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Category: Gestión de Nómina

Subsidio al empleo

Subsidio al Empleo 2025 Actualizado

El subsidio al empleo es un tema crucial para patrones y para el cálculo de nómina. Este beneficio fiscal que tiene por objetivo disminuir el impacto de la retención del ISR a determinados empleados, ha sido actualizado. Es fundamental entender cómo funciona este beneficio y a quiénes aplica.  En este artículo, te daremos una guía completa sobre el subsidio al empleo en 2025, los cambios recientes y cómo estos impactarán la administración de tu nómina. ¿Qué es el Subsidio al Empleo? El subsidio al empleo es un beneficio fiscal que otorga el Gobierno Federal a los trabajadores con ingresos ligeramente superiores al salario mínimo (y demás prestaciones derivadas de una relación laboral). Su objetivo es reducir el impacto de la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR), permitiendo que el sueldo neto de los trabajadores no se vea tan afectado por las retenciones. La iniciativa por parte del Gobierno Federal fue establecida en 1994. Más tarde, en 2013, se realizó la última actualización. En resumen, el subsidio al empleo es una herramienta fiscal o un apoyo por parte del Gobierno Federal para trabajadores con ingresos no superiores a $10,171.00 pesos mensuales (anteriormente en 2024 fue de $9,081). El subsidio para el empleo está regulado bajo la Ley del Impuesto sobre la Renta, Artículo 10, Artículo 96. Este beneficio ha sido un alivio para muchos empleados que, de otra manera, verían una parte significativa de sus ingresos reducida por los impuestos. Para las empresas, entender y aplicar correctamente este subsidio es esencial para mantener a los empleados satisfechos y asegurar el cumplimiento fiscal al mismo tiempo que mantienen sus registros saludables al realizar un cálculo de nómina correcto. Subsidio al Empleo en 2025 El pasado 31 de diciembre de 2024, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el “Decreto que otorga el subsidio para el empleo”. Dicha modificación fue realizada con el objetivo de proteger a los trabajadores con menores ingresos al incremento del salario mínimo vigente en 2025. El subsidio al empleo 2025 entró en vigor el 1ro de enero de este año con las siguientes modificaciones: 13.8% del valor mensual de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) que es equivalente a $475.00 mensuales  El límite de ingresos aumentó a $10,171 pesos mensuales (amplía el alcance del beneficio) Durante enero de 2025 se aplicará un porcentaje provisional de 14.39% de la UMA vigente del 2024 por la actualización anual del valor de la UMA, que es efectiva a partir de febrero ¿Cuándo aplicó el subsidio al empleo en 2024? El 1 de mayo de 2024, se publicó un decreto en el Diario Oficial de la Federación que moderniza el esquema del subsidio al empleo. Se reemplazó la tabla de montos variables anterior por una cuota mensual fija.  Con este reemplazo se buscó garantizar que los trabajadores con salarios menores no vean afectados sus ingresos debido a sus obligaciones fiscales. Anterior esquema del subsidio al empleo 2024 El Decreto estableció en 2024 especificaciones sobre el nuevo esquema del subsidio al empleo. Primero, que los trabajadores que perciban ingresos por la prestación de servicios personales subordinados hasta un monto máximo especificado podrán beneficiarse de este subsidio. Este se aplicará directamente contra el ISR que resulte a cargo del trabajador en el mes correspondiente. Esta medida simplifica el proceso tanto para empleadores como para empleados, asegurando que el subsidio se aplique de manera justa y consistente. Además, el nuevo esquema facilitó la administración y reduce los posibles errores en el cálculo y aplicación de los beneficios. Principales cambios al 2025 A continuación enlistamos los principales cambios al subsidio al empleo 2025. Subsidio Mensual Se eliminó desde mayo de 2024 la tabla de montos variables. Para 2025 se estableció un subsidio fijo del 13.8% del valor mensual de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) para todos los trabajadores cuyos ingresos mensuales no excedan los $10,171.00 pesos mensuales. Este subsidio se aplicará directamente contra el ISR que les corresponda pagar mensualmente. Este cambio pretende simplificar el cálculo y asegurar que los empleados reciban un apoyo consistente, sin importar pequeñas variaciones en sus ingresos mensuales. Además, facilita la planificación financiera tanto para empleados como para empleadores. Cálculo del Subsidio Para aquellos trabajadores que reciban pagos por periodos menores a un mes, el cálculo del subsidio se ajustará proporcionalmente. En el caso de trabajadores con múltiples empleadores, deberán elegir a cuál de ellos le corresponde aplicar el subsidio, comunicando esta decisión de manera escrita a los demás empleadores. Esta flexibilidad asegura que todos los empleados puedan beneficiarse adecuadamente, sin importar su situación laboral específica. Además, permite una mejor coordinación entre empleadores y empleados para maximizar los beneficios fiscales. Impacto Anual Al final del año fiscal, el impuesto anual se calculará tomando en cuenta los ingresos totales, las retenciones por impuestos locales y los subsidios mensuales recibidos. Dependiendo del resultado, esto podría reducir significativamente la carga impositiva o, en algunos casos, eliminar cualquier impuesto a cargo del trabajador. Este enfoque integral asegura que los empleados no solo se beneficien a lo largo del año, sino que también vean reflejados estos beneficios en su declaración anual, promoviendo la equidad fiscal y el bienestar económico. No olvides considerar el ajuste dentro de tu precierre fiscal y cierre fiscal 2024. Descarga el Ebook Precierre Fiscal 2024 No Acumulable El subsidio para el empleo no se considerará como ingreso acumulable para el cálculo de otras contribuciones, reafirmando su carácter de apoyo directo al trabajador. Esto es crucial para evitar cualquier complicación fiscal adicional y asegurar que los empleados puedan recibir el subsidio sin preocupaciones adicionales. La claridad en este aspecto fortalece la confianza en el sistema y facilita su implementación. Simplificación Administrativa Se espera que la implementación de una cuota fija mensual reduzca significativamente la complejidad y los costos administrativos asociados con la gestión del subsidio. Esta simplificación es un paso importante hacia la eficiencia operativa, permitiendo a las empresas enfocarse en su crecimiento y desarrollo mientras cumplen con sus obligaciones fiscales de manera más sencilla y efectiva. ¿Cuánto se cobra de subsidio al empleo en 2025? Se establece un subsidio fijo del 13.8% del valor mensual de la UMA para todos los trabajadores cuyos ingresos mensuales no excedan los $10,171.00 pesos mensuales. Este subsidio se aplicará directamente contra el ISR que les corresponda pagar mensualmente. A quiénes aplica el subsidio al empleo en 2025 Trabajadores con Salario Mínimo Todos los trabajadores que perciben el salario mínimo (no exceda los $10,171.00 pesos mensuales) tienen derecho a recibir el subsidio al empleo. Esta medida es esencial para apoyar a los empleados con ingresos más bajos, asegurando que puedan mantener un nivel de vida digno sin verse abrumados por las obligaciones fiscales. Trabajadores con Ingresos Mensuales de Hasta $10,171.00 pesos mensuales Aquellos trabajadores cuyos ingresos acumulables por salarios mensuales no excedan de $10,171.00 pesos mensuales (diez mil ciento setenta y un pesos 00/100 M.N.) también tienen derecho a este subsidio.  Conclusión Entender el subsidio al empleo y los cambios recientes es vital para llevar una administración de nómina efectiva y eficiente. Este beneficio no solo mejora la calidad de vida de los empleados, sino que también ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales.Mantente informado y asegúrate de aplicar correctamente el subsidio al empleo. Si tienes dudas o necesitas ayuda, no dudes en contactarnos.
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Reformas laborales en México

Reformas Laborales en México y su Impacto en las Empresas

En los últimos años, hemos sido testigos de una serie de reformas laborales en México que han cambiado el panorama para las empresas. Estas reformas buscan mejorar las condiciones laborales y asegurar el cumplimiento de derechos para los trabajadores. Para los directores y gerentes de RR.HH, y patrones, entender estas reformas es crucial para mantener la conformidad y optimizar la gestión de recursos humanos. Desde 2019, los expertos en Recursos Humanos, noministas, expertos fiscales y legales han tenido que adaptarse a más de 30 reformas laborales. Este artículo tiene como objetivo proporcionar una visión completa de las reformas laborales más importantes, las que ya están aprobadas, las que vienen en camino y cómo impactan o impactarían a tu organización. Mantente informado y asegúrate de que tu empresa cumple con todas las regulaciones vigentes. Últimas reformas laborales que debes conocer Desde la prohibición del outsourcing para darle paso a los servicios especializados u obras especializadas, aumentos al salario mínimo, extensión de los días de vacaciones y mucho más. Estas son las reformas laborales en México que debes conocer. Incrementos al Salario Mínimo En los últimos 5 años, el salario mínimo general ha aumentado de $123.20 pesos a $248.90 pesos (en 6 años ha crecido un 110%). A partir del 1ro de enero de 2024, el salario mínimo ($248.90) aumentó un 20% comparado con 2023. Zona libre de la frontera norte (Baja California, Sonora, Chihuahua, Coahuila, Nuevo León y Tamaulipas): Sube de $260.34 a 312.41 pesos mexicanos Zona General: Sube de $172.87 a $207.44 pesos mexicanos ¿Cuál es el impacto del incremento del salario mínimo en las empresas? Las empresas deben ajustar sus cálculos de nómina para reflejar estos cambios en el salario mínimo. Esto puede implicar una revisión de las políticas salariales y una posible reestructuración de los presupuestos de recursos humanos. Prohibición de la Subcontratación de Personal La reforma laboral de 2021 introdujo cambios significativos. La subcontratación de personal u outsourcing queda prohibida en México, mientras que la subcontratación de servicios y obras especializadas es permitida siempre que no corresponda con el objeto social ni con la actividad económica preponderante de la empresa beneficiaria. Lo anterior es una realidad a partir del 1ro de septiembre de 2021. A partir de esa fecha, las empresas pueden subcontratar servicios u obras que no correspondan al objetivo económico de las mismas. Las empresas proveedoras de servicios especializados deben de estar inscritas ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE). ¿Cuál es su impacto en las empresas? Las empresas contratistas deben revisar ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) así como asegurarse de que dichas empresas estén inscritas ante el REPSE. Además, deben entregar información de los contratos de subcontratación de servicios especializados al IMSS y al Infonavit de manera cuatrimestral. Además: Hay responsabilidad compartida en caso de incumplimiento El registro de las empresas ante el REPSE debe renovarse cada 2 años. La STPS puede negar o cancelar dicho registro Las empresas (contratantes y contratistas) deben estar al corriente con sus obligaciones fiscales y de seguridad social Las empresas contratistas deben entregar información  Se debe entregar información de los contratos de subcontratación de servicios especializados celebrados en el periodo respectivo (y copia del aviso de registro en el REPSE) al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) de manera cuatrimestral; a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre. Se deben de utilizar los sistemas electrónicos desarrollados por el IMSS e Infonavit para transmitir los datos de los contratos:  Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE) y el Sistema de Información de Subcontratación (SISUB), respectivamente. Debe proporcionar al contratante copias de (i) los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o Factura Electrónica (CFDI) de los colaboradores; (ii) de los recibos de pago expedidos por institución bancaria, por la declaración de entero de las retenciones de impuestos efectuadas a esos trabajadores; (iii) del pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS, y (iv) del pago de las aportaciones al Infonavit. Si necesitas asesoría para cualquiera de los puntos anteriores, consúltanos. Ampliación de Días de Vacaciones El 27 de septiembre de 2022, la Comisión de Trabajo y Previsión Social aprobó el dictamen con proyecto de decreto para reformar la LFT. Dicho decreto estableció el aumento de los días de vacaciones, de 6 a 12 días a partir del primer año laboral. Esta medida entró en vigor el 1° de enero de 2023. Esta reforma a la LFT influenció los artículos 76 y 78. A la par, los días de vacaciones aumentarán dos días por cada 5 años de trabajo hasta llegar a los 30 días de vacaciones. Los trabajadores que cumplan 35 años de servicio, llegarán hasta los 32 días de vacaciones. ¿Cuál es el impacto en las empresas el aumento de días de vacaciones? Las empresas tuvieron que actualizar sus políticas internas de vacaciones, contratos colectivos de trabajo, reglamento interior de trabajo y contratos individuales de trabajo. Esto asegura que se cumplan las nuevas disposiciones legales y que los empleados disfruten de sus derechos de descanso. Descarga el Ebook Precierre Fiscal 2024 NOM-035 y nuevas enfermedades de trabajo La NOM-035 busca identificar, analizar y prevenir factores de riesgo psicosocial en el entorno laboral. Esta norma, cuyo cumplimiento es obligatorio desde octubre del 2019, es crucial para promover un ambiente de trabajo saludable y seguro. Con el objetivo de combatir, controlar y prevenir los factores de riesgo psicosociales en el trabajo, la STPS estableció pautas para la identificación y tratamiento de distintas alteraciones. Recordemos cuáles son los factores: Condiciones peligrosas e inseguras.  Cargas de trabajo que exceden la capacidad del trabajador. Falta de control personal sobre la organización y el proceso de trabajo.  Jornadas de trabajo superiores a las previstas en la Ley Federal del Trabajo. Rotación de turno nocturno sin períodos de recuperación y descanso. Interferencia en la relación trabajo-familia. Relaciones negativas en el trabajo. Sin embargo, dentro de la norma no estaban previamente reconocidos los transtornos mentales o asociados como enfermedades de trabajo. Se llevó a cabo una actualización de la tabla de enfermedades de trabajo (se agregaron 88) y con ello a la LFT. Hoy se reconoce dentro de la normativa a la ansiedad, depresión, estrés y el transtorno no orgánico del ciclo de sueño-vigilia como padecimientos laborales. ¿Cuál es su impacto en las empresas? Las empresas están obligadas a cumplir la NOM 035-STPS-2018  así como a realizar evaluaciones periódicas y llevar a cabo acciones correctivas para mitigar los riesgos psicosociales. Esto incluye capacitaciones, creación de políticas y establecimiento de canales de comunicación efectivos para apoyar a los empleados.  A la par, las empresas deben cumplir con todas las normas que apliquen a las nuevas enfermedades incluidas en la tabla. En caso de no cumplir con lo establecido en la NOM-035, las empresas pueden enfrentarse a graves consecuencias (previstas en el artículo 994 de la LFT) como: Ser acreedora a multas de 50 a 250 UMAs cuando la duración de la jornada exceda las 8 horas de forma diurna, 7 horas nocturna o 7 horas y media la jornada mixta 250 a 5000 UMAs cuando el patrón incumpla las obligaciones del artículo 132 250 a 5000 UMAs cuando el patrón no observe las normas de seguridad e higiene para prevenir riesgos de trabajo 250 a 5000 UMAs cuando el patrón cometa algún acto o conducta discriminatoria en el centro de trabajo, actos de hostigamiento sexual o haya tolerancia a este tipo de actos Si la STPS ratifica el incumplimiento de la norma, las sanciones pueden superar los $500,000 pesos mexicanos. NOM-037 de Teletrabajo La NOM-037 entró en vigor el 5 de diciembre de 2023. Ésta introduce nuevas obligaciones para los empleadores y los trabajadores en el ámbito del teletrabajo o trabajo remoto o home office. Esta normativa establece que el lugar de trabajo debe cumplir con las disposiciones de seguridad y salud al igual que los empleados no pueden cambiar su espacio laboral sin notificar a su empresa. La LFT fue modificada en 2021, comúnmente conocida como Ley Home Office. Se establecieron obligaciones para el empleador y colaborador dentro de la modalidad remota. Dicha actualización reconoce al teletrabajo como una actividad laboral que se desarrolla desde casa en un 40% del tiempo. Aunque la actualización antes mencionada dejó algunos aspectos por fuera, por ello, se complemento con la NOM 037 PROY-NOM-037-STPS-2022. Algunos aspectos son: Establecimiento del inicio y término de la jornada laboral Protocolos de contacto entre el teletrabajo y empresa Conciliación de la vida personal y laboral con perspectiva de género Equipamiento ergonómico para teletrabajadores La empresa debe proporcionar los insumos necesarios para el desempeño y rendimiento del teletrabajador ¿Cuál es su impacto en las empresas? Las empresas deben establecer políticas claras de teletrabajo, asegurarse de que los espacios laborales de los empleados cumplan con las normas de seguridad y salud así como notificar cualquier cambio en el lugar de trabajo. Esto implica una revisión constante y posible adaptación de los espacios laborales. En resumen: Política de Teletrabajo  Las empresas deben establecer políticas claras de teletrabajo que incluyan los requisitos para los trabajadores, las responsabilidades de la empresa y los procedimientos para manejar accidentes y enfermedades laborales. Evaluación de Riesgos Laborales  Antes de implementar el teletrabajo, las empresas deben realizar evaluaciones de riesgos laborales que consideren factores físicos, psicológicos y sociales. Estas evaluaciones deben actualizarse periódicamente para mantenerse al día con cualquier cambio. Plan de Prevención  Este plan debe incluir medidas para prevenir riesgos laborales, como la provisión de equipos de protección personal y programas de capacitación. Las políticas de salud y seguridad son esenciales para garantizar un entorno de trabajo seguro. Programa de Capacitación  Las empresas deben capacitar a sus empleados sobre los riesgos laborales asociados al teletrabajo y sobre las medidas de prevención necesarias para evitar accidentes y enfermedades. Registro de Accidentes y Enfermedades Laborales  Es crucial mantener un registro detallado de todos los accidentes y enfermedades laborales que ocurran en el entorno de teletrabajo. Esto ayuda a garantizar la responsabilidad y la mejora continua en la seguridad laboral. Descarga el Ebook Precierre Fiscal 2024
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Reducción de costos

Cómo la Maquila de Nómina Ayuda a la Reducción de Costos en una Empresa

La gestión de nómina es una responsabilidad crítica para cualquier empresa, ya que afecta directamente a los empleados y su remuneración. Por otro lado, un error puede convertirse en una multa o sobrepago de obligaciones. Sin embargo, muchas empresas todavía gestionan su nómina internamente, sin darse cuenta de que la maquila de nómina puede ayudarles a reducir costos y mejorar su eficiencia. En este artículo compartiremos cómo la maquila de nómina puede ayudar a la reducción de costos en las empresas. Claves para la reducción de costos con la maquila de nómina Como integrante del departamento de Recurso Humano en la empresa, sabes que el cálculo de la nómina debe cumplir con determinados requisitos. Por ejemplo, el cumplimiento con normativas del IMSS, STPS, SAT e INFONAVIT. A la par, las organizaciones deben llevar un proceso adecuado de la nómina para evitar errores en los pagos de los empleados y en el peor de los casos, errores que pueden llevar a multas con autoridades correspondientes. La sobrecarga de trabajo, falta de experiencia del área para gestionar la nómina, crecimiento de la plantilla laboral en épocas de temporalidad alta, nuevas contrataciones, reportes de incidencias, errores y mucho más, son procesos que pueden ser revisados y mejorados para lograr la reducción de costos en una empresa. Descarga nuestro eBook Reducción de costos con la maquila de nóminas ¿Cómo funciona? La maquila de nómina es una solución que externaliza la gestión de nómina a empresas especializadas en este servicio, como Consolidé. Al contratar a una empresa de maquila de nóminas, las organizaciones pueden lograr la reducción de costos y mejorar su eficiencia operativa en diferentes aspectos: Errores en procesos de nómina Un equipo capacitado y con experiencia en la gestión de nóminas puede evitar errores comunes en el cálculo y procesamiento de la nómina. Esto se traduce en ahorro de tiempo y recursos para tu empresa. Cumplimiento normativo Una empresa especializada en maquila de nómina cuenta con el conocimiento y la experiencia necesarios para garantizar el cumplimiento de las normativas del IMSS, STPS, SAT e INFONAVIT. Los equipos de trabajo que se encargarán de su nómina se mantienen actualizados en las últimas modificaciones a normativas pertinentes. Ejemplos como: Aumento al salario mínimo UMA Aumento de impuestos Entre otros Errores en procesos Si su empresa gestiona la nómina en hojas de excel, sin las actualizaciones de las normativas correspondientes, corre el riesgo de afectar el cálculo. Gestionar la nómina en este tipo de programas tiene las siguientes consecuencias: Pérdida de tiempo por llevar todo de forma manual No hay automatización Errores en fórmulas No hay exportación sencilla de recibos de nómina Errores Si la organización confía en una hoja de excel, la reducción de costos será complicada ya que no se puede asegurar que esté actualizada. Incluso, puede llevar a errores de cálculo. Pago de licencias de software de Recurso Humano La maquila de nómina también permitirá a las empresas prescindir del pago de licencias de software de Recurso Humano. En lugar de ello, con Consolidé se obtiene un servicio completo que incluye el uso de una plataforma en línea para facilitar la gestión y acceso a los recibos de nómina por parte de la organización. Con nuestro servicio, obtienes un calificado software de nómina y un equipo especializado para la gestión. Reducir costos administrativos Además de los costos mencionados anteriormente, la maquila de nómina también permite reducir costos administrativos. Al externalizar la gestión de nómina, las empresas no tendrán que destinar recursos a la contratación y capacitación de personal para esta tarea. Evita multas La maquila de nómina consiste en externalizar la gestión de la nómina a una empresa especializada. Esto significa que la empresa contratada se encarga de enviarte todos los cálculos y trámites relacionados con la nómina, incluyendo los recibos de nómina, retenciones fiscales así como pago de cuotas obrero patronales. Al dejar esta tarea en manos de expertos, se minimiza el riesgo de cometer errores que puedan llevar a multas y sanciones por parte de autoridades. ¿Cómo ayuda Consolidé en la reducción de costos con la maquila de nómina? Consolidé es una empresa especializada en servicios de maquila de nómina. Contamos con más de 20 años de experiencia en gestiones de Recurso Humano. Contáctanos para conocer cómo podemos ayudarle
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Proceso de maquila de nómina

Conoce lo Simple que es el Proceso de Maquila de Nómina

Para realizar los pagos a tus colaboradores es esencial cumplir con un proceso de maquila de nómina. De esa operación se obtiene el monto que recibe cada trabajador y la cantidad que la empresa va a invertir por un tiempo determinado. Toda la relación de salario, percepciones y retenciones se reflejan en la nómina. Un documento formal, recibo de nómina, cuya estructura obedece a lo establecido en las distintas leyes de México como son: Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II); Código Fiscal de la Federación (artículo 67) y Ley del Seguro Social en México (artículo 15). De ahí que sea necesario cumplir con las distintas normativas para la correcta relación de pagos y retenciones. Si llegaste aquí con dudas acerca de cómo es el proceso de maquila de nómina, sigue leyendo. Entenderás los pasos y elementos que debes considerar. Proceso de maquila de nómina Salarios La empresa determina el salario que recibirá cada trabajador. Para ello, se consideran los diferentes puestos de la empresa y se establece la cifra que recibirá el empleado, según la jerarquía y desempeño de funciones.  También se toma en cuenta la capacidad económica de la empresa; a fin de asegurar la rentabilidad y funcionamiento de la empresa. Prestaciones Las prestaciones forman parte de las percepciones del trabajador.  Por un lado están las prestaciones sociales, también conocidas como prestaciones superiores a la ley. Estas compensaciones no monetarias son independientes del sueldo y se dan como complemento de forma voluntaria, por su desempeño y por ser parte del equipo. Este tipo de prestaciones superiores a la ley son muy valoradas por los colaboradores, puesto que reflejan un interés por parte de la empresa de su bienestar.  Entre las prestaciones superiores a la ley destacan: Transporte Los vales de comida Vales de gasolina Servicio de guardería Seguro de vida y gastos médicos superiores Cursos y capacitaciones Por otra parte, tenemos las prestaciones laborales. Mismas que son derecho de cada trabajador desde el momento en que establece un vínculo laboral con una empresa; conforme los establece la Ley Federal del Trabajo.  Entre las prestaciones de ley están: Seguridad social. El aguinaldo. Prima vacacional, dominical y de antigüedad. Vacaciones. Pago de utilidades. Licencias de maternidad y adopción, periodo de lactancia. Prenómina Este proceso es muy importante para elaborar la nómina final, ya que se hace el conteo del tiempo laborado y la recopilación de incidencias de cada colaborador. Otra forma de entender para qué sirve la prenómina es que se trata de un boceto, que puede modificarse previo al registro de la nómina. De esta manera, se pueden corroborar los datos empleados, a fin de evitar omisiones o errores en la nómina definitiva. Reporte de incidencias Como incidencias se entiende todo aquello que altera la dinámica de trabajo o desempeño de los trabajadores. Una incidencia puede originarse por condiciones inadecuadas de trabajo o por acción del colaborador.  Entre las incidencias más comunes están: las ausencias no autorizadas, accidente laboral, ausencia por enfermedad o incapacidades verificadas por el IMSS, retardos, permisos sin goce de sueldo, entre otras.  Las incidencias influyen en el salario recibido mensualmente y de ahí que deban registrarse adecuadamente para incluirlas en el cálculo de nómina. Además, deben contemplarse en los salarios base de cotización para el cálculo de deducciones.  Políticas de pago Toda empresa debe tener políticas de pago en las que se detallen con precisión todos los aspectos que influyen en la determinación de salario, las prestaciones y deducciones.  Las políticas de pago salvaguardan los intereses de la empresa y mantienen la transparencia de cara a sus empleados al momento de esclarecer dudas sobre su nómina. Calendarización de pago Llevar un calendario para determinar los pagos es un requerimiento para la empresa antes de iniciar el año laboral; esto evita retrasos y conflictos en el esquema de pagos. Toma en cuenta que pueden haber diferentes periodicidades de pago, según contratos establecidos (pagos semanales, quincenales, mensuales u otros). Descuentos Hay casos extraordinarios (tomados del reporte de incidencias) que alteran el proceso de maquila de nómina regular. Además de las deducciones por ley, a la nómina se le pueden realizar descuentos extra por préstamos otorgados al trabajador u descuentos adicionales. Cálculo de nómina Para ello, se requiere la información que hemos descrito, tal como: el salario del colaborador; la cantidad de días laborados e incidencias.  También se debe verificar si hay adeudos por préstamos o créditos. Adicionalmente, toca descontar las cantidades destinadas para la seguridad social y en caso de existir un fondo de ahorro o crédito de vivienda realizar el pago pertinente.  En cuanto a las percepciones, hay que tomar en cuenta si hay asignación de un bono o incentivo por actividades y ventas. Reporte El proceso de maquila de nómina implica a organismos externos a la empresa y se deben cumplir con ciertos reportes. Hay una serie de archivos y formatos que debes llenar y estar firmados por el trabajador.  En ese sentido, hay que cumplir con la entrega de la documentación necesaria a las empresas que administran los vales de despensa, a IMSS e Infonavit y los créditos que deben ser entregados en el banco.  Esto para que sus colaboradores logren cumplir con sus actividades fiscales y su seguridad social, dada la relación laboral que existe con la empresa. Pago de nómina Como has podido notar, antes de efectuar el pago se debe hacer una revisión minuciosa de la prenómina. En caso de detectarse algún error, puedes y debes corregir. De lo contrario, una vez cerrado el proceso de nómina es inamovible.  Finalmente, realizado el pago, sólo resta archivarlos y realizar las respectivas declaraciones mensuales y anuales. Conclusión Al tener claro todos los pasos que componen el proceso de maquila de nómina es simple entender lo minucioso de esta labor. Llevar orden de los salarios y pagos a tus colaboradores requiere de formación administrativa y también un alto nivel de conocimiento fiscal para cumplimiento legal.  Obligaciones como la retención de ISR, los cálculos frente al IMSS y otros descuentos que ameritan ser reportados, exigen rigurosidad. Por eso contar con un proveedor de maquila de nómina como Consolidé es una inversión rentable. Con el servicio de maquila de nómina de Consolidé brindas un gran soporte al equipo de Recursos Humanos, en aras de ahorrar tiempo apostando a la productividad.  Te ayudamos con el cálculo de remuneraciones, registro de incidencias y cálculo de retenciones. Nuestro equipo se mantiene al día con la regulación fiscal y contable que rige en el país. Evita multas por incumplir en tiempo y forma con los plazos. Con nuestro servicio puedes gestionar tu nómina con una herramienta de recursos humanos, diseñada para agilizar las tareas del departamento.
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Qué es la nómina ciega

Nómina Ciega: Cómo Mejora el Proceso de RRHH

El cálculo de nómina se compone de diferentes etapas que en conjunto, resuelven el pago del sueldo de los empleados en una organización. Aunque es un proceso elemental dentro del departamento de Recursos Humanos, la gestión de nómina puede optimizarse para no sólo ahorrar tiempo, también para implementar mejoras en términos de igualdad salarial. Es por ello que algunas empresas han implementado el proceso de nómina ciega. ¿Qué es la nómina ciega? La nómina ciega es un proceso dentro del cálculo de nóminas en el que no se revela la identidad de los empleados a la persona encargada de realizar la nómina. Esto significa que, en lugar de utilizar los nombres y apellidos de los empleados, se utiliza un número o código único para identificarlos. El proceso de nómina ciega es cada vez más popular en empresas de todos los tamaños, ya que también ayuda a proteger la privacidad de los empleados. En Consolidé la podemos implementar con nuestros clientes que requieran el servicio de maquila de nómina. Importancia de la nómina ciega en el proceso de cálculo de nómina La nómina ciega no sólo protege la privacidad de los empleados, sino que también puede ser muy beneficiosa en términos de eficiencia y exactitud en el cálculo de la nómina. Conozca su importancia: Eficiencia: Al implementar un sistema de nómina ciega para asignar números o códigos a los empleados, se reduce la posibilidad de errores humanos al ingresar los datos. Esto ayuda en la eficiencia dentro del proceso. Exactitud: Al estar protegida la identidad de los empleados, se evita cualquier sesgo o favoritismo en el proceso de cálculo de la nómina. ¿Cómo se diferencia de la nómina clásica? La principal diferencia entre la nómina ciega y la nómina clásica es que en esta última se utilizan los nombres y apellidos de los empleados para identificarlos. Como se comentó anteriormente, si su organización busca evitar el sesgo o en su caso, prevenir problemas de confidencialidad, la nómina ciega es una solución. Cuando un nominista realiza el cálculo de las nóminas, el ingreso de los nombres y apellidos puede ocasionar un fallo humano. Por ello, la nómina ciega es una solución. Beneficios de implementar una nómina ciega Ya conoce dos factores esenciales de la implementación de la nómina ciega: efectividad y eficiencia. Ahora lo invitamos a conocer los beneficios: Mayor seguridad: Al no revelar la identidad de los empleados, se reduce el riesgo de robo de información confidencial. Protección de datos: Con la nómina ciega, se evita exponer información personal como nombres, apellidos y salarios a posibles filtraciones o hackeos.  Equidad salarial: Al utilizar un sistema de identificación único, se evita la discriminación basada en el género, edad o cualquier otra característica personal. Además, al no saber la identidad de los empleados, se promueve una cultura más justa e inclusiva. Con la nómina ciega, se evita cualquier tipo de sesgo o favoritismo al calcular los sueldos. Esto puede ayudar a mejorar la moral y motivación de los empleados al sentir que están siendo tratados con equidad. ¿Cómo se implementa? La implementación de la nómina ciega puede variar dependiendo del proveedor de maquila de nómina contratado por cada empresa. Sin embargo, los pasos generales a seguir son: Asignar un número o código único a cada empleado. Implementar un sistema automatizado para calcular y procesar la nómina utilizando estos números en lugar de nombres y apellidos. Capacitar al personal encargado de la nómina para que entiendan y sigan los procedimientos adecuados para mantener la privacidad de los empleados. Conclusión En resumen, implementar una nómina ciega en su empresa puede traer beneficios como mayor seguridad, protección de datos, equidad salarial y eliminación de sesgos. Además, puede mejorar la eficiencia y exactitud en el proceso de cálculo de nómina. Considere adoptar esta práctica en su empresa para proteger la privacidad de sus empleados y promover una cultura más justa e inclusiva. Dentro de nuestro servicio de maquila de nómina o payrolling, Consolidé puede implementar también el proceso de nómina ciega. Conozca cómo podemos ayudarle.
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Reducción de la jornada laboral

Reducción de la jornada laboral: Nuevas actualizaciones

La reducción de la jornada laboral en México es casi una realidad. Durante octubre de este año, legisladores y representantes de la Inversión Privada debatieron sobre el tema. Los empresarios expusieron que la disminución de 48 a 40 horas semanales de trabajo podrían tener consecuencias como desempleo, inflación así como informalidad. Por su lado, los legisladores expusieron el no pago de horas extras y afectaciones a la salud de los empleados. Sin embargo, de aprobarse la reforma, favorecería a aproximadamente 15.6 millones de personas. ¿Qué pasó después? Parlamento Abierto sobre la reducción de la jornada laboral La reforma para la reducción de la jornada laboral ya había sido aprobada por la Comisión de Puntos Constitucionales el periodo pasado ordinario. En ese entonces, la Junta de Coordinación Política (Jucopo) decidió detener el dictamen por unanimidad. Para ello se convocó un Parlamento Abierto.    Empresarios y legisladores se reunieron en el Parlamento Abierto para discutir sobre la reforma constitucional para la reducción de la jornada laboral. La Diputada Susana Prieto había propuesto reformar el artículo 133 de la Constitución Política de México, sin embargo, el resto de la asamblea estuvo en desacuerdo. Se mencionó que no es el momento para hacerlo y de hacerse, sería gradual.    Durante el Parlamento Abierto, el presidente nacional de la Comisión Laboral de la Confederación Patronal de la República Mexicana (COPARMEX), Ricardo Barbosa Ascencio comentó que la reforma como está hoy, no está lista para ser aprobada. El representante complementó su comentario en referencia a que las más afectadas por esta reforma de reducción de la jornada laboral serían las micro, pequeñas y medianas empresas por los siguientes puntos: Los dos días de descanso obligatorio aumentarán la informalidad Disminuirá la recaudación de ISR Los costos de nómina aumentarán entre un 35 y 40% Bajará la aportación de cuotas al IMSS   Por otro lado, el Consejo Nacional Agropecuario (CNA) añadió que ninguna empresa en el país podría absorber el costo de la reducción de la jornada laboral. Lo anterior debido a que se vería reflejado el aumento también en precios de productos y servicios.  México, el país que trabaja más horas Según la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE), México es el país donde más se trabaja en horas. En promedio, un mexicano trabaja 2,128. Para hacer la comparación, el segundo país con más horas de trabajo es Costa Rica, con 2,060 horas. Finalmente, comparando con el último país en la lista, en Dinamarca trabajan en promedio 1,380 horas.   La Diputada Susana Prieto comentó que las jornadas son extenuantes para los trabajadores y un día de descanso no es suficiente. A lo anterior añadió que las largas jornadas provocan daños a la salud, seguridad y tejido social.   Por su lado, el presidente de la Comisión Laboral del Consejo Coordinador Empresarial (CCE), Lorenzo Roel, añadió que de aprobarse la reducción de la jornada laboral en México, requerirían cubrir 105 millones de horas semanales. Por otro lado, el concepto de día de descanso laborado tendría un impacto de 360,000 millones de pesos. Reforma de la reducción de la jornada laboral: ¿Cuándo pasará a la Cámara de Diputados? El próximo 21 de noviembre de 2023, la reforma a la reducción de la jornada laboral pasará a la Cámara de Diputados para su decisión final. De aprobarse, pasará a la Cámara de Senadores. Con la firma del Ejecutivo, la reducción de 48 a 40 horas semanales entraría en vigor para 2024 con la reforma a la Ley Federal del Trabajo y su publicación en el Diario Oficial de la Federación.  En Consolidé estamos preparados. Si existe una reducción de la jornada laboral, el cálculo de su nómina tendrá que reflejar los ajustes necesarios. Contáctenos, encontraremos la solución eficiente para no tener errores ni retrasos.
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Payroll para las empresas y nómina

Payroll: El Servicio de Cálculo de Nómina para tu Empresa

El payroll, también conocido como la maquila de nómina, es un proceso fundamental dentro del ámbito empresarial. Se trata de una actividad que consiste en gestionar y calcular las remuneraciones que corresponden a los trabajadores de una empresa. En otras palabras, es el proceso encargado de calcular y pagar los salarios de los empleados. Este artículo conocerás todo sobre el payroll o a la maquila de nómina, qué calcula, cuáles son sus beneficios así como el marco legal. ¿Qué es el payroll? El payroll es un término que proviene del inglés y se utiliza para referirse a la maquila de nómina en México. Se refiere al proceso de gestión y cálculo de los salarios y beneficios que corresponden a los empleados de una empresa. En resumen, el payroll abarca todas las actividades en relación al cálculo de sueldos, pago de cuotas obrero patronales y la gestión de pagos. Payroll y cálculo de nómina ¿Qué se considera? El servicio de payroll en México considera cálculos como: Retenciones de impuestos Descuentos Pago de impuestos Obligaciones patronales Prestaciones de Ley Primas vacacionales Utilidades (PTU) Aguinaldo Prestaciones por parte de la organización Bonificaciones Leyes y normativas que aplican para el servicio de payroll Un servicio de payroll profesional cuenta con la asesoría de especialistas en materia fiscal, legal, de Recurso Humano y laboral. Lo anterior se debe a que el pago de sueldos está apegado a distintas leyes y normativas en el país como: Código Fiscal de la Federación: Artículo 67 INFONAVIT: Retenciones aplicables por créditos IMSS: Artículo 15, artículo 27 de la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social así como la UMA FONACOT: Retenciones aplicables ante el FONACOT Ley Federal del Trabajo: Artículo 13, artículo 804 Ley de Impuesto sobre la Renta Ley de Protección de Datos Personales Ley de Protección al Consumidor Beneficios del servicio de payroll La correcta realización del payroll es fundamental para mantener una adecuada gestión en la empresa, en términos de asignación de recursos tanto monetarios como de tiempo. Algunos de los beneficios más importantes que aporta para las organizaciones son: Ahorro en costos administrativos Al externalizar el cálculo de nómina con un servicio de payroll, la empresa se ahorra los costos asociados al personal encargado de realizar estas funciones. Además, permite contar con un equipo especializado en la materia que garantice una correcta gestión de la nómina. Aumento en la eficiencia y precisión El payroll implica un alto nivel de detalle y precisión, lo que puede ser una tarea compleja para los empleados encargados de realizarla. Al externalizar el servicio, se asegura una mayor eficiencia en su realización, disminuyendo así la posibilidad de errores y el peligro de cálculos erróneos. Cumplimiento legal El payroll es un proceso que debe cumplir con numerosas leyes y normativas, lo que puede ser una tarea complicada para las empresas. Al contratar un servicio de payroll externo, se asegura el cumplimiento de todas las regulaciones legales y fiscales en materia de nómina. Tal como lo vimos arriba, la maquila o payroll se rige por distintas normativas en México. A la par, el payroll con aliados como Consolidé tiene garantía de cero errores. Con ello, evitarás posibles multas o cálculos incorrectos. Ahorro en sueldos de noministas Con el payroll, se elimina la necesidad de tener un personal dedicado exclusivamente a realizar estas funciones, lo que representa un ahorro en sueldos y salarios para la empresa. Mejora en la gestión del tiempo El cálculo de la nómina puede ser una tarea bastante demandante y consumir mucho tiempo de los empleados encargados de realizarla. Al externalizar este servicio, se libera tiempo para que el personal pueda enfocarse en otras actividades fundamentales para la empresa. Acceso a tecnología y herramientas especializadas Los servicios de payroll, como el de Consolidé ofrecen dentro de sus paquetes el acceso a tecnologías especializadas en el cálculo de nómina. Ahorro en licencias de software de nómina Al externalizar el servicio de payroll, la empresa no tendrá que invertir en licencias de software especializado para realizar esta tarea, lo que representa un ahorro significativo. Ahorro en costos de papel e impresión El uso de tecnología especializada en el payroll, también contribuye al ahorro de costos relacionados con la impresión.  Beneficios del payroll para los empleados de su empresa No solo las empresas se benefician de un servicio de payroll adecuado, sino que también los empleados tienen ciertos beneficios al tener una correcta gestión en su nómina: Pago puntual y exacto Al contar con un equipo especializado en el cálculo y gestión de la nómina, se reduce la posibilidad de errores en los pagos y se asegura que estos sean realizados a tiempo. Transparencia en el cálculo de salarios Con el payroll, los empleados pueden acceder a información detallada sobre el cálculo de sus salarios y deducciones, sin errores, lo que promueve una mayor transparencia en el proceso. ¿Cómo funciona un servicio de payroll con Consolidé? Consolidé es una empresa especializada en servicios de payroll que ofrece soluciones integrales para la gestión de nómina. Su proceso de trabajo consta de las siguientes fases: 1. Análisis de la nómina actual Se realiza un análisis detallado de la situación actual del departamento de nómina. 2. Evaluación de incidencias En este paso revisamos las incidencias más importantes para su empresa. Bonos, premios, descuentos, etc. 3. Homologación de procesos En este paso revisamos que nuestros procesos se adecúen al propuesto por Consolidé. También nos encargamos de la configuración del sistema. 4. Pruebas Se realizan pruebas para garantizar que el sistema funciona correctamente y se recibe retroalimentación por parte de la organización. 5. Elaboración de cálculo pre-nómina Se realiza el cálculo de la nómina con base en la información proporcionada por la empresa, para su revisión y aprobación. Con su aprobación, procedemos. 6. Procesamiento de la nómina En este paso también hacemos el timbrado de nómina. 7. Entrega de recibos de nómina 8. Reporte de nómina En conclusión, el servicio de payroll ofrece numerosos beneficios tanto para las empresas como para sus empleados. Al externalizar esta tarea a un equipo especializado, se logra ahorrar en costos administrativos y cumplir con regulaciones legales y fiscales, entre otros beneficios. Además, los empleados también se ven beneficiados al tener un pago puntual y transparente, así como acceso a asesoría y soporte en caso de dudas. Consolidé es el aliado ideal para ayudarte con un payroll eficiente y confiable. ¿Está buscando mejorar la gestión de nómina en su empresa? ¡Contáctanos para obtener más información!
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contratar servicio de maquila de nómina

10 Razones para Contratar Servicio de Maquila de Nómina

Contratar servicio de maquila de nómina es una oportunidad con grandes beneficios, dadas las prestaciones que trae. Las empresas que contratan estos servicios han ido avanzando en la optimización de sus procesos con apoyo de herramientas digitales y recurso humano especializado de manera externa. El cálculo de la nómina y todas las tareas que conlleva exigen tiempo, así como manejar información legal y fiscal al día. De este ejercicio depende que la empresa esté en regla y que los empleados cobren lo que les corresponde por su labor.  Es por esta razón principal que resulta conveniente “desahogar” al equipo de Recursos Humanos y administrativo en tareas que conlleven al logro de los objetivos primordiales para el negocio. Sin embargo, son muchas otras las razones para contratar servicio de maquila de nómina y aquí te dejamos diez. 10 razones para contratar servicio de maquila de nómina La maquila de nómina es un servicio especializado que se ocupa del cálculo periódico para el pago de sueldos de los empleados. El alcance del servicio depende de cada organización, sin importar si se trata de una PyME o de una gran empresa. Y es por 10 razones que te describimos a continuación que sí o sí a tu empresa le conviene contratar servicio de maquila de nómina. 1: Ahorro de tiempo y recursos Al tercerizar la gestión de nómina, los colaboradores de recursos humanos tienen más tiempo para enfocarse en los objetivos estratégicos del negocio. En otras palabras, se aprovecha el recurso humano a su máximo potencial y se ahorran costos en herramientas que requieran actualizaciones e inducción al personal encargado.  Además, tener internamente a un grupo de especialistas en legislación laboral y fiscal para gestionar la nómina es costoso y probablemente poco rentable para el negocio. La recomendación es contar con servicios de maquila de forma externa.   2: Conocimiento especializado Contratar servicio de maquila de nómina representa contar con un equipo de especialistas que asistirán a la empresa en todo momento y resguardarán sus intereses.  En ese sentido, no tendrás que preocuparte por cualquier novedad que pueda impactar el cálculo de la nómina o cumplimiento de requisitos a la hora de rendir cuentas. 3: Cumplimiento legal y fiscal Una de las ventajas más notables de contratar servicio de maquila es la tranquilidad de cumplir con todas las regulaciones a tener en cuenta durante la gestión de pagos. Con ello garantizas el cumplimiento normativo en todo momento, de manera que no tendrás que preocuparte por multas o sanciones. De no cumplir puntualmente con todos los requerimientos de las instituciones públicas como el IMSS, INFONAVIT o SAT, tu empresa podría ser sancionada o pasar por trámites legales engorrosos. Aparte, los empleados están en derecho a demandar si los cálculos de su pago son errados e incluso ante continuos retrasos en la fecha de pago. Esto no sólo es un dolor de cabeza para el equipo que debe responder, también representa una amenaza en la productividad ante la desconfianza de tus colaboradores. 4: Precisión en cálculos y pagos El trabajo de gestión de nómina tiene un alto grado de complejidad. Por ello, al contratar servicio de maquila de nómina aseguras la fiabilidad del proceso. Por un lado se cumplirán los tiempos de elaboración de la nómina; contemplando los descuentos, prestaciones, préstamos, bonos adicionales, entre otros factores.  Además, se garantiza el pago de impuestos, así como del pago de los colaboradores, de acuerdo a las regulaciones establecidas por la ley. 5: Reducción de riesgos  Con la maquila de nómina hay una reducción de los riesgos de fraude o robo por parte de los empleados. Las empresas, especialmente las PyMEs tienden a crecer para lograr mayor alcance y obtener más ganancias. En proyección, sus procesos pueden verse afectados porque su recurso humano quedará corto, no hay talento especializado o no se cuenta con la infraestructura requerida.  6: Acceso a herramientas especializadas Al tener un aliado en maquila de nómina tu empresa se beneficia de la tecnología. El uso de una herramienta especializada en la elaboración de nóminas hace más eficiente el trabajo de contabilidad y administración de tu empresa.  Actualmente los mejores sistemas de nómina con alojamiento en la nube son la mejor apuesta. De esta forma tienes el respaldo en todo momento de la información que necesitas, para evitar pérdida o extravío de documentos. 7: Seguridad de datos La seguridad de la información de tu nómina es un asunto clave que debe ser protegido. Un aliado estratégico de maquila de nómina debe contar con protocolos de seguridad estrictos y acciones que mantengan la confidencialidad de datos.  Al contratar una empresa especializada en maquila de nómina como Consolidé contarás con un aliado con políticas y prácticas transparentes para ti como cliente que garanticen la protección de los datos. 8: Atención continua La maquila de nómina como servicio especializado cubre todos los aspectos del procesamiento de nóminas, especialmente Consolidé. En tal sentido, es un ciclo continuo que va desde el cálculo de nóminas hasta el procesamiento de pagos y la elaboración de informes.  El proveedor se encarga de atender y compartirte a tiempo tus obligaciones fiscales y la normativa vigente. También puede ocuparse de entregarte los recibos de nómina timbrados. 9: Flexibilidad y escalabilidad Las necesidades de una organización varían. por factores como: cambios en el presupuesto, la llegada de un nuevo cliente o simplemente un cambio en la estructura de la organización que requiere incrementar o reducir el número de empleados. Eso no es problema para una empresa que ofrezca servicios de maquila de nómina, pero son escenarios que deben ser conversados con el prestador del servicio para entender su capacidad de respuesta. Al contratar servicio de maquila de nómina debemos asegurarnos que sea flexible y capaz de adaptarse a cambios internos o en las leyes fiscales; es decir, que sea un servicio escalable; capaz de optimizar tu flujo de trabajo.  10: Costo-beneficio Cuando contratas los servicios de gestión de nómina, logras ahorrar dinero al eliminar la necesidad de personal interno especializado en nóminas y el equipo asociado.  Especialmente en empresas con pocos empleados, tener que integrar personal especializado puede afectar la rentabilidad del negocio. Además, deben considerarse los costos asociados a la capacitación y entrenamiento. Conclusión Al trabajar con Consolidé, los datos de tus colaboradores serán procesados con total seguridad, para gestionar la nómina.  Desde el día uno, ofrecemos garantías de procesos adecuados para el manejo de información de tu organización.   Nuestros expertos realizan el ejercicio administrativo y fiscal con apoyo de herramientas que se adecuan a las necesidades, características y protocolos de tu empresa. Con ello, brindamos el soporte que se requiere en momentos decisivos, como el crecimiento o reducción de la plantilla. Cumple con los pagos, evita multas y mejora la productividad del departamento de Recursos Humanos al delegar la gestión de los cálculos y pagos de nómina con nosotros. Contáctanos.
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Qué es la prenómina

Cómo Agilizar la Prenómina para Evitar Costos Ocultos

En muchas empresas, el proceso de nómina puede ser lento y costoso. Esto se debe a que los pasos del proceso de prenómina son complejos y muchas veces implican tareas manuales que requieren demasiado tiempo. Esto conlleva a un incremento en los costos, ya que hay tiempos de espera, posibles multas y errores. Por esta razón, es importante en tu organización adoptar medidas para agilizar la nómina. Importancia de la prenómina La prenómina es el cálculo previo al cálculo de nómina y el pago de la misma. Dentro de las organizaciones es un factor clave para salir a tiempo con los pagos y así garantizar que cada uno de los empleados reciba su compensación. En otras organizaciones, la prenómina inclusive se considera como la nómina misma. Para aprovechar el proceso de la prenómina hay que comprender los procesos asociados a la prenómina. Esto implica entender cuántas horas se dedican a realizar tareas de prenómina, quiénes se encargan de ellas y cuales son las herramientas que se utilizan para su ejecución.  Con ello podrás entender el tiempo que tu personal dedica a esta tarea y así tomar decisiones sobre cómo mejorarlo. Diferencias entre prenómina y nómina Imagina una situación en la que durante el mes tienes oportunidad de registrar en un documento sucesos y su impacto monetario en la nómina. Ahora imagina otra situación en la que casi a finales de mes tienes que registrar todos los sucesos del mes en un espacio de dos días, por ejemplo.. Esa es la diferencia principal entre la prenómina y la nómina. En la prenómina vas registrando dichos sucesos, las incidencias laborales, a lo largo del mes para obtener la contabilización del tiempo de trabajo de un colaborador. En la nómina calculas el total del sueldo a percibir por parte de los empleados. ¿Qué se hace en una prenómina? En la mayoría de las organizaciones, el proceso de prenómina se realiza desde el reporte de incidencias contando la duración de la jornada de trabajo. Reporte de incidencias El reporte de incidencias o las incidencias laborales son sucesos ocasionales durante una jornada de trabajo que pueden perjudicar a uno o más empleados. Ejemplos son: Asistencias Faltas al trabajo Permisos solicitados Retardos Días laborados Días festivos Horas extra Primas dominicales Incapacidades Vacaciones Por otro lado, hay otro tipo de incidencias que puedes registrar como: actualizaciones de contratos, cambios de sueldo, nuevos ingresos, bajas así como cambios de posición. Gestión de incidencias: ¿cómo agilizarlo? En cualquier organización pueden suceder accidentes o sucesos que detengan la labor de un empleado. Cada incidencia laboral tiene una consecuencia directa en el cálculo de la nómina de un empleado. Por ello, el proceso de la prenómina nos ayuda como departamento de Recurso Humano a su cálculo. Para agilizar la gestión de incidencias y obtener una prenómina precisa, lo mejor es utilizar herramientas tecnológicas o un servicio de maquila de nómina. Estas nos permiten eficientar la toma de decisiones a la hora de gestionar las incidencias. Con Consolidé tendrás a un equipo a tu disposición para realizar la gestión de incidencias y con ello, agilizar tu proceso de prenómina. Relevancia del cálculo de la prenómina Una de las principales formas de agilizar el proceso de prenómina es la automatización. Esto significa que todas las tareas relacionadas con el reporte, gestión y procesamiento de incidencias se realicen a través de un sistema adaptado a las necesidades de tu empresa como Payrolling o un servicio de maquila de nómina. En caso de que no cuentes con dicho servicio o herramienta, los pasos del proceso de prenómina pueden ser optimizados para obtener un mejor resultado. Algunas formas de hacer esto incluyen: Establecer reglas específicas y procedimientos claros para el reporte, gestión y procesamiento de incidencias. Utilizar un software de prenómina que sea capaz de llevar el control y análisis de los datos para reducir la cantidad de horas dedicadas a tareas manuales. O en caso contrario, una hoja de excel con los datos necesarios Establecer un calendario detallado de pago y/o reporte para asegurar el cumplimiento. Establecer un procedimiento de auditoría que se realice con cierta periodicidad para detectar errores por parte del personal encargado de la prenómina. Ventajas de la prenómina con un servicio de maquila de nómina Una alternativa más eficiente para lograr una prenómina ágil y sin costos ocultos es contratar a un servicio de maquila de nómina para realizar estas labores. Algunas ventajas de esta opción incluyen: Evitar errores Al ser un proceso automatizado, los errores por parte del personal encargado de la prenómina son completamente eliminados. La maquila de nómina se encargará de todos los pasos necesarios para asegurar el pago en tiempo y forma de los sueldos de tus empleados. Seguridad de la información La maquila de nómina es responsable de mantener la información de los empleados almacenada y protegida. Esto garantiza la privacidad de tus datos y ofrece una mayor seguridad en el proceso. Tiempos reducidos de gestión de nómina El servicio de maquila de nómina agiliza la prenómina al ahorrar tiempo en las tareas manuales, lo cual reduce los costos generales de la empresa. Esto significa que el proceso se realizará de manera más rápida y efectiva. Ahorro de dinero y control de costos Al utilizar un servicio de maquila de nómina, se garantiza un control exhaustivo en el proceso. Esto hará que los gastos relacionados con la prenómina sean mínimos e inclusive, puedas ahorrar en costos administrativos asociados a los noministas
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De la plantilla de nómina en Excel a la tercerización

De la Plantilla de Nómina en Excel a la Maquila de Nómina: Simplifica tu Proceso Actual

Sabemos que llevar la plantilla de nómina en Excel es lo tradicional y más confiable para los noministas. Una hoja de cálculo es una herramienta para administrar las operaciones comerciales y la nómina a bajo costo. Sin embargo, cuando hablamos de un crecimiento significativo de la plantilla, se complica el cálculo. No es lo mismo hacer los cálculos para 100 colaboradores que para 500, por ejemplo. Así, mantener el pago correcto y cumplir con las disposiciones legales es un desafío. Por esta razón, es oportuno considerar externalizar este proceso. Acá te dejamos factores clave para analizar si te conviene llevar la plantilla de nómina en Excel o dejar la actividad en externos. Te ayudamos a tomar la decisión. Importancia de una gestión eficiente de la nómina en las empresas La gestión de nóminas es aquella actividad que se ocupa de administrar el cálculo y pago de la nómina de los empleados; del pago de impuestos. Además, incluye una buena visión de las circunstancias de los empleados: de sus sus altas y bajas, incidencias, pagas extras, modificación de contratos, entre otras.  Se trata de una serie de tareas tan variadas como complejas. Para un profesional del área, resulta algo cotidiano y relativamente simple si se trata de una empresa pequeña. Pero, hay que considerar que llevar a cabo estas tareas requiere mucho trabajo y tiempo para completarlas correctamente. Este último aspecto es lo que hace tan importante una gestión eficiente de la nómina. Trabajar con la plantilla de nómina en Excel es limitante. De existir un error se genera un trabajo extra para los pagos adicionales no calculados o incluso a sanciones.  Desafíos comunes al utilizar Excel para la gestión de nómina Problemas asociados con el uso de hojas de cálculo para la nómina Las hojas de cálculo quedan cortas en cuanto a mantener el cumplimiento legal. No hay automatización relacionada con los cambios en la legislación. La automatización es limitada para calcular los impuestos y el personal a cargo debe mantenerse actualizado de los cambios a las leyes tributarias.  La pérdida de tiempo debido a las intervenciones manuales cada mes. La falta de automatización para envíos de nóminas. Dependencia del personal al trabajar con hojas de cálculo programadas. Ante esto, la actividad queda expuesta a la multiplicación de errores. Los riesgos de incumplimiento son altos y podrían resultar en fuertes sanciones. La integración de hojas de cálculo con otras aplicaciones no siempre es posible, por falta de compatibilidad. Ante el manejo de números confidenciales, se hace tedioso recopilar información de diferentes equipos. Las hojas de cálculo no protegen la integridad de los datos, siendo propensos a cambios no intencionales. Errores frecuentes Aunque los noministas estén familiarizados con el Excel, la cantidad de cálculos por empleado con apoyo de calculadora, papel y bolígrafo, puede llevar a cometer muchos errores. Una plantilla de nómina no contempla todas las variables que deben incorporarse por trabajador en cada período.  El uso de un programa de gestión de nóminas automatizará las tareas y hará que el proceso sea más rápido y sin fallos. Ahora, si se terceriza esta actividad, el personal dedicado a esa labor únicamente se centrará en ese proceso siendo más confiable. Dificultades en la generación de reportes y cumplimiento normativo Un nominista suele encargarse de tareas asociadas al procesamiento de las nóminas, tales como: calcular los impuestos sobre las nóminas, realizar las deducciones y preparar los informes. Desde el Excel no se genera informes automáticamente.  ¿Por qué la maquila de nómina es la solución? Ventajas de utilizar la maquila de nómina en comparación con Excel Las ventajas de externalizar la gestión de nóminas son múltiples. Como hemos resaltado, el personal de nóminas puede encargarse del cálculo de la nómina, de emitir los pagos a los empleados y actualizar toda la información de las nóminas, pero son muchas otras las tareas las que debe realizar. De hecho, algunas no pueden ser efectuadas mediante un programa de Excel, lo que conlleva una carga mayor de responsabilidades. Todo esto de manera periódica. En ese sentido, al contratar la maquila de nómina tu personal de Recursos Humanos, Contabilidad y Administración consigue ser más eficiente. Será la empresa contratada la que se aboque a eso, todo acorde a las novedades normativas; reduciendo así los errores.  Además, existen otras ventajas de contar con profesionales en gestión de nóminas, tales como: Asesoría. Si tu empresa lo desea y lo considera pertinente podrá incluir la asesoría o consultoría en la contratación. Es un apoyo importante a las empresas para que comprendan el impacto de la normativa sobre nóminas conforme a la legislación local y federal. También puede ayudar a identificar posibles ahorros de costos u oportunidades de mejora en el procesamiento de las nóminas. Cálculo de nómina por periodo. Con la maquila de nómina sólo debes indicar el ciclo de nóminas al aportar la información. Así se parametriza el cálculo de nóminas mensual o quincenal, según aplique. Incidencias laborales. Al seleccionar el servicio de maquila de nómina, se debe tener en cuenta los tipos de incidencias laborales que pueden producirse; ya que pueden perjudicar a la empresa o el pago de los empleados.   Seguro Social. Parte fundamental de la maquila es realizar las deducciones. Este cálculo es uno de los más importantes y el que tiende a ser más sensible a errores.  INFONAVIT. Fuera de las aportaciones patronales es importante aclarar con el prestador de servicio las condiciones laborales cuando un empleado tenga un crédito otorgado por la institución, para el cálculo de su nómina. Timbrado de recibos de nómina. El timbrado de nómina es un proceso de verificación ante el SAT sobre el pago de una nómina y puede ser parte del servicio. Beneficios de migrar de Excel a la maquila de nómina Automatización y precisión en los cálculos salariales Con un servicio de maquila de nóminas y profesionales dedicados exclusivamente a esta actividad, la apertura de registros es sencilla, rápida y precisa. Tanto grandes empresas como PyMes se benefician al instante. Ahorro de tiempo y reducción de errores humanos La gestión de nómina tiene un alto grado de complejidad. Al tercerizar esta tarea, los procesos están automatizados, lo que evita cometer algún error humano, muy común al trabajar con una plantilla de nómina en Excel. Considera que los cálculos deben hacerse por cada trabajador. Entonces, el personal que normalmente se dedica a esa labor podrá concentrarse en su actividad principal.  En México, son diversos los aspectos y fórmulas que se consideran en el cálculo del salario. ¿Imagina perjudicar al colaborador por incidencias no estimadas, que llevan a un cálculo errado o unos porcentajes que no fueron actualizados? Con un servicio especializado en maquila de nómina garantizas el cálculo certero de salarios, retenciones y demás obligaciones establecidas por la ley. Acceso a informes y análisis en tiempo real Para hacer un informe de nómina de cada periodo, se requiere de horas extra al tiempo que toma generar el archivo Excel. Debes revisar la información de cada archivo y extraer la información de interés, lo que resulta limitante. En cambio, al contratar los servicios especiales de maquila de nómina puedes acceder a la información en tiempo real, porque está automatizada en un programa capaz de generar los informes necesarios. Así, se facilita de manera evidente la tarea de toma de decisiones con información correcta al momento. Cumplimiento normativo y actualizaciones legales automáticas Aunque el nominista o persona encargada de la liquidación de nómina tenga gran dominio de Excel, aparte tiene que estar actualizado con la normativa vigente. De lo contrario podría cometer un severo error con las fórmulas.  Imagina entonces ¿cuánto tiempo toma actualizar cada fórmula en el programa? De no cumplir debidamente con todos los requerimientos de las instituciones públicas como el IMSS, INFONAVIT o SAT, la empresa podría ser sancionada; también generar demandas o el pago de multas cuantiosas. Conclusión Generalmente el personal capacitado para el cálculo de nómina dentro de una empresa tiende a ser escaso. Esto comprendiendo que son muchas otras las responsabilidades que suma. Al no contar con un equipo que se dedique por completo a la gestión de la nómina, disminuye la precisión y eficiencia.  Aparte, trabajar con una plantilla de nómina en un programa que no automatiza la mayoría de las tareas puede traer graves consecuencias. Doble trabajo, retrasos en las retenciones, retraso en los pagos o errores en las operaciones administrativas y contables no le hacen nada bien a la empresa. Simplifica tu proceso actual de cálculo de nómina con Consolidé. Tener una empresa exige mucha atención a los compromisos de ley. Cumple en tiempo y forma con tus obligaciones como empleador, contactanos y delega las tareas administrativas y contables relacionadas con la gestión de la nómina a Consolidé.
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