Una de las estrategias que una organización puede emplear para la eficiencia operativa es la maquila de nómina. Ésta ayuda a la empresa a reducir sus costos de operación y por otro lado, a disminuir la carga de trabajo de su departamento de Recurso Humano, para enfocarse en otras tareas. Pero, ¿qué marco legislativo o legalidad tiene la maquila de nóminas?
Recordemos qué es la maquila de nómina. Se trata de la contratación de una organización externa a la empresa que tiene como tarea el cálculo y procesamiento de la nómina y de todas las tareas que conlleva. Sin embargo, el pago de nómina recaerá sobre la empresa contratante. Otro punto esencial de la maquila de nóminas es que entre ambas partes debe de existir un contrato.
En Consolidé creamos esta guía esencial para informarte sobre el marco legal de la maquila de nómina, qué leyes son aplicables y sobre todo, las prácticas que debe realizar la empresa de servicios especializados para el servicio de maquila de nóminas.
Leyes y códigos aplicables a la maquila de nóminas
Antes de entrar de lleno a las leyes y códigos que son aplicables a la maquila de nóminas recordemos la aprobación de la reforma en materia de subcontratación laboral. A partir del 24 de abril de 2021, en México queda prohibida la subcontratación de personal o de servicios dando paso a la contratación de servicios especializados.
La maquila de nóminas entra dentro de la categoría de servicios especializados para Recurso Humano, entre el reclutamiento y selección de personal, gestiones administrativas ante el IMSS e INFONAVIT así como soporte en temas legales, financieros, fiscales y seguridad social.
Uno de los puntos más importantes de la reforma en materia de subcontratación es que las organizaciones que ofrecen servicios especializados deben estar registradas ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), emitido por la STPS. Esto en cumplimiento con el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo.
Ahora revisaremos las leyes y códigos aplicables a la maquila de nóminas, recordemos que este tipo de servicio contempla el cálculo y pago de la nómina.
INFONAVIT
Dentro del cálculo de la nómina, la empresa que realiza la maquila de nóminas deberá contemplar las retenciones ante el INFONAVIT por concepto de créditos.
FONACOT
Al igual que las retenciones del INFONAVIT, dentro del cálculo de nóminas se deben contemplar las retenciones ante el FONACOT.
IMSS
La Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social dentro de su artículo 15 establece que los patrones están obligados a tener un registro de nóminas. Éste debe reflejar los días laborados así como el salario que recibe su plantilla laboral por su trabajo. También dentro del artículo y sus fracciones se establece que los patrones deberán de conservar los registros hasta 5 años después de su creación. Otros puntos relevantes del artículo 15 dentro de sus fracciones son:
- Registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles;
- Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha;
- Determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterar su importe al Instituto;
Otro artículo dentro de la Ley del Seguro Social que contempla el cálculo de nóminas es el artículo 27 en relación al salario base cotización SBC (pagos en efectivo, percepciones, alimentación, primas, comisiones, prestaciones en especie, etcétera.):
- Instrumentos de trabajo
- Ahorro
- Aportaciones adicionales por parte del patrón: seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez
- Cuotas a cubrir por el patrón, aportaciones al INFONAVIT y PTU
- Alimentación y habitación cuando se entreguen de forma onerosa a trabajadores
- Despensas en dinero o en especie
- Premios por asistencia y puntualidad
- Cantidades aportadas a pensiones por parte del patrón
- Tiempo extraordinario dentro de los márgenes de la LFT
También dentro de esta Ley se contempla la UMA (Unidad de Medida y Actualización) para determinar el pago de obligaciones, multas, impuestos, deducciones personales y créditos INFONAVIT
LFT
La LFT establece dentro de su artículo 13 el permiso para subcontratar servicios especializados, entre ellos la maquila de nóminas:
Se permite la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de estos, siempre que el contratista esté registrado en el padrón público a que se refiere el artículo 15 de esta Ley.
La maquila de nóminas, al no ser parte ni actor principal de la actividad económica de las empresas contratantes, es considerada un servicio especializado.
La Ley Federal del Trabajo dentro del artículo 804, establece que la nómina es una obligación legal para cualquier empresa en México:
El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan: I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable; II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios; III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo; IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y V. Los demás que señalen las leyes. Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.
Código Fiscal de la Federación
El Código Fiscal de la Federación establece dentro de su artículo 67 las contribuciones personales deberán estar reflejadas en la nómina del personal de la organización.
Otras leyes que también contemplan el cálculo y pago de nómina son: Ley de Impuesto sobre la Renta, Ley de Protección de Datos Personales y la Ley de Protección al Consumidor.
Aspectos legales que deben de estar alineados con la maquila de nóminas
Ya hemos visto la relación que tiene el cálculo de nómina con la maquila de nóminas y cómo ambos pueden ser realizados por una empresa experta en servicios especializados como Consolidé. Ahora ahondaremos más sobre los aspectos legales de la maquila de nómina que debes conocer.
Auditorías
Al ser un servicio especializado, la empresa experta en maquila de nóminas deberá entregar y archivar toda la documentación solicitada por parte de su cliente en el tiempo de duración de su relación y bajo lo que se dicte en su contrato. Como empresa contratante, tienes derecho a solicitar toda la información ya que acorde a la Ley, es tuya.
Modificaciones ante el IMSS
Otro punto a considerar, en referencia a la reforma de subcontratación laboral es que el servicio de maquila de nómina gestiona el cálculo de nómina sin registrar a los colaboradores bajo su empresa. Es decir, no son subcontratados de la empresa de maquila de nóminas. De hecho, esto iría en contra de la reforma.
También es importante conocer que los movimientos afiliatorios como altas, bajas o modificaciones están sujetos a informarse ante el IMSS conforme lo dicta la Ley del Seguro Social. Es obligación del patrón informar estos cambios a la empresa de maquila de nóminas y ésta tiene la tarea de llevar un registro.
Cálculo de impuestos
El cálculo de impuestos así como cuotas obrero-patronales, aportaciones ante el FONACOT, IMSS, deberán ser en su totalidad calculados por la empresa de maquila de nómina.
Otro aspecto a considerar del servicio de maquila de nóminas es que no hay ningún tipo de contingencia en materia fiscal para la empresa contratante. De hecho, los servicios de maquila de nómina son deducibles para efectos del IVA e ISR.
Recibos fiscales
De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo, el patrón deberá entregar por cualquier medio ya sea físico o digital el recibo de nómina. Por ende, la empresa experta en maquila de nómina deberá cumplir con esta tarea.
Pagos extraordinarios y PTU
El cálculo de nómina contempla aspectos como salario, deducciones, primas y bonos así como pagos extraordinarios y el PTU. La maquila de nóminas considera estos pagos dentro de su servicio al estar dentro del cálculo de nómina en sí.
Conclusión
El cálculo de nómina es un proceso esencial dentro de cualquier organización en México. El pago oportuno y sin errores no sólo beneficia a la empresa al cumplir con sus obligaciones ante las autoridades correspondientes en México. Otro beneficio es que la plantilla laboral tendrá seguridad y certeza sobre su pago de nómina.
Una solución rentable y apegada a las leyes para la administración, cálculo y gestión de nómina es el servicio especializado de maquila de nóminas. Encuentra al aliado estratégico ideal para ti, en Consolidé tenemos más de 29 años de experiencia ayudando a empresas de todos los tamaños en asesorías y gestiones en temas financieros, fiscales, de seguridad social y por supuesto, de nómina.
