Qué son las incidencias laborales

Qué son las Incidencias Laborales

noviembre 4, 2022

Cuando un colaborador ejecuta sus tareas en condiciones inseguras, es muy probable que se presenten incidencias laborales. Pero también, hablamos de incidencia cuando el trabajador comete una falta. Es común que en pequeñas empresas estos hechos queden en una notificación verbal. Sin embargo, no es suficiente para establecer un origen y control en caso de presentarse otro evento similar. 

Aparte, para el cálculo de una nómina se toman en cuenta las incidencias del periodo; lo que afectará el pago de la remuneración del colaborador. 

Es por ello que hemos realizado este material para entender el valor de reportar adecuadamente las incidencias laborales. Verás que no sólo se trata de un tema de seguridad, sino también de bienestar y eficiencia.

¿Qué son las incidencias laborales?

Las incidencias laborales son sucesos ocasionales durante la jornada de trabajo, que perjudican a uno o más empleados, así como su desempeño. Esta situación puede ser causada por algo o alguien y generar pérdidas; pudiendo afectar tanto a la empresa (indemnización) como al trabajador (descuentos, accidentes). 

Generalmente se trata de condiciones inadecuadas o inseguras de trabajo. En este punto, de acuerdo con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), se registran 410,000 accidentes de trabajo por año.

Sin embargo, otras dependen del trabajador. Entre ellas: la ausencia, el retardo, omisiones de entrada y salida. En ese sentido, todas las incidencias laborales se reflejan en el pago y de ahí la importancia de manejar adecuadamente la información.

Otras eventualidades que se toman en cuenta para el cálculo de la nómina, son: incapacidad, incapacidad por maternidad, periodo de lactancia. Como vemos, hay una gran cantidad de factores que se necesitan conocer en relación a las incidencias laborales para el correcto cálculo de la nómina y explicaremos su relevancia.

¿Por qué se deben reportar las incidencias laborales?

Es importante reportar las incidencias laborales por dos razones: el cálculo de nómina y tener registro fiel en caso de cualquier revisión fiscal o legal. 

En ese sentido, cualquier tipo de evento que pueda alterar el funcionamiento regular de la organización debe quedar asentado en un documento (daño en equipo o pérdida, accidentes laborales, enfermedades de los trabajadores, entre otros). Para hacerlo, la empresa debe contar con un formato llamado reporte de incidencias laborales.

Así, con los reportes de incidencias laborales se puede realizar un análisis profundo e identificar el origen de un problema complejo o trascendente. Es la forma correcta de implementar mejoras y medidas preventivas, para evitar que el problema se repita. 

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Este reporte también permite al colaborador corregir o mejorar algunas prácticas, uso correcto de uniformes o controles de seguridad; hasta contar con la reparación de sus equipos de trabajo y acondicionamiento de su lugar de trabajo, para evitar una lesión o enfermedades.

En el caso de alguna incidencia que afecte el salario del trabajador, éste podrá solicitar una aclaración, con base en lo registrado.

En resumen, es importante reportar las incidencias laborales para:

  • Hacer el cálculo correcto de la nómina, así como de los impuestos.

  • Evitar sanciones y pagos complementarios.

  • Evidenciar información, en casos de inconformidades o litigios laborales.

  • Mejorar la eficiencia del trabajador, a partir de equipamiento, acondicionamiento de su lugar de trabajo y corrección de faltas por desempeño.

Por todas estas razones, las empresas deben no sólo contar con un formato de registro eficiente; también es necesario que todos los colaboradores entiendan cómo llenarlo de manera adecuada y por qué.

¿Cómo se reportan?

Para reportar un incidente laboral, es bueno establecer un procedimiento, a fin de cuidar los detalles. Por tanto, se recomienda seguir los siguientes pasos: 

  1. Comunicación. Cuando sucede algún incidente, lo primero es mantener una comunicación clara con los involucrados. Personal de recursos humanos o de seguridad, debe guiar esta fase, para entender con claridad lo sucedido.
  2. Reunir información y documentación. Se debe levantar todos los datos posibles del incidente. En caso de ser necesario, anexar evidencia audiovisual o documentos que den contexto, respaldados con la firma del responsable de la organización.
  3. Identificar acciones de prevención. Una vez recabados los datos, se deben analizar los hechos e identificar si había posibilidad de prevenirlos.
  4. Mencionar medidas correctivas. Se pueden proponer otras formas más eficientes de abordar el problema y fijar medidas correctivas.
  5. Elaboración del reporte. Toda esta información debe estar en el reporte de incidencias. Se trata de un documento que la empresa tiene que elaborar, con una estructura clara que permita reflejar de manera amplia y detallada lo ocurrido.

Un formato adecuado de incidencias laborales, debe tener en cuenta datos como:

  • Identificación de la empresa.
  • Fecha y hora exacta en la que sucedió el problema.
  • Tipo de reporte (si fue accidente, enfermedad o relacionada al equipo)
  • Nombre completo del o los involucrados en la situación, incluyendo cargo o relación laboral.
  • Descripción de la situación: qué pasó, quiénes estaban presentes, comportamiento y reacción de los involucrados, lugar del hecho y todo detalle que ayude a dar contexto y explicación.

A través de la plataforma Payrolling de Consolidé podrás registrar las incidencias del personal para realizar el proceso automático del cálculo. O en su caso, puedes contratar el servicio de maquila de nómina y los encargados del cálculo de nómina podrán reportar las incidencias en tu cálculo.

Tipos de incidencias laborales

Existen dos tipos de incidentes laborales a saber: 

  1. Incidentes imprevistos, se refiere a los eventos que ocurren repentinamente o de manera ocasional; por lo tanto, la persona no puede cumplir con su trabajo. Por ejemplo: el fallecimiento de un familiar, ausencias injustificadas, retardos o incapacidad por accidente.
  2. Incidente previsto, aquel que está contemplado y para el cual existe un procedimiento claro como: las vacaciones, incapacidad por maternidad, bonificación o alguna condición médica.

Conclusión

Después de conocer los tipos de incidencias laborales y la importancia que tiene su reporte, debemos destacar la necesidad de establecer una cultura preventiva y procesos adecuados de notificación y registro.

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Si bien hay sucesos inesperados que escapan de un control, otros pueden evitarse con orden y equipamiento. En ese punto, la participación de los responsables o líderes de gestión cobra mayor importancia, para garantizar la seguridad y salud financiera y legal de la organización.

Cambia a un proceso automatizado para el pago de tu nómina con Consolidé y notarás lo simple que es tener control de las incidencias en tu empresa.

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