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Esquema de Pago de Nómina

septiembre 27, 2022

En México las empresas pueden aplicar esquemas de pago de nómina, según el perfil de trabajador o colaborador y la estructura fiscal diseñada. Seguro te resultan familiares los términos: 100% Nómina, mixto o Asimilados a Salarios. ¿Conoces las características de cada esquema de pago? ¿Cuántos tipos de pago de nómina hay?

Te explicamos a continuación lo que debes saber sobre la estructura de un recibo y las formas de pago de nómina más comunes que existen en México.

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Estructura base de un recibo de nómina

La nómina es un formato en el que reposa toda la información administrativa, contable y fiscal que relaciona a un empleado con una determinada empresa.

En términos de las empresas, se trata de una lista con nombres de sus trabajadores y lo que cobran en la compañía. Para los trabajadores, es la remuneración por el trabajo realizado en un periodo de tiempo acordado.

Tenemos entonces que el recibo de nómina es el comprobante de esa transacción periódica. En México, este documento es de carácter obligatorio y tiene valor fiscal. Por tanto, debe cumplir con una serie de parámetros para poder ser legal. Estos son:

Percepciones

Se refiere a todos los ingresos que tiene el trabajador por parte de la compañía, a razón de sus servicios y relación laboral. Esta información varía dependiendo del cargo y los beneficios acordados. Los distintos conceptos que abarca este apartado son:

  • Salario.

  • Bonos. 

  • Horas extras.

  • Primas. 

  • Comisiones.

  • Subsidios.

Deducciones

Son todos los descuentos (saldo retenido) del pago del trabajador, dirigidos a las distintas instituciones que regulan la actividad laboral. Ejemplo:

  • Seguro Social (IMSS)
  • Retención de Impuestos (SAT)
  • Fondo de Vivienda (INFONAVIT)
  • AFORE o Fondo para el retiro.
  • Impuesto Sobre La Renta (ISR)
  • Impuesto al Valor Agregado (IVA)
  • Caja de ahorro. 

Adicionalmente, el formato del recibo para el pago de nómina debe contener:

  • Fecha de pago.
  • Datos de la empresa. Nombre o Razón Social de la empresa; domicilio Fiscal; Registro Federal de Contribuyentes de la empresa (RFC); Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
  • Datos del empleado. Nombre, fecha de ingreso, cargo, departamento, Registro Federal de Contribuyente (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP), Número de Seguridad Social (IMSS).
  • Tipo de nómina.

Toda la información aportada debe estar en un formato válido para ser timbrado.

A continuación te compartimos un ejemplo de un recibo de nómina:

ejemplo recibo de nómina ejemplo real de un recibo de nómina

¿Qué son los esquemas de pago de nómina?

Asimilados a salarios

Aplica para prestadores de servicios especializados o profesionales independientes. El trabajador no es parte de la nómina pero, tiene un tratamiento similar en términos fiscales. Es un régimen para personas físicas, que trabajan de manera temporal para una empresa u otra persona física.

En ese sentido, con este esquema no hay una relación subordinada de trabajo. Ejemplo de la aplicación de este esquema lo encontramos en profesionales independientes que prestan servicios en el área de mercadotecnia, diseñadores, consultores, desarrollo de software, entre otros.

Para estos casos, el salario representa más del 50% del total de los ingresos y las deducciones son menores que en el esquema de 100% nominal.

De ahí tenemos una serie de ventajas para el profesional independiente y también para la empresa o persona física contratante:

  • La empresa es la encargada de retener el ISR, la persona física se libra de presentar las declaraciones por los ingresos percibidos. Sin embargo, la cantidad de ISR a pagar dependerá de la estrategia fiscal de la empresa y la declaración anual corre por parte del trabajador; al no tener subsidio al empleo.
  • Los ingresos suelen ser superiores, ya que no se paga el IVA del 16%, .
  • El trabajador tiene mayor libertad. Debe respetar y cumplir las tareas asignadas para las que fue contratado, pero su dinámica de trabajo es más flexible.
  • Para las empresas o personas físicas que contratan bajo este esquema, la contratación es más rápida, puesto que no se generan obligaciones de seguridad social.
  • Otra ventaja para el empleador (desventaja para el trabajador) es que no hay obligación de pagar las prestaciones mínimas por ley. Esto reduce los costos de operación. Sin embargo, pueden acordarse otros beneficios

Esta opción o esquema no resulta idóneo para quienes desean obtener sus derechos de seguridad social. Por lo demás, representa múltiples ventajas.

Ejemplo de pago en el esquema asimilados a salarios:

SUELDO BRUTO $50,000.00

ISR* $5,203.50

NETO $44,796.50

*Este saldo puede recuperarse en la declaración anual mediante deducciones de gastos en salud, educación u otros.

100% nómina

Es el esquema más empleado y conocido de pago de nómina. Quienes perciben el 100% de sus ingresos vía nómina tienen derecho a todas las prestaciones de Ley

como: aguinaldo, vacaciones, utilidades (PTU), seguridad social, INFONAVIT, Afore, entre otras.

Aparte de esta ventaja evidente para el trabajador, hay otras que son:

  • La empresa se ocupa del pago de impuestos a través del régimen de sueldos y salarios.
  • Finiquito en caso de despido.

Sin embargo, la principal desventaja del pago 100% nómina está en el total de impuestos deducidos. Este suele estar entre el 20-30%, por lo que el trabajador recibe un salario muy bajo en efectivo.

Ejemplo de pago en el esquema de nómina:

SUELDO BRUTO $50,000.00

ISR $10,709.00

IMSS $1,745.00

NETO $37,546.00

Pago por honorarios

Entre trabajadores independientes o freelance éste esquema es el más común por su practicidad para ambas partes (empresa-trabajador). El acuerdo es simple: el profesional realiza el servicio y recibe el pago, con los impuestos incluidos.

En ese sentido, son los propios trabajadores quienes se encargan de realizar su declaración de impuestos (RIF o RESICO). Esto representa una desventaja, ya que deben ocuparse de su propia contabilidad para declarar sus egresos e ingresos.

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Otras desventajas para el trabajador con pago por honorarios son:

  • Deben estar registrados en Hacienda y con la actividad profesional que ejercen, para evitar sanciones.
  • Se requiere de facturas para registrar los ingresos; también solicitar facturas a la empresa o persona física para registrar todos los egresos.

En estos casos, no se firman contratos laborales, por lo que el profesional no obtendrá prestaciones ni cotiza para el seguro social (a menos que se dé de alta por su cuenta).

Entre las ventajas del pago por honorarios para los profesionales independientes están:

  • Mayores ingresos que los obtenidos en relación de 100% nómina.
  • Dependiendo de la estrategia fiscal, las retenciones pueden ser mínimas.

Ejemplo de pago en el esquema por honorarios:

SUELDO BRUTO $50,000.00

ISR* $12,500.00

NETO $37,500.00

*Este saldo puede recuperarse en la declaración anual por gastos; y en las declaraciones mensuales de trabajador independiente por concepto de pago de cuotas al IMSS como patrón, servicios, papelería, entre otros.

Pago mixto de nómina

Con este esquema se cancelan los salarios de los trabajadores bajo dos o más tipos de ingresos; lo más usual es nómina y asimilados a salarios. 

De esta forma los trabajadores reciben sus prestaciones de ley y la carga fiscal es menor, ya que la empresa ofrece otros incentivos por conceptos de viáticos o bonos, entre otros. De esta forma ambas partes pagan menos impuestos.

La desventaja para el trabajador es que al ser la base salarial por nómina tan baja, sus cotizaciones en el seguro social, aportaciones a la Afore y capacidad de crédito de Infonavit también son menores; sin contar que también impacta en el pago del aguinaldo, prima vacacional o PTU. 

Como ventajas con el esquema de pago mixto, cuentan: que el trabajador puede realizar aportaciones voluntarias a su Afore y que la contabilidad la realiza la empresa.

Ejemplo de pago en el esquema mixto (nómina y asimilados a salarios):

SUELDO BRUTO $50,000.00

Salario Social Neto $10,000.00

Asimilados a Salarios Bruto $40,000.00

ISR $5,000.00

NETO ASIMILADOS A SALARIOS             $35,000.00

NETO SOCIAL + ASIMILADOS $45,000.00

Conclusión

Con estos esquemas las empresas pueden ofrecer mejores ingresos netos a sus colaboradores; a la vez que estructuran de forma estratégica su aporte fiscal. Esto representa beneficios para ambas partes. 

No obstante, como trabajador hay que estar muy atento a las condiciones de trabajo y las expectativas individuales. Por su parte, las organizaciones deberán de contar el apoyo de un asesor experto en temas de RRHH como Consolidé para una mejor gestión de la nómina. Específicamente con la maquila de nómina. Contáctanos para saber más.

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Empresas como Consolidé cuentan con especialistas que garantizan el cumplimiento normativo, evitando multas y sanciones. 3. Costos Operativos Más Bajos La nómina in-house genera costos fijos por salario de noministas, adquisición de software y actualizaciones constantes. Con la maquila, estos costos se convierten en variables, escalando de manera predecible y dependiendo de la cantidad de empleados. 4. Reducción de Riesgos y Errores Errores en la nómina pueden resultar en sobrepagos o incluso multas. Un proveedor de maquila utiliza tecnología avanzada y procesos estandarizados para minimizar estos riesgos. 5. Escalabilidad y Flexibilidad Si tu empresa está en crecimiento o enfrenta fluctuaciones en su plantilla, externalizar con un proveedor como Consolidé te permite escalar sin necesidad de invertir en más personal o recursos internos. 6. Acceso a Tecnología Especializada Con la maquila no necesitas adquirir software costoso ni preocuparte por su mantenimiento. Consolidé proporciona herramientas tecnológicas de punta que optimizan el proceso, como encriptación para la seguridad de la información. 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Gestionar la nómina de una empresa es mucho más que simplemente procesar pagos a los trabajadores. Es una operación compleja que si no se realiza de manera adecuada, puede exponerte a riesgos laborales significativos. Estos riesgos pueden incluir multas, sanciones, errores en cálculos, conflictos con empleados y una pérdida general de confianza en la empresa. Optimizar la gestión de tu nómina no sólo protege a tu empresa, sino que también garantiza el cumplimiento de la normativa laboral, fiscal y de seguridad social. Este artículo te ayudará a entender cómo reducir los riesgos laborales al optimizar este proceso y por qué delegar esta responsabilidad a especialistas puede ser la mejor solución para tu empresa. La Relación entre una Nómina Ineficiente y los Riesgos Laborales Un error en la gestión y cálculo de la nómina puede derivar en problemas serios. Por ejemplo: Cálculo incorrecto de percepciones, deducciones o impuestos. Omisiones en contribuciones o pagos obligatorios ante el IMSS, SAT o INFONAVIT. Retenciones inadecuadas relacionadas con incapacidades, vacaciones o finiquitos. Falta de reportes claros y precisos que respalden decisiones estratégicas. Estas fallas no sólo afectan la operación diaria del departamento de RRHH, sino que pueden generar multas y sanciones, conflictos legales con los empleados, desmotivación en los equipos y gastos innecesarios en multas o penalizaciones. Todo esto aumenta los riesgos laborales de tu organización al reducir la confianza y estabilidad tanto interna como externamente. La Evolución hacia la Maquila de Nómina Si bien algunas empresas aún realizan cálculos manuales para gestionar la nómina, muchas otras han optado por migrar a procesos automatizados debido al ahorro significativo de tiempo y recursos que esto representa. Sin embargo, en algunas ocasiones invertir en herramientas digitales implica una inversión considerable de capacitación del personal y contratación de software. Una alternativa que representa un ahorro significativo sin perder los beneficios de la automatización es la maquila de nómina con empresas capacitadas y equipos especializados. Pero, ¿qué otros beneficios se obtienen al delegar las tareas de nómina? Beneficios de Optimizar la Nómina para Minimizar Riesgos Una nómina eficiente y correctamente calculada es clave para gestionar correctamente a los colaboradores, proteger a la empresa ante posibles sanciones y garantizar un ambiente laboral estable. Al optimizar tu nómina, puedes: Mejorar la precisión en los cálculos salariales: Esto reduce la probabilidad de errores en pagos, deducciones e impuestos que podrían dar lugar a demandas o conflictos. Evitar errores de cálculo: Los especialistas de maquila de nómina garantizan cálculos precisos de salarios, impuestos y cuotas patronales, alineados con las regulaciones legales y fiscales. Cumplir con las obligaciones legales: Cumplir a tiempo con el SAT, IMSS y otros organismos disminuye los riesgos laborales relacionados con multas y revisiones fiscales. Garantizar procesos claros y auditables: Esto facilita responder ante auditorías y mantiene la confianza de los equipos. Aumentar la trazabilidad: Reportes mensuales detallados ayudan a medir y prever posibles desafíos inherentes al crecimiento de la nómina. Disfrutar de una asesoría personalizada: Al surgir inconvenientes, nuevas normativas o actualizaciones de las mismas, contarás con profesionales en materia fiscal, laboral y de seguridad social al servicio de tu empresa. Reducción de costos administrativos: Al contratar un servicio de maquila, no necesitas invertir en software, actualizaciones continuas o capacitación interna, lo que representa una disminución en gastos operativos. Mantener estos puntos en orden te permitirá no solo reducir los riesgos laborales, sino también enfocar tus esfuerzos en el crecimiento de tu negocio. La Externalización como Estrategia para Minimizar Riesgos Laborales Una de las formas más efectivas de optimizar tu nómina y minimizar los riesgos laborales es externalizando el proceso con un proveedor especializado como Consolidé. Esta estrategia permite que expertos se encarguen de las operaciones del cálculo de nómina, minimizando errores y asegurando el cumplimiento de todas las normativas necesarias. ¿Qué Ofrecen los Servicios de Maquila de Nómina? Al trabajar con Consolidé, tu empresa puede beneficiarse de: Cumplimiento normativo garantizado: Nuestros especialistas aseguran que las nóminas se procesen bajo las regulaciones vigentes, evitando problemas legales y operativos. Automatización eficiente: Implementar softwares adaptados al cálculo de la nómina, reduce la posibilidad de errores humanos y optimiza procesos, como el cálculo de impuestos y obligaciones patronales. Ahorro de tiempo y recursos: Esto libera a tu equipo interno para trabajar en otras áreas prioritarias, como el desarrollo de talento y la mejora de la cultura organizacional. Reducción de conflictos: Gestionar nóminas con precisión y transparencia fomenta un ambiente laboral positivo, disminuyendo los riesgos laborales relacionados con insatisfacción en el equipo. Otros cálculos incluidos en el servicio de máquila de nómina de Consolidé son: Retenciones de impuestosDescuentos Pago de impuestos Obligaciones patronales Prestaciones de Ley Primas vacacionales Utilidades (PTU) Aguinaldo Prestaciones por parte de la organización Bonificaciones Ejemplo de Implementación Real Imagina que una empresa tiene problemas recurrentes con el cálculo de cuotas al IMSS y la entrega de recibos de nómina fuera de tiempo. Después de externalizar este proceso, no sólo elimina errores recurrentes, sino que también evita multas significativas y reduce el tiempo dedicado a estas tareas manuales. Con reportes mensuales detallados, la administración puede enfocarse en objetivos estratégicos y mejorar la productividad global. Este caso es un claro ejemplo de cómo delegar una función tan crítica como la gestión de nómina no sólo minimiza riesgos laborales, sino que también impulsa el crecimiento y estabilidad de una organización. Empieza a Optimizar tu Nómina Una mala gestión en el cálculo de nómina puede desencadenar conflictos internos, problemas fiscales y sanciones que comprometan la estabilidad de tu empresa. Sin embargo, adoptar estrategias adecuadas, como la externalización con especialistas, puede reducir significativamente los riesgos laborales, garantizar el cumplimiento normativo y liberar recursos para actividades estratégicas. Evalúa las necesidades de tu empresa y considera cómo este enfoque podría transformar tu gestión de nómina y protegerte de los riesgos laborales que podrían amenazar tu éxito. Contáctanos para agendar un diagnóstico personalizado de optimización de nómina. 
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Este derecho está respaldado por el Artículo 123 de la Constitución Política Mexicana y regulado por la Ley Federal del Trabajo (LFT).  Los trabajadores que hayan laborado al menos 60 días en una misma empresa tienen derecho a esta prestación, ya sea que continúen trabajando o hayan dejado de laborar para la organización. Es importante mencionar que no todas las empresas están obligadas a repartir utilidades. Por ejemplo, aquellas que generen ingresos anuales menores a $300,000 MXN, de reciente creación pueden estar exentas. La PTU no sólo busca cumplir con una obligación de los patrones, sino que también representa una oportunidad para fortalecer la relación entre empresa y trabajadores al reconocer y recompensar su esfuerzo. ¿Cómo se calcula la PTU? El cálculo de la PTU puede parecer complicado al principio, pero siguiendo un proceso claro y fundamentado es posible manejarlo adecuadamente. La base para determinar el monto de la PTU corresponde al 10% de las utilidades netas declaradas en el ejercicio fiscal anterior. Ese monto total se divide en dos partes iguales: Primera mitad: Se reparte de manera proporcional con base en los días trabajados por cada empleado durante el año. Segunda mitad: Se distribuye con base en los salarios percibidos por cada trabajador (salarios devengados). Cabe destacar que el cálculo tiene ciertos límites según lo estipulado en la LFT, siendo el principal que ningún trabajador reciba una cantidad que exceda 90 días de su salario. Además, están excluidos ciertos conceptos como gratificaciones, trabajo extraordinario y prestaciones (de acuerdo al Artículo 84 de la LFT). Un ejemplo práctico puede ayudar a entender mejor este proceso. Supongamos que una empresa tuvo utilidades netas por $400,000 MXN. El 10% destinado a la PTU será $40,000 MXN. Este monto se dividirá entre los empleados según los criterios mencionados y con base en factores proporcionales, se calculará el monto específico para cada trabajador. Fechas clave para la PTU 2025 Cumplir con las fechas límite es crucial para evitar sanciones y fomentar una relación armónica con los trabajadores. Las fechas clave para la PTU 2025 son las siguientes: 31 de marzo: Fecha límite para que las empresas (personas morales) presenten su Declaración Anual ante el SAT. 30 de abril: Las personas físicas presentan su declaración anual. 1 de abril al 30 de mayo: Periodo de reparto de las utilidades de empresas que tributen bajo el régimen de personas morales. 1 de mayo al 29 de junio: Periodo de reparto de utilidades de empresas que tribute bajo el régimen de personas físicas. Asimismo, las empresas tienen la obligación de entregar copia de su Declaración Anual a los representantes de los trabajadores o sindicato dentro de los 10 días posteriores a la presentación de esta. Consecuencias de incumplir con la PTU 2025 El incumplimiento en el reparto de utilidades acarrea severas sanciones legales y económicas. Según el Artículo 994 de la LFT, los patrones que no repartan utilidades a tiempo o repartan una cantidad menor a la debida pueden ser multados con montos que oscilan entre los 250 a 5,000 UMAs, es decir, desde $27,142 hasta $542,850 MXN. Además, estas multas pueden aplicarse por cada trabajador afectado. Las inspecciones de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) derivan de denuncias anónimas o de auditorías programadas. Si se detectan irregularidades, la autoridad impondrá sanciones y exigirá el pago correspondiente. Por otro lado, los trabajadores tienen el derecho de presentar una queja oficial dentro de un plazo de un año si consideran que el monto de la PTU recibido es insuficiente o si esta no se les ha pagado. Esto puede derivar en inspecciones extraordinarias para verificar las condiciones laborales y fiscales. Estrategias para una gestión eficiente de la PTU Para garantizar que tu empresa cumpla con esta obligación de manera eficiente y sin contratiempos, es vital contar con un plan robusto de gestión. Estas son algunas estrategias clave: Mantén una gestión financiera sólida: La contabilidad precisa y la previsión de utilidades te permitirán manejar de manera óptima los recursos necesarios para la PTU. Automatiza cálculos y procesos: Utiliza herramientas de nómina que faciliten el cálculo de la PTU, tomando en cuenta factores como días laborados y salarios devengados. Asegura la transparencia: Comunicar los procesos y resultados de manera clara a los empleados genera confianza y fortalece la relación laboral. Consulta a expertos: Contar con asesoría especializada en temas fiscales y de nómina puede marcar la diferencia para evitar errores costosos. Capacita al personal responsable: Asegúrate de que tu equipo de recursos humanos y finanzas esté bien informado sobre las normativas y procedimientos relacionados con la PTU. Comunicando la PTU de manera efectiva La forma en que una empresa comunica la PTU puede tener un impacto significativo en su reputación y productividad. La transparencia en la entrega de utilidades, la disposición a responder inquietudes de los trabajadores y el respeto por la normativa vigente fortalecen la confianza de los empleados en la organización. La PTU también puede ser utilizada estratégicamente como un incentivo para mejorar la productividad. Los trabajadores suelen percibir esta prestación como un reconocimiento directo a su esfuerzo, lo que puede elevar su compromiso hacia los objetivos empresariales. ¿Listo para la PTU 2025? La PTU 2025 no debe ser vista como una mera obligación legal, sino como una oportunidad para fortalecer la relación entre patrones y empleados, optimizar procesos internos y en última instancia, mejorar la dinámica laboral de la organización. Cuidar cada detalle de este proceso, desde el cálculo hasta la distribución, es esencial para evitar sanciones y cultivar un ambiente de trabajo saludable. Si necesitas apoyo para cumplir con esta obligación, en Consolidé podemos asesorarte. Contamos con especialistas en contabilidad, nómina y fiscalización que pueden asegurarte una gestión eficiente y sin complicaciones de la PTU 2025. Asegúrate de planificar con tiempo, respetar las fechas clave y mantener una comunicación efectiva con tu equipo. Con estas acciones, no solo cumplirás con la ley, sino que también fomentarás un clima laboral positivo.
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