Hay tareas en Recursos Humanos tan complejas que vale la pena buscar aliados de servicios especializados. Es el caso de la remuneración a los empleados, pero ¿cómo funciona la maquila de nómina? Acá te ampliamos lo que conlleva este proceso.
La nómina tiene un registro detallado del salario de un empleado y retenciones como el seguro social o los impuestos. El ejercicio contable durante cierto periodo, arroja un monto a pagar al trabajador por sus servicios.
Por ende, la maquila maneja una serie de datos como: percepciones, deducciones y periodicidad de la nómina, para estar en regla con los diferentes entes reguladores y cumplir su responsabilidad como patrono.
Sigue leyendo y entenderás mejor los parámetros a considerar para los pagos y cómo funciona la maquila de nómina.
Maquila de nómina en pocas palabras
La maquila de nómina es un servicio especializado que efectúa una empresa contratada a nombre de la organización que requiere la gestión de su nómina.
¿Cómo funciona la maquila de nómina? En cuanto al cálculo, para realizar este procedimiento hay que cumplir con las disposiciones legales de la Ley Federal del Trabajo (LFT) y la Ley de Impuestos sobre la Renta (ISR); por lo que hay que considerar los aportes al IMSS, al INFONAVIT y otras instituciones.
Es decir, la maquila de nómina implica calcular incidencias, salarios, impuestos, obligaciones patronales y las prestaciones establecidas por la ley, como son: el seguro social, aguinaldo, vacaciones o prima vacacional. Esto, más las prestaciones específicas que otorgue la empresa.
En ese sentido, debe existir un contrato entre las partes, para hacer constar la responsabilidad legal entre las empresas por gestión de nómina. Si quieres saber cómo funciona la maquila de nómina, hay que tener claro que es un servicio que se limita a la administración, cálculos, trámites fiscales del proveedor, entre otros.
En detalle, como parte de la relación por contrato se hace constar que:
- La empresa que contrata el servicio de maquila de nómina es la responsable de pagar los sueldos y salarios de sus trabajadores; también la encargada de brindarles seguridad social.
- La organización que presta el servicio de maquila de nómina está encargada de realizar el cálculo de la nómina y de los impuestos; con base en la información aportada por la empresa.
- Ante un caso de mal cálculo o irregularidad que genere multas, será la compañía externa la responsable.
- La información y la relación laboral pertenece a la empresa contratante. No hay responsabilidad solidaria de la empresa contratada con ellos.
¿Cómo funciona la maquila de nómina?
Cálculo de la nómina
Tal como hemos adelantado, las empresas pueden delegar el cálculo de su nómina a una empresa externa. Este ejercicio, generalmente, se realiza mensualmente. No obstante, se ajusta al periodo de pago de tu plantilla laboral.
Todos los informes y documentos necesarios que respaldan la operación son entregados a la empresa contratante.
En ese sentido, las empresas pueden subcontratar la gestión de su nómina y centrar los esfuerzos del departamento de Recursos Humanos a los objetivos del core del negocio.
Incidencias
Las incidencias laborales son eventos que pueden suscitarse durante la jornada de trabajo; también se refiere a situaciones ocasionadas o padecidas por un trabajador, los cuales pueden perjudicar a uno o más colaboradores e incluso generar pérdidas para la organización.
En ese sentido, una incidencia puede devenir de condiciones inadecuadas o inseguras de trabajo. De ahí que las organizaciones estén obligadas por la Ley Federal del Trabajo, en ofrecer un lugar seguro para las labores.
Asimismo, también por acción del trabajador puede darse una incidencia. Tal es el caso de:
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Retardos
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Ausencias
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Omisiones de entradas o salidas
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Incapacidad
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Enfermedad
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Accidentes
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Pago de incentivos adicionales
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Descuentos
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Vacaciones
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Periodo de lactancia
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Incapacidad por maternidad
Todo tipo de incidencias deben estar identificadas y se toman en cuenta para el cálculo de nómina.
Altas y bajas de colaboradores
Las modificaciones de trabajadores ante instituciones es una de las tareas a dar seguimiento en la maquila de nómina. En otras palabras, actualizar los movimientos afiliatorios ante instituciones como el IMSS; nos referimos a las altas y bajas, pero también reingresos y cambios de salarios.
Dichas modificaciones deben realizarse por parte del patrón, sujeto obligado o representante legal dentro de los primeros 5 días hábiles; que cuentan a partir de la realización del movimiento.
Ante una plantilla numerosa, es conveniente contar con un servicio que realice los trámites por ti, para evitar retrasos, multas y recargos.
Registro de percepciones, deducciones y obligaciones
Este tipo de modificaciones que se generan dentro de un periodo determinado deben quedar reflejadas en los recibos. Puede que las percepciones y deducciones habituales pasen desapercibida, pero un ejemplo muy claro de los movimientos que deben tener registro son los bonos a empleados o la incapacidad laboral.
Generación de CFDI de nómina
El Comprobante Fiscal Digital por Internet de nómina es una factura electrónica de pago del sueldo del trabajador.
Con un servicio de maquila de nómina, delegas también la expedición de los CFDI, lo que supone menos cargas administrativas para tu empresa. Hay que recordar que, a partir del 1 de abril de 2023, todas las empresas están obligadas a emitir estas facturas de nómina 4.0 o CFDI.
Cálculo de nóminas especiales
Las nóminas especiales son aquellas percepciones extraordinarias sujetas a eventualidades. Ejemplo: incrementos de productividad o bonos.
Cálculo de nóminas anuales
Basados en los términos establecidos en los artículos 96 y 97 de la Ley del impuesto sobre la renta (LISR), las personas físicas y morales, que funjan como empleadores están en obligación de calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR) por periodo anual.
En consecuencia, deben efectuar el ajuste de sueldos y salarios correspondiente a los trabajadores, conocido como ajuste anual de ISR.
¿Cómo funciona la maquila de nómina en este caso? Se debe aplicar desde diciembre durante el ejercicio vigente. Sin embargo, hay 4 excepciones y son:
- Si el trabajador no ha prestado sus servicios el año completo.
- Los ingresos anuales del trabajador exceden los $400 mil pesos mexicanos.
- Si el trabajador ha comunicado por escrito al patrón (encargado de retener los impuestos) que realizará su declaración por cuenta propia.
- Si el trabajador tiene simultáneamente un segundo patrón .
Conclusión
La nómina conlleva mucha experiencia y responsabilidad. Define los ingresos de los trabajadores, pero también el cumplimiento de las disposiciones legales.
Al contar con los servicios especializados de payrolling y gestión de nómina no sólo liberas al departamento de un proceso complejo que exige la ocupación de parte del personal de forma exclusiva.
El servicio de maquila de nómina que ofrecemos en Consolidé aporta gran valor a tu organización porque, más allá de cumplir con el proceso, te brindamos asesoría en ámbitos legales, fiscales y de Recurso Humano.
Si requieres un servicio ajustado a la estructura de tu organización ahorrar tiempo, recursos y esfuerzos, contáctanos. Evita penalizaciones por retrasos o faltas.