La maquila de personal o maquila de nómina es el proceso de subcontratación de un proveedor externo para el cálculo de nómina de los empleados. Este servicio está apegado a las disposiciones fiscales y legales de México.
Cuando un patrón considera contratar el servicio de maquila de personal, usualmente lo hace para obtener la experiencia de un proveedor de primera en relación a la nómina. Otro factor de decisión es cuando se quiere ahorrar en costos administrativos y quitar carga de trabajo a su departamento de Recursos Humanos.
La maquila de personal ayuda a las empresas en el complicado proceso del cálculo de nómina pero hay más que conocer de este servicio.
Acompáñanos en esta guía básica de maquila de personal.
¿Qué es la maquila de personal?
La maquila de personal, maquila de nómina o payrolling es el proceso de externalizar las responsabilidades específicas del cálculo de nómina y cálculo de impuestos a un proveedor externo en servicios especializados.
Este tipo de servicio disminuye los costos internos de una empresa al reducir o eliminar su necesidad de personal interno como:
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Contadores de nómina
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Noministas
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Encargados de nómina
O por otro lado, puede ayudar a disminuir las cargas de trabajo que conlleva el cálculo de nómina, especialmente a finales de mes o cuando es momento de pagar el sueldo a los trabajadores.
La maquila de personal dentro de su trabajo del cálculo de las nóminas considera aspectos como:
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Retenciones
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Descuentos
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Pago de impuestos
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Obligaciones patronales
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Prestaciones de Ley
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Primas vacacionales
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Utilidades (PTU)
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Aguinaldo
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Prestaciones por parte de la organización
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Bonificaciones
Y cualquier otro cálculo que impacte en la nómina. Pero, las empresas especializadas como Consolidé van más allá del cálculo de la nómina. Proporcionan servicios extras como: asesoría en temas legales, laborales, fiscales, contables, de Seguro Social, Infonavit así como reportes de nómina.
¿Qué aspectos legales contempla la maquila de personal?
Los servicios de maquila de personal deben seguir las normativas locales, estatales y federales en materia de salarios, retenciones fiscales, beneficios y prestaciones de los empleados y otros asuntos. Un ajuste en por ejemplo, el salario mínimo, impacta el cálculo de las nóminas.
El proveedor de la maquila de personal debe garantizar el cumplimiento del marco normativo y de cualquier contrato por colaborador o colectivo de trabajo aplicable. El proveedor de maquila también puede ser responsable por errores u omisiones en el proceso de nómina.
Las leyes y códigos que son aplicables para la maquila de personal son:
- Código Fiscal de la Federación: Artículo 67
- INFONAVIT: Retenciones aplicables por créditos
- IMSS: Artículo 15, artículo 27 de la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social así como la UMA
- FONACOT: Retenciones aplicables ante el FONACOT
- Ley Federal del Trabajo: Artículo 13, artículo 804
- Ley de Impuesto sobre la Renta
- Ley de Protección de Datos Personales
- Ley de Protección al Consumidor
Un punto muy importante del servicio de maquila de personal es que el proveedor debe estar registrado ante el REPSE.
Cómo funciona la maquila de personal
La maquila de personal funciona permitiendo que el proveedor de maquila asuma todas las tediosas tareas asociadas con el procesamiento de la nómina. El proveedor de maquila gestionará los datos de los empleados (con garantía de seguridad de datos), calculará los impuestos y las deducciones. También en algunos casos emitirá los cheques de pago de un banco en específico.
Al obtener un servicio de maquila de personal, los empleadores pueden ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que garantizan la exactitud y la puntualidad de las nóminas.
Cada proveedor de maquila de personal tiene su propio proceso para este servicio. Sin embargo, lo esencial que debe ofrecer a las empresas es:
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Análisis de la nómina actual
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Evaluación de los puntos más importantes del cálculo de nómina
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Personalización del proceso
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Realización de pruebas
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Procesamiento de nómina y servicios
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Reportes
Por otro lado, el proveedor de maquila de personal deberá contar con los siguientes alcances dentro de su servicio:
- Cálculo de nómina por periodo: Dependerá de la periodicidad de pago de tu plantilla laboral
- Recepción de incidencias:
- Ausencias
- Retardos
- Omisiones de entradas y salidas
- Incapacidad por maternidad
- Incapacidad por accidente de trabajo
- Periodos de lactancia
- Accidentes
- Enfermedad
- Vacaciones
- Descuentos
- Pagos de incentivos
- Altas y bajas ante el IMSS
- Movimientos de nómina
- Generación de CFDI (4.0)
- Generación de recibos de pago de nómina
- Generación de discos de pago IMSS
- Cálculo de nóminas especiales
- Pago de PTU
- Cálculo de nóminas anuales
Beneficios de la maquila de nómina para tu empresa
Cuando las empresas contratan a un proveedor REPSE de maquila de personal pueden ahorrar dinero en gastos generales como sueldos de noministas o encargados del cálculo de nómina.
Por otro lado, las maquiladoras de personal proporcionan experiencia en el procesamiento de nóminas que, de otro modo, requeriría la contratación de personal especializado, lo que puede suponer un ahorro considerable.
Además, la maquila de personal implica menos riesgos de cálculo u omisiones porque un proveedor como Consolidé, está al día con las disposiciones oficiales del Gobierno así como leyes y códigos aplicables.
Otros beneficios son:
- Se ahorra tiempo en el cálculo y gestión de la nómina
- Se obtienen ahorros en costos administrativos
- Se evita la compra de un software complejo de nómina y su respectivo entrenamiento
- Se evitan errores de cálculo
- Se evitan multas
- Se evitan sanciones
- Se obtiene asesoría de primera calidad
Beneficios de la maquila de nómina para tus empleados
Cuando se utiliza la maquila de personal, los empleados se benefician al tener sus impuestos manejados más rápida y eficientemente. Los proveedores tienen experiencia en leyes fiscales, lo que les permite proporcionar los cálculos de impuestos precisos. Por otro lado, los colaboradores tendrán la certeza de que su nómina sea pagada en tiempo debido a que está realizada por expertos.
El pago oportuno de la nómina ayuda a que los empleados estén más tranquilos y eviten estrés financiero.
Diferencia con el outsourcing
La figura de outsourcing en México quedó prohibida desde 2021 gracias a la Reforma Laboral en Materia de Subcontratación Laboral. Anteriormente se consideraba la subcontratación del personal bajo otra figura aunque se trabajara en otra empresa.
El outsourcing y maquila de personal no son lo mismo. La diferencia principal del outsourcing y la maquila de personal es que la segunda contempla el cálculo de la nómina como servicio especializado otorgado a un patrón mientras que la primera consideraba otra figura de contratación.
Diferencia entre maquila de personal y administración de nómina
La principal diferencia entre la maquila de personal y la administración de nómina se centra en las responsabilidades de la empresa y su departamento de Recurso Humano.
La administración de nómina se encuentra dentro (en algunas empresas) de las responsabilidades del departamento de RRHH. El personal de este departamento se encargará del cálculo de nómina y de otras responsabilidades como reclutamiento y selección de personal, pruebas de rendimiento, gestión de personal, entre otras actividades propias del departamento.
La maquila de personal es la contratación de exclusivamente el servicio de cálculo de nómina, más no del resto de las responsabilidades del departamento de Recurso Humano. Pero claro, hay organizaciones que pueden ofrecer otros servicios especializados complementarios.
Maquila de personal externa vs cálculo de nómina interno
Al decidir entre la maquila de personal y el cálculo de nómina de forma interna, es importante considerar los costos, beneficios y riesgos asociados con cada opción. Los servicios de maquila de personal pueden ofrecer una solución rentable que elimina la necesidad de contratar personal interno y reduce los gastos generales asociados.
Por otro lado, el cálculo de nómina interno puede tener algunos riesgos asociados. El nominista puede no estar al día de las últimas normativas fiscales o no tener en cuenta todas las deducciones aplicables. También depende mucho del crecimiento de la empresa. Por ejemplo, un nominista puede encargarse del cálculo de nómina de 10 empleados sin problemas pero si la empresa tiene la necesidad de integrar a nuevo personal, la carga de trabajo superaría la capacidad del nominista. Esto puede llevar a errores de cálculo, multas y sobre todo, atrasos en el cálculo.
La maquila de nómina puede proporcionar un mayor control sobre el proceso y garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales, laborales, legales y de seguro social. Además a menudo resulta más rentable gestionar las nóminas de forma externa, sobre todo en el caso de las empresas con más de 10 empleados.
¿Cómo elegir al proveedor ideal?
Al elegir una empresa de maquila de personal, es importante tener en cuenta varios factores. Entre ellos, la experiencia del proveedor en este servicio, su atención al cliente y la calidad del mismo.
Sin embargo, el factor más importante al elegir un proveedor es la experiencia tanto en distintos ramos empresariales como el tiempo que tiene ofreciendo sus servicios. También considera qué otras referencias de clientes tiene el proveedor. Con la reforma comentada previamente surgieron proveedores relativamente nuevos que quizá, no estén tan experimentados.
Consolidé forma parte del Grupo Sicoss, con más de 50 años de experiencia en el ramo de Recursos Humanos. Tenemos el único software avalado por el IMSS y nuestra larga historia de más de 27 años en el mercado es una garantía de nuestros servicios.
Conclusión
La maquila de personal o maquila de nómina es el servicio especializado ofrecido por una empresa externa para el procesamiento de la nómina del personal. Este servicio le da acceso a las empresas y patrones a un equipo de profesionistas especializados en marcos laborales, legales, fiscales y de seguro social.
Con un servicio de maquila de personal a cargo de una aliado estratégico con más de 27 años de experiencia como Consolidé, los patrones pueden estar seguros……