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Tag: Nómina

Dar de alta empleados

Guía Práctica para Dar de Alta a tus Trabajadores en el IMSS

Integrar a personas a tu equipo de trabajo, ya sea que dirijas una pequeña organización o una empresa con necesidad de muchos colaboradores, significa adquirir grandes compromisos y responsabilidades. Entre ellas, la de proporcionar seguridad social a tus empleados, protección contra accidentes, acceso a atención médica oportuna y la posibilidad de ahorro para el retiro, mediante la afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Saber si estás obligado o no a dar de alta en el IMSS a tus trabajadores es muy sencillo. De acuerdo con el Artículo 12 de la Ley del Seguro Social, deberás dar de alta a cualquier persona que preste de forma eventual o permanente un servicio remunerado dentro de tu compañía. Las ganancias y beneficios son mutuos. Con la afiliación de tus trabajadores, el pago de tus cuotas será 100% deducible. Además, generarás sensación de estabilidad y confianza en el empleado, reduciendo así la rotación de personal. También evitarás costosas multas, que van desde elevadas cuotas hasta prisión, según la gravedad de la omisión. En este breve artículo, conocerás paso a paso qué debes hacer para dar de alta en el IMSS a tus trabajadores. Es importante que ellos estén al tanto de la parte que les corresponde llevar a cabo en el trámite. La mayoría de los pasos se pueden hacer en línea, por ello te proporcionaremos diferentes enlaces útiles relacionados al procedimiento. Paso inicial: darte de alta como patrón Si deseas dar de alta a tus empleados, lo primero que debes hacer ante el IMSS es registrarte como patrón. Será necesario que estés constituido como empresa, con tus actividades y responsabilidades fiscales actualizadas en el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Una vez al corriente con las gestiones pertinentes del SAT y del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), podrás proceder con tu registro. Tendrás la posibilidad de efectuarlo en línea en el Escritorio Virtual del IMSS, utilizando tu CURP o tu Firma Electrónica FIEL. O por medio de afiliación directa en tu Subdegelación u Oficina Auxiliar de Afiliación y Cobranza en un horario de atención de 8:00 a 15:30 horas. Los requisitos del proceso dependerán de la vía que elijas. Si optas por darte de alta en línea con CURP, no te pedirán ningún tipo de documento; aunque si prefieres hacerlo utilizando la FIEL, deberás contar un comprobante de domicilio del centro de trabajo. En cuanto a los trámites presenciales, la lista de elementos requeridos es un poco más extensa, puedes consultarla aquí. Al realizar el procedimiento en línea, el sistema del IMSS generará una carta de términos y condiciones para que utilices la firma electrónica avanzada en tus trámites posteriores. Si llevas a cabo tu registro patronal de forma presencial y quieres continuar con tu alta de empleados vía internet, deberás tramitar un certificado digital en tu Escritorio Virtual. Por último, debes contemplar que todo patrón con cinco o más trabajadores está obligado a efectuar la totalidad de sus obligaciones por medio del Sistema Único de Autodeterminación (SUA). Para aquellas organizaciones conformadas por uno a cuatro colaboradores, el uso de SUA es opcional. Consulta más detalles sobre este sistema aquí. Siguiente paso: dar de alta a tus empleados Comencemos por conocer la situación actual de tu trabajador. Si se trata de su primer empleo o no cuenta con seguridad social, deberá realizar la preafiliación. Aunque esto será su responsabilidad, es importante que conozcas qué información le será de utilidad en caso de requerir cierta asesoría. La Asignación del Número de Seguridad Social (NSS) lo puede obtener de manera presencial o en línea. Al igual que en el alta patronal, los requisitos y documentos variarán según la vía utilizada. Para hacer el trámite en línea deberá contar con su CURP y un correo electrónico. El trámite de Solicitud de Asignación del NSS en la Subdelegación u Oficina Auxiliar de Afiliación y Cobranza requiere de: Copia certificada del acta de nacimiento Identificación oficial vigente en original CURP Poder notarial: si el trámite lo efectúa un representante legal, se solicitará un poder notarial expedido por fedatario público. Una vez que tu trabajador cuente con su NSS, deberás continuar el trámite (en línea o presencial) presentando el formato de Aviso de Inscripción del Trabajador AFIL-02. Descarga aquí el pdf o solicítalo en tu Subdelegación y estarás listo para ofrecer a tus empleados seguridad social. Tranquilidad y confianza para ti y tus trabajadores Para procedimientos en línea deberás tener siempre a la mano tus claves, la tarjeta de identificación patronal o número patronal de identificación electrónica (NPIE) y tu certificado digital. En caso de que presentes tus movimientos afiliatorios por ventanilla deberás tomar en cuenta que solo podrás realizar 4 movimientos por día. No olvides que la afiliación debe hacerse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la contratación de tus empleados. Velar por sus intereses es parte de tu trabajo y responsabilidad. Además estarás evitando auditorías del IMSS, que podrían resultar en multas muy elevadas. Es mucho más fácil de lo que parece, pero sabemos que tanta información o movimientos pueden causar confusión, así como necesitar de horas de investigación. Permítenos ayudarte, te podemos asesorar sobre cómo dar de alta a un empleado ante el IMSS y otras obligaciones patronales.
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propinas salario base

Integración de las Propinas al Salario Base de Cotización

Es muy común que cuando visitamos un restaurante, hotel o algún otro servicio relacionado con el ramo, demos una propina; ello derivado de la forma en que fuimos atendidos y cuyo importe varía en un porcentaje de acuerdo al consumo o bien de acuerdo a  nuestras posibilidades económicas. En ese sentido el artículo 346 de la Ley Federal del Trabajo dispone: Las propinas son parte del salario de los trabajadores a que se refiere este capítulo en los términos del artículo 347. Los patrones no podrán reservarse ni tener participación alguna en ellas. Asimismo dispone el citado artículo 347: Si no se determina, en calidad de propina, un porcentaje sobre las consumiciones, las partes fijarán el aumento que deba hacerse al salario de base para el pago de cualquier indemnización o prestación que corresponda a los trabajadores. El salario fijado para estos efectos será remunerador, debiendo tomarse en consideración la importancia del establecimiento donde se presten los servicios. Es importante señalar que se han  emitido acuerdos por parte del Consejo Técnico del Instituto Mexicano del Seguro Social en los cuales determina que las propinas que cubran los clientes solo serán acumulables al salario base de cotización cuando las mismas se pacten con los clientes y se paguen por el patrón (banquetes, eventos especiales). En esa tesitura las propinas que no estén pactadas y que los clientes entreguen directamente a los meseros, no formarán parte del salario base de cotización. Es importante comentar que en materia del impuesto sobre la renta encontramos  el criterio normativo 43/ISR/N en donde exterioriza que las propinas constituyen un ingreso para el trabajador en base al mismo artículo 346 de la Ley Federal del Trabajo, concluyendo que las propinas que les sean concedidas a los trabajadores, deben ser consideradas por el empleador para efectuar el cálculo y retención del ISR que, en su caso, resulte a cargo del trabajador, en los términos del artículo 96 de la Ley del ISR. No hay que perder de vista que la esencia de la integración del salario, son por las partidas que pague el patrón a su trabajador, sin embargo en el caso que nos ocupa es una tercera persona (cliente) la que otorga un beneficio al trabajador (mesero), no obstante en os casos que se mencionan deben integrase al salario para efectos del IMSS e ISR.
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deducibilidad de la nómina

Proceso de Deducibilidad de la Nómina

Mencionaremos 7 puntos que son indispensables para la correcta gestión de una nómina en temas de deducibilidad fiscal: 1.-¿Qué ingresos de mis trabajadores están gravados y cuáles están exentos de ISR? Son varios conceptos y topes de exención como se muestra en el siguiente cuadro: 2.-¿Cómo se calcula el ISR de la nómina? Coloquemos una muestra de un cálculo de nómina mensual de acuerdo a las Tablas de ISR, éste cálculo es el mismo pero con variación de las tablas de acuerdo a nóminas: semanales, quincenales o mensuales. 3.-¿Qué aspectos debo cuidar para que mi nómina sea deducible? Retener y enterar el ISR derivado de la percepción por sueldos y salarios. Cuidar que cada concepto de percepción se grave correctamente. Pagar la carga social (IMSS, SAR, INFONAVIT) generada por el pago de percepciones. Emitir recibos digitales timbrados por el pago del salario. Pagar a los trabajadores el importe de su salarios después de las retenciones correspondientes. Presentar en tiempo y forma las declaraciones informativas de sueldos y salarios. 4.-¿Cuál es el monto deducible de mi nómina? En términos del artículo 28, fracción XXX, de la Ley del ISR serán no deducibles los pagos que a su vez sean ingresos exentos para el trabajador, hasta por la cantidad que resulte de aplicar el factor de 0.53 al monto de dichos pagos. El factor a que se refiere este párrafo será del 0.47 cuando las prestaciones otorgadas por los contribuyentes a favor de sus trabajadores que a su vez sean ingresos exentos para dichos trabajadores, en el ejercicio de que se trate, no disminuyan respecto de las otorgadas en el ejercicio fiscal inmediato anterior. 5.-¿Qué consecuencias tiene el no presentar de manera correcta el CFDI de nómina? Para la persona física o moral que paga los sueldos y salarios es motivo de no deducibilidad del gasto. Para el asalariado puede representar un problema de ingresos por los que no se pago el impuesto correspondiente. 6.-Además de retener el ISR, ¿qué otras obligaciones tengo como patrón? Dar de alta a los trabajadores en el IMSS, además de todo lo ya mencionado en el tercer punto. 7.-¿Qué son los ingresos asimilados a salarios? El asimilado a salario es una modalidad de pago a los prestadores de servicios independientes, esta modalidad solo se puede llevar a cabo cuando el propio prestador de servicio independiente solicita al beneficiarios del servicio que asimile su pago a salarios, de modo que este último sea quien retiene los impuestos generados por la percepción y que los paga por cuenta del prestador de servicios independientes. TÍTULO IV DE LAS PERSONAS FÍSICAS CAPÍTULO I DE LOS INGRESOS POR SALARIOS Y EN GENERAL POR LA PRESTACIÓN DE UN SERVICIO PERSONAL SUBORDINADO Artículo 94. Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral, incluyendo la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas y las prestaciones percibidas como consecuencia de la terminación de la relación laboral. Para los efectos de este impuesto, se asimilan a estos ingresos los siguientes: III. Los honorarios a miembros de consejos directivos, de vigilancia, consultivos o de cualquier otra índole, así como los honorarios a administradores, comisarios y gerentes generales. IV. Los honorarios a personas que presten servicios preponderantemente a un prestatario, siempre que los mismos se lleven a cabo en las instalaciones de este último. V. Los honorarios que perciban las personas físicas de personas morales o de personas físicas con actividades empresariales a las que presten servicios personales independientes, cuando comuniquen por escrito al prestatario que optan por pagar el impuesto en los términos de este Capítulo. VI. Los ingresos que perciban las personas físicas de personas morales o de personas físicas con actividades empresariales, por las actividades empresariales que realicen, cuando comuniquen por escrito a la persona que efectúe el pago que optan por pagar el impuesto en los términos de este Capítulo.
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Ley Fiscal: Inscripción al RFC. Obligaciones e Implicaciones

Es de suma importancia que cómo patrón cuente con el RFC de sus trabajadores. Al momento de realizar la contratación los patrones deben solicitar a sus empleados su Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) que consta de 10 dígitos alfanuméricos y 3 dígitos que el Servicio de Administración Tributaria asigna, de no contar con RFC el patrón está obligado a inscribir en el Registro Federal de Contribuyentes a sus trabajadores ya que si no cuenta con ello las implicaciones fiscales serían las siguientes: No poder enviar al SAT sus recibos de nómina (timbrado nómina) No podrá hacer deducible los sueldos y salarios y demás prestaciones que le proporcione al empleado por no timbrar la nómina No podrán enviar su declaración informativa de sueldos y salarios correctamente Con el propósito que los Patrones cumplan con sus obligaciones, el trámite se puede realizar vía internet con tan solo el CURP del empleado pero muchas veces el SAT responde en forma tardía,  por tanto es recomendable acudir al Servicio de Administración Tributaria con previa cita, abajo enlistamos que requisitos requiere llevar. Requisitos en el portal web: http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/tramites/inscripcion_rfc/Paginas/default.aspx Nombre del archivo RFC ddmmaaaa_consecutivo de dos dígitos (##), donde: El RFC: Se refiere al RFC del patrón persona física o persona moral. ddmmaaaa: (dd) día, (mm) mes y (aaaa) año de la fecha de generación del archivo. consecutivo: Número consecutivo del archivo. Por ejemplo XAXX010101AAA07072015_01 Sin tabuladores. Unicamente mayúsculas. El formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII). La información del archivo deberá contener los siguientes siete campos delimitados por pipes “|”. Primera columna.- CLAVE CURP a 18 POSICIONES del asalariado. Segunda columna.- Apellido paterno del asalariado. Tercera columna.- Apellido materno del asalariado. (No obligatorio). Cuarta columna.- Nombre(s) del asalariado. Quinta columna.- Fecha de ingreso del asalariado, debe ser en formato DD/MM/AAAA. Sexta columna.- Marca del indicador de los Ingresos del asalariado de acuerdo a los valores siguientes: (únicamente pueden ser los valores 1, 2, 3, 4, 5 ó 6.) Asalariados con ingresos mayores a $400,000.00. Asalariados con ingresos menores o iguales a $400,000.00. Asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00. Asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00. Séptima columna.- Clave de RFC del patrón a 12 ó 13 posiciones, según corresponda Persona Moral o Persona Física. Las columnas no deberán contener títulos o estar vacías, excepto la tercera columna (solo si no tiene dato). 6. La información deberá entregarse en archivos de texto plano. Se muestra ejemplo de cómo quedaría el archivo con la información de los trabajadores: El patrón al obtener el RFC de todos sus empleados estará dando cumplimiento al Art. 27 Quinto párrafo del Código Fiscal de la Federación: Art. 27 V Párrafo “Las personas que hagan los pagos a que se refiere el Capítulo I del Título IV de la Ley de Impuesto sobre la Renta, deberán solicitar la inscripción de los contribuyentes a los que hagan dichos pagos, para tal efecto éstos deberán proporcionarles los datos necesarios. Por: Lic. Rebeca Itzel Olivera Villalobos 
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