Las nóminas de las pequeñas y medianas empresas son un proceso complejo que requiere una gestión cuidadosa para garantizar la precisión y evitar errores. Calcular los salarios de los empleados, las prestaciones, los impuestos, las deducciones, etc., puede resultar abrumador y dar lugar a costosos errores si no se gestiona correctamente. Por eso es importante tener una comprensión clara de los procesos de cálculo de nómina antes de sumergirse en él.
En esta guía, ofreceremos una visión general para el cálculo de nómina para PyMES, los factores que implican su cálculo, qué leyes o códigos aplican al momento de su cálculo y mucho más.
¿Qué es el cálculo de nómina?
En primer lugar, empecemos por lo básico: ¿Qué es el cálculo de nómina? El cálculo de nómina consiste en recopilar y organizar todas las transacciones relacionadas con los salarios de los empleados para su posterior pago.
En México, los empleadores están legalmente y fiscalmente obligados a pagar los salarios de los empleados, a cambio de su trabajo y servicios.
No importa el tamaño de la organización, las PyMES también deben cumplir con sus obligaciones fiscales y de seguridad social, sobre todo porque son patrones. Todo como un factor esencial del proceso del cálculo de nómina para PyMEs.
Retos del cálculo de nómina para PyMES
Las pequeñas y medianas empresas carecen a menudo de los recursos necesarios para invertir en un software de contabilidad de nómina. También pueden carecer de un nominista experimentado que gestione las operaciones de nómina y se ocupe de los impuestos, las deducciones y otras prestaciones de los empleados.
Lo anterior puede dar lugar a costosos errores que podrían haberse evitado fácilmente con una preparación o el equipo de trabajo adecuados. Además, las PyMEs están sujetas a retos adicionales como los ciclos de pago de nóminas y una legislación en constante cambio.
Por ello, encontrar un aliado experto en los cambios en las legislaciones, que entienda su negocio y sobre todo, que esté cómodo en precio, no es tan sencillo.
Ahora veamos los aspectos más importantes del cálculo de nómina para PyMES.
Aspectos legales del cálculo de nómina
El cálculo de nómina para PyMEs y cualquier otra organización o empresa que dependan de colaboradores para llevar a cabo sus tareas y su posterior pago de sueldo, están reguladas por un marco legal en México:
Código Fiscal de la Federación
El Código Fiscal de la Federación rige las obligaciones fiscales de los patrones y empleados. En este documento se detalla el cómo y el monto a pagar por impuestos. El artículo clave dentro del CFF es el 67.
Ley Federal del Trabajo
La LFT es la Ley más importante en materia laboral en México y un documento clave para empleadores y empleados, sólo por debajo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Un artículo clave es el 804, que establece la obligación por parte de los patrones para conservar y exhibir los contratos de trabajo, recibos de salarios, controles de asistencia al igual que el pago de las utilidades.
Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social
La entidad gubernamental encargada de brindar los servicios de salud y de seguridad social para la población. Su Ley dentro del artículo 15 determina las obligaciones de los patrones ante el IMSS, salarios y nómina, principalmente.
¿Qué integra el cálculo de nómina?
Antes de iniciar el cálculo de nómina para tu PyME es importante recalcar sobre la revisión de los contratos de trabajo de tus colaboradores. Estos documentos son clave para el inicio del cálculo de nómina para PyMES. Lo anterior debido a que en los contratos se establecen las prestaciones, descuentos, información de la empresa y empleado así como el sueldo acordado por ambas partes.
Hay elementos clave para el cálculo de la nómina de PyMES:
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Percepciones a pagar
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Deducciones
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Tipo de percepción
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Por contrato
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Periodicidad de la nómina
Datos que debe llevar la nómina
Estos son los datos que debe de llevar un recibo de nómina:
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Datos de la empresa
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Datos del trabajador
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Periodo de liquidación al cual corresponde la nómina
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Detalles de las percepciones salariales y en su caso, extrasalariales
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Detalle de deducciones en salario bruto
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Líquido a percibir
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Lugar de emisión
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Firma y sello de empresa
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Firma del colaborador
Cálculo de nómina
Ahora revisaremos el proceso para el cálculo de nómina de las PyMES:
Altas y bajas
Se registran las altas y bajas de los empleados ante el IMSS. ¿Entró un nuevo empleado?
Modificaciones salariales
Este paso debe realizarse dentro de los siguientes 5 días hábiles después de realizado el cambio, según la Ley del Seguro Social.
Salario base cotización SBC
El salario base cotización integra los alimentos, comisiones, pagos en efectivo, percepciones, prestaciones en especie y otros elementos. Se toman en consideración los siguientes pasos para su cálculo:
- Cálculo de contribuciones del Seguro Social: para patrones y empleados
- Determinación de prestaciones, pensiones, subsidios y ayudas a las cuales tienen derecho los empleados
También se consideran:
- Aguinaldo
- Bonos
- Previsión Social
- Primas vacacionales
- PTU
- Pagos en efectivo
- Prestaciones en especie
- Salario: integración total como percepción fija
- Otros elementos fijos o variables entregados al colaborador por su trabajo
Retenciones del IMSS
Las retenciones del IMSS están relacionadas con la UMA o la Unidad de Medida de Actualización. Este índice es una referencia económica para determinar el pago de las obligaciones, multas, impuestos, deducciones personales y créditos del INFONAVIT.
La UMA del 2023 quedó así:
- Diario: $103.74
- Mensual: $3153.70
- Anual: $37,844
Cálculo de las retenciones del ISR
En este paso se considera el pago del ISR. Acá se debe revisar qué cuota fija aplica dentro del Límite Inferior y Límite Superior. Para usarla debes saber qué tabla aplica para tu PyME al igual que el tipo de contratación que tengas con tu personal, también se consideran los días laborados.
Los pasos para calcular el ISR son:
- Ubica el sueldo bruto entre el Límite Inferior y Límite Superior
- Resta al sueldo bruto el Límite Inferior
- El resultado es la Base
- Ubica dentro de la tabla la tasa que corresponde
- Multiplica el porcentaje de la tasa por la base que se obtuvo previamente
- Del resultado, suma la cuota fija correspondiente
- Resta, si existiere, el subsidio para el empleo
Cálculo las cuotas del IMSS y SUA
Este es quizá uno de los pasos clave dentro del cálculo de nómina para PyMES. Esto debido a que acá se pueden cometer errores que en el futuro pueden representar multas y recargos por parte del IMSS.
Es importante también porque si cuentas con más de 5 trabajadores, debes realizar tu pago por medio del SUA. En caso de tener 4 o menos empleados, el uso del SUA es opcional. El SUA contempla:
- Cuotas obrero patronales de las cuentas individuales de los empleados:
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- Seguro para el retiro: Patrón aporta el 2% del SBC
- Cesantía en edad avanzada y Vejez: Patrón paga 3.150% del SBC y trabajador paga 1.125%
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- Cuotas obrero patronales de ramos en Seguridad Social como:
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- Riesgos de trabajo (la paga el patrón)
- I – 0,54355%.
- II – 1,13065%.
- III – 2,59840%.
- IV – 4,65325%.
- V – 7,58875%.
- Enfermedades y Maternidad: 20.40% de la UMA mensual (la paga el patrón)
- Diferencia del SBC y de tres veces la UMA: Patrón paga 1.10% y trabajador 0.40%
- Gastos médicos: Patrón paga 1.05% y trabajador 0.375%
- Prestaciones en dinero: Patrón paga 0.70% y trabajador 0.25%
- Invalidez y Vida: Patrón paga 1.75 del SBC y trabajador 0.625%
- Guarderías: Patrón paga el 1% adicional al SBC que tiene el trabajador
- Prestaciones sociales
- Riesgos de trabajo (la paga el patrón)
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- Aportaciones patronales por conceptos de vivienda
- Amortización de créditos asignados a trabajadores del INFONAVIT
Una de las ventajas del SUA es que contempla y determina de forma automática la suma de las cuotas obrero patronales y del empleado. También, en caso de que hubieran, pago de aportaciones extemporáneas, recargos y tasas de actualización.
Revisa las incidencias como horas extras, faltas
Se puede realizar antes ya que son percepciones.
Calcular descuentos
Los descuentos, según la LFT, son:
- Pensiones alimenticias
- Amortizaciones
- Créditos INFONAVIT
- Pago de deudas contraídas con el patrón por anticipos de salario
- Pagos de exceso y errores, pérdidas, averías
- Cajas de ahorro
- Cuotas sindicales
- Pago a créditos de consumo por el Instituto Nacional para el Consumo de los Trabajadores
- Pago de la renta que se refiere al artículo 151, no podrá exceder el 15% de su salario
- Pago de abonos por cubrir préstamos al Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores destinados a la adquisición, construcción, reparación, ampliación o mejoras de casas habitación o pago de pasivos adquiridos por esos conceptos.
¿Cómo hacerlo más sencillo?
La nómina es un documento contable en el cual se registran las percepciones y deducciones del salario de un empleado. Dentro del cálculo de nómina para PyMEs se consideran las horas extras, bonos, cuotas obrero-patronales, obligaciones fiscales y demás elementos para su pago.
Para facilitar a las PYME el proceso de cálculo de nómina, existen varias opciones. En primer lugar, es importante buscar un aliado experto en el cálculo de nómina para PyMES como Payrolling by Consolidé. Se trata de un servicio para un cálculo efectivo que cuenta con el expertise de todo un equipo de trabajo experto en la materia fiscal, recurso humano y legal.
