está protegido. Conclusión No cabe duda que la reforma laboral con la actualización de la ley de outsourcing implicó cambios internos en las compañías. Tocó adaptar los procesos operativos y se eliminaron algunos vicios.  Sin embargo, la regulación del modelo de subcontratación mantiene la posibilidad de que las empresas se apoyen en otras, en términos de servicios especializados. Con ello, varios son los beneficios que pudiste leer y ahora reconocer para tu empresa.  Toma en consideración los aspectos que debe cumplir la empresa contratada para que dicho servicio sea legal ante la nueva normativa; razón por la que es obligatorio tener el filtro del registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social y acreditar experiencia en el giro . Si deseas saber más de los servicios especializados de Capital Humano que pueden mejorar tu rentabilidad, contáctanos. Contamos con más de 29 años de experiencia en el ramo.
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Servicios especializados

Servicios Especializados: Cómo Encontrar al Aliado Ideal

En 2021, el Senado Mexicano aprobó la reforma en materia de subcontratación laboral. El 23 de abril de 2021, dicha reforma fue publicada en el Diario Oficial de la Federación. A partir de esa fecha, en México quedó prohibida la subcontratación de personal o de servicios dando paso a la contratación de servicios especializados o proyectos especializados. A partir del 24 de abril de 2021, los patrones de empresas de subcontratación tenían 3 meses para regularizarse acorde a la reforma, contratar o transferir como propios a los colaboradores que representaban. Entonces, ¿qué es lo que debes saber de los servicios especializados? ¿Qué son los servicios especializados? Los servicios especializados en México son una externalización de procesos y recursos hacia un proveedor externo de la empresa cuyo fin es la especialización en un área así como una mayor eficacia en las operaciones. Es importante recalcar que dentro de la definición, un servicio especializado es también aquel que no forma parte de las actividades primarias o actividades económicas de la empresa en cuestión así como del objeto social. Cuando una empresa contrata servicios especializados a partir del 24 de abril de 2021, contrata personal o servicios que no forman parte del giro principal de la empresa y que cuenta con el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), emitido por la STPS. Ejemplos de servicios especializados: Limpieza Comedores industriales Contratistas Casas de asesoría y certificaciones que tengan que certificar cualquier servicio o producto dentro de las instalaciones del cliente Capacitaciones presenciales en instalaciones del cliente Empresas de logística Empresas de salud ocupacional Empresas de control de calidad Empresas de jardinería Empresas de mantenimiento Empresas de mantenimiento industrial Agencias de diseño, marketing o productoras de video que realicen sus actividades dentro de las instalaciones del cliente Empresas de Tecnologías de la información que ofrezcan sus servicios o capaciten a los colaboradores de su cliente, dentro de las instalaciones Empresas de reparación Servicios especializados para Recurso Humano Uno de los servicios especializados más buscados por las organizaciones es la administración y gestión de Recursos Humanos. Consolidé es una empresa experta en este ramo y nos encargamos de procesos como: Reclutamiento y selección de personal Gestiones administrativas ante el IMSS e INFONAVIT Maquila de nómina Asesoría en el cumplimiento y pago de impuestos Soporte en temas laborales, legales, seguridad social, servicios financieros y fiscales Finalmente, otro de los beneficios principales de trabajar con Consolidé es nuestro Software Sicoss, avalado y autorizado por el IMSS para poder realizar cálculos, procesos y cumplimiento puntual del pago de cuotas obrero-patronales. Ventajas de los servicios especializados La contratación de servicios especializados permite a las organizaciones trabajar bajo un esquema positivo para sus operaciones. Ayuda a aumentar la productividad de tu equipo y equipo de RRHH, aporta tranquilidad por la especialización y contratación de personal enfocado en sus actividades así como: Menos cargas administrativas para tus departamentos Permiten enfocar tus esfuerzos en el core de tu negocio Rapidez en la toma de decisiones Reducción de costos administrativos Aumento de productividad por enfocar tus esfuerzos en actividades centrales de tu negocio Hacen a tu negocio más competitivo Permiten a tu negocio crecer de forma continua Especialización en un ramo o área en la que tu empresa no es experta ¿Qué debe ofrecer y tener la empresa de servicios especializados? Como se ha mencionado, hay una serie de requisitos que deben cumplir las empresas que ofrecen servicios u obras especializadas. Veamos cada uno. Registro REPSE Antes de contratar a una empresa de servicios especializados, debes saber que ésta deberá estar registrada ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), emitido por la STPS. Esto en cumplimiento con el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo. Experiencia en el ramo de servicios especializados Otro punto importante al momento de contratar una empresa de servicios especializados es que ésta deberá de contar con años de experiencia dentro del ramo. En Consolidé somos expertos en administración y gestión de Recursos Humanos y nuestra larga trayectoria lo comprueba. Prestaciones de Ley Otro punto que deberás revisar es que la empresa de servicios especializados ofrezca al personal las prestaciones de ley así como condiciones de trabajo dignas. También es sumamente importante que la misma empresa cumpla con las obligaciones ante la ley. Sanciones por contratar empresas de servicios especializados sin registro ante la STPS Es importante recalcar que contratar a una empresa que ofrezca servicios especializados y no cuente con el REPSE activo ante la STPS es objeto de multa. Dicha multa puede ir desde los $192,440 hasta $4 millones 811 mil pesos mexicanos. Esto es aproximadamente de 2000 hasta 50 mil veces la UMA. Otra desventaja de contratar una empresa de servicios especializados sin REPSE activo es que no podrás hacer deducibles sus servicios. Puntos esenciales de los servicios especializados: La empresa de servicios especializados debe contar con el REPSE Los servicios especializados contratados no deben formar parte de tu actividad principal o económica La empresa de servicios especializados debe acreditar su especialización Es importante que puedas validar los servicios especializados con el proveedor mediante un contrato Marco jurídico de los servicios especializados La Ley Federal del Trabajo es la autoridad máxima de este tipo de servicios. Están enunciados dentro del artículo 15. Sin embargo también existen otros códigos y leyes que lo avalan: Código Fiscal de la Federación Ley del IMSS Ley del INFONAVIT Ley del IVA Ley del ISR Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Conclusión A partir del 23 de abril de 2021 en México queda prohibido el outsourcing o subcontratación laboral para dar entrada al nuevo esquema de servicios u obras especializadas. Los servicios especializados son una gran opción para externar procesos y recursos a una organización experta en actividades que no son foco esencial de tu empresa. La mejor manera de evitar cualquier problema con los servicios especializados que contrates es trabajando con una empresa que cumpla con los requisitos legales y experiencia en el ramo. En Consolidé tenemos más de 30 años de experiencia en Recurso Humano. Contáctanos.
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