Category: Gestión de Nómina

Los servicios de maquila de nómina son muy importantes para las empresas, ya que contribuyen a la gestión eficiente del cálculo de la nómina. Contar con un servicio de maquila de nómina puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, además de mejorar el cumplimiento de las normativas fiscales de tu organización. Hay empresas que gestionan de forma interna el cálculo y pago de nómina pero no siempre tiene que ser ese caso. En muchas ocasiones el departamento de Recurso Humano tiene otras responsabilidades y el cálculo de nómina, tiende a ocupar tiempo y esfuerzos que podrían ser aprovechados en otras tareas. Por ello en Consolidé te explicaremos los alcances de un servicio de maquila de nómina y lo que puede aportar a tu organización. Importancia del servicio de maquila de nómina El cálculo de la nómina es uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa. Esto se debe a que las nóminas representan una parte significativa de los gastos administrativos de una organización.  Además, el cumplimiento de los impuestos sobre las nóminas es un área crítica que puede tener graves consecuencias para las empresas si no se gestiona correctamente. Por ello, es esencial que las empresas cuenten con un servicio de maquila de nómina que pueda encargarse de todas las tareas concernientes al pago de sueldos y beneficios de su plantilla de trabajo. Alcances de un servicio de maquila de nómina Un servicio de maquila de nómina puede proporcionar una serie de beneficios diferentes a las empresas. Los servicios de nóminas más comunes incluyen el cálculo de los impuestos sobre las nóminas, el cumplimiento de los impuestos sobre las nóminas y la administración de las nóminas. Sin embargo, hay aliados estratégicos como Consolidé que pueden ir más allá con este tipo de servicios. A continuación te compartiremos los alcances que debe tener un servicio de maquila de nómina: Cálculo de nómina por periodo La mayoría de los servicios de maquila de nóminas se prestan mensualmente. Pero dependiendo del periodo de pago de tu plantilla laboral, esto puede variar. Una de las ventajas de trabajar con un aliado estratégico experto en este servicio es que se logra la parametrización de la nómina, para que tú te encargues de tu negocio mientras los expertos gestionan tu nómina. Lo anterior significa que las empresas pueden subcontratar el cumplimiento del pago de nóminas y las necesidades de administración de las mismas a un proveedor de servicios de nóminas, y luego recibir todos los informes y documentos necesarios mensualmente o dependiendo de la periodicidad de pago. Recepción de incidencias Las incidencias laborales son sucesos que pueden suscitarse durante la jornada de trabajo que pueden perjudicar a uno o más colaboradores. Este tipo de situaciones pueden ser ocasionadas por una persona o un suceso que puede generar pérdidas para la organización o en su caso, un daño al empleado. Es importante mencionar que las organizaciones tienen por obligación según la Ley Federal del Trabajo, asegurarse de ofrecer un lugar seguro para las labores. Sin embargo, por causas ajenas al patrón o los empleados, se pueden generar las incidencias laborales. Es importante que toda organización considere las incidencias laborales para un correcto cálculo de nómina. Por parte del empleado, pueden ser: Retardos Omisiones de entradas o salidas Ausencias Incapacidad por maternidad Incapacidad Periodo de lactancia Enfermedad Accidentes Pago de incentivos adicionales Descuentos Vacaciones Por ende, dichas incidencias laborales deberían ser reflejadas en el pago de la nómina. Modificaciones de trabajadores Uno de los alcances más importantes de un servicio de maquila de nómina son las modificaciones de trabajadores ante instituciones como el IMSS. Nos referimos a los movimientos afiliatorios ante el IMSS así como altas, bajas, reingresos y modificaciones a los salarios. Las modificaciones de trabajadores deberán realizarse por parte del patrón, sujeto obligado o representante legal dentro de los primeros 5 días hábiles contados a partir de la realización del movimiento. Dichos movimientos los puedes realizar en línea pero si cuentas con una plantilla grande de trabajo, es conveniente tener a un aliado estratégico con experiencia que los realice por ti. Así evitas multas y recargos. Movimientos de nómina Este tipo de cambios se dan cuando el patrón o encargado del cálculo de nómina en una organización debe registrar percepciones, deducciones u obligaciones que se generaron dentro de un periodo determinado. Un ejemplo muy claro de los movimientos de nómina son los bonos a empleados. Generación de recibo de pago para bancos El cálculo de nómina supone que el empleado debe recibir el pago de su salario en el lugar donde se presten los servicios, a efectuarse en un día laborable y fijado por convenio entre el empleado y patrón. Para facilitar el pago de los salarios, un servicio de maquila de nómina puede generar los recibos de pago para efectuarlos en los bancos. Así, queda registro del pago mismo. Generación de CFDI El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es un comprobante que define un servicio o bien adquirido ante el SAT. Tiene una fecha determinada con un costo específico y detalla los impuestos que supone el pago de la operación. Para los departamentos de Capital Humano y Recurso Humano, se refiere al CFDI de nómina. El CFDI de nómina es una factura electrónica o comprobante fiscal que funciona como comprobante fiscal entre la relación del pago de sueldo entre un patrón y un empleado. Para éste, es el recibo de pago de su sueldo. Un servicio de maquila de nómina se encarga de la expedición de los CFDI de nómina, lo que supone menos cargas administrativas para tu empresa. Cálculo de nóminas especiales En algunas ocasiones sucederá que tu organización tenga que calcular nóminas especiales. Las nóminas especiales son percepciones extraordinarias sujetas a eventualidades. Ejemplos de nóminas especiales pueden ser los incrementos de productividad, logro de metas o bonos. En pocas palabras, se tratan de nóminas que no están contempladas regularmente en el cálculo de nómina. Cálculo de nóminas anuales La nómina anual o el cálculo de nómina anual se debe aplicar desde diciembre durante el ejercicio vigente. Año con año se informa la fecha límite para realizarlo. El ajuste de la nómina o cálculo de la nómina anual se debe realizar todos los años y lo debe realizar el patrón acorde al artículo 97 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Esto sucede debido a que el patrón retiene impuestos y debe calcular el impuesto anual de cada trabajador que preste sus servicios. Los contadores lo llaman ajuste anual de ISR. Hay excepciones a este cálculo anual de la nómina, acorde a la LISR: Cuando un empleado haya iniciado su prestación de servicios después del 1ro de enero del año o haya dejado de prestar sus servicios antes del 1ro de diciembre del año que se calcule Personas que hayan obtenido ingresos anuales que excedan a los $400,000.00 pesos mexicanos Empleados que informen por escrito al patrón (retenedor de impuestos) que presentarán su declaración anual de forma independiente Transición de la nómina a la nueva empresa El servicio de maquila de nómina puede ayudar a su empresa en diferentes aspectos, como el cálculo de los impuestos sobre la nómina, el cumplimiento de los impuestos sobre la nómina y la administración de la nómina. Estos servicios le ayudarán a ahorrar tiempo y dinero a la vez que mejoran el cumplimiento de la normativa fiscal por parte de su organización. Además, aliados estratégicos como Consolidé pueden aportar aún más valor al proceso al tener la experiencia en ámbitos legales, fiscales y de Recurso Humano. Conclusión El servicio de maquila de nómina puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero al tiempo que mejoran su cumplimiento fiscal y sobre todo, estar al día con los pagos. Un punto sumamente importante del pago de nómina es que cuando se hace a tiempo y sin errores de cálculo, los empleados se sentirán motivados. Aliados estratégicos como Consolidé pueden aportar aún más valor al ofrecer soluciones de nómina que van más allá del alcance de los servicios de nómina tradicionales. Si está buscando una solución de maquila de nómina que ayude a tu empresa a ahorrar tiempo, recursos y esfuerzos, contáctanos.
La Ley Federal del Trabajo es una legislación que toda persona en Capital Humano y Recurso Humano conoce. Tanto colaboradores como encargados de dichos departamentos la consultan cuando llega a ser necesario. Esta legislación detalla la relación entre patrones y colaboradores, así como sus derechos y obligaciones. Hay algunos aspectos clave de la legislación laboral federal que los empresarios y los empleados deben conocer. Es por ello que en Consolidé hemos creado esta guía básica para que la conozcas y sepas dónde encontrar la información más importante. Ley Federal del Trabajo: Antecedentes Los primeros antecedentes de la Ley Federal del Trabajo los podemos encontrar en legislaciones de accidentes de trabajo en el año 1904 en Veracruz y en 1906 en Nuevo León. Más adelante, el presidente Venustiano Carranza habló de la libertad de trabajo en 1916 para que finalmente en 1917, el Congreso Constituyente reconociera el derecho a la huelga y a su organización. Otros antecedentes de la Ley Federal del Trabajo los encontramos en Veracruz en los años 1918 y 1924 y en Yucatán en 1918 y 1926. Uno de los organismos más importantes para las relaciones entre patrones y empleados es la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje que el 17 de septiembre de 1927, fue creada por decreto del Ejecutivo Federal en la presidencia de Plutarco Elías Calles. Finalmente el 28 de agosto de 1931 la primera Ley Federal del Trabajo fue promulgada. Reformas Laborales La Ley Federal del Trabajo al día de hoy ha sufrido reformas laborales que reflejan la realidad y necesidades de las personas trabajadoras en México. Las primeras modificaciones más importantes tomaron lugar el 5 de diciembre de 1960 y el 21 de noviembre de 1962. En esta reforma se reconoció la naturaleza laboral entre las relaciones del Estado Federal y servidores públicos. Otra reforma importante fue el aumento de la edad mínima para trabajar, de 12 a 14 años, modificando la fracción III del artículo 123. El 1ro de abril de 1970 fue promulgada la nueva Ley Federal del Trabajo en el Diario Oficial de la Federación. Con esta publicación se sustituyó la Ley de 1931. Las reformas más recientes fueron en 2019 y en 2021 con el presidente Andrés Manuel López Obrador: Se crearon nuevas autoridades de trabajo: Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral así como centros de conciliación a nivel local Se transformó el sistema de impartición de justicia laboral Se establecieron responsables solidarios Figura de servicios y obras especializadas Se implementaron mecanismos para asegurar el ejercicio de derecho a la libertad y asociación sindical así como el reconocimiento a la transparencia de negociación colectiva Prohibición del outsourcing Descuento a salarios: salvo excepciones para pago de cuotas sindicales Ahora que ya conoces las reformas más importantes a la Ley Federal del Trabajo, conoceremos los aspectos más importantes de la misma. Contrato El artículo 21 de la Ley Federal del Trabajo establece la figura de un contrato en una relación entre patrón y empleado. Por ello supone que existe uno. Dentro de los contratos laborales se deben estipular: Consideraciones básicas de la relación entre ambas figuras Remuneraciones Prestaciones de Ley Horas y días de trabajo Beneficios extras Condiciones de trabajo Datos personales del trabajador Datos del patrón o empresa que contrata Condiciones de trabajo Las condiciones de trabajo son de los aspectos más importantes dentro de la LFT. A lo largo de la legislación se establece que tanto patrones como empleados deberán de crear las condiciones necesarias para que los segundos puedan desarrollar sus actividades de la forma adecuada y acorde a lo que fueron contratados. NOM 035 Factores de Riesgo Psicosocial en el Trabajo El entorno empresarial competitivo de hoy en día hace que los empleados sientan que tienen mayores obligaciones con un aumento de la carga de trabajo. Esto hace que los niveles de estrés aumenten entre estos trabajadores, lo que no puede ser ignorado por ninguna organización que espere tener éxito. Para combatir este problema, la Secretaría de Trabajo y Previsión Social ha establecido directrices con la NOM 035 para identificar los trastornos relacionados con los entornos de trabajo exigentes. A partir de octubre de 2019, estas normas son obligatorias para todos los empleadores del país. Edad mínima de trabajo Dentro del artículo 22 de la Ley Federal del Trabajo se menciona que los mayores a 15 años podrán prestar libremente sus servicios bajo ciertas limitaciones establecidas dentro de la misma legislación. Esto significa que los padres o tutores tendrán que dar autorización. Por otro lado, se establece que los menores a 15 años no podrán prestar sus servicios. Finalmente los menores entre los 15 y 18 años no podrán prestar sus servicios si no han completado la educación básica.  Trabajo Los artículos 2 y 3 de la Ley Federal de Trabajo estipulan que toda persona en México tiene derecho a un trabajo digno y remuneración justa por sus labores. Específicamente el artículo 2 habla de un trabajo digno con respeto a los: Derechos colectivos de los trabajadores Libertad de asociación Autonomía Derecho a huelga Contratación colectiva Igualdad ante el patrón Por su parte el artículo 3 especifica que se debe exigir el derecho para las libertades, reconocimiento a las diferencias entre hombres y mujeres para obtener igualdad hacia la Ley. También habla de no establecer condiciones para la discriminación por: Origen étnico o nacional Género Edad Discapacidad Condición social Condiciones de salud Religión Condiciones migratorias Opiniones Preferencias sexuales Estado civil Salario mínimo El capítulo VI de la LFT enlista los artículos relacionados al salario mínimo. El artículo 90 establece qué es el salario mínimo: “Salario mínimo es la cantidad menor que debe recibir en efectivo la persona trabajadora por los servicios prestados en una jornada de trabajo. El salario mínimo deberá ser suficiente para satisfacer las necesidades normales de una o un jefe de familia en el orden material, social y cultural, y para proveer a la educación obligatoria de las y los hijos. Se considera de utilidad social el establecimiento de instituciones y medidas que protejan la capacidad adquisitiva del salario y faciliten el acceso de toda persona trabajadora a la obtención de satisfactores. La fijación anual de los salarios mínimos, o la revisión de los mismos, nunca estará por debajo de la inflación observada durante el periodo de su vigencia transcurrido.” Por su parte, el artículo 91 describe que el salario mínimo podrá ser general para “una o varias áreas geográficas de aplicación, que pueden extenderse a una o más entidades federativas o profesionales [...]”. El artículo 97 especifica que los salarios mínimos no podrán ser objetos de compensación, descuento o reducción salvo los siguientes casos: Pensiones alimenticias Pago de rentas (Artículo 151) Pago de abonos para cubrir préstamos del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Pago de abonos para cubrir créditos por el Instituto, establecido en el artículo 103 Bis Pago de utilidades El pago o reparto de utilidades (PTU) está establecido dentro del capítulo VIII en el artículo 117. Aquí se explica que los trabajadores podrán participar en la repartición de utilidades de la empresa. Es importante recalcar que es una obligación por parte de los patrones salvo cuando no se hayan obtenido utilidades en el ejercicio fiscal anterior. Pago de aguinaldo Dentro del artículo 87 se establece que todos los trabajadores tienen derecho a recibir el aguinaldo. Este derecho deberá pagarse antes del día 20 de diciembre de cada año y es importante recalcar que corresponderá a 15 días del salario.  Por otro lado, aquellos trabajadores que tienen menos de un año trabajando en una empresa recibirán su aguinaldo proporcional. Prestaciones laborales Las prestaciones laborales a las cuales los trabajadores en México tienen derecho también están establecidas dentro de la Ley Federal del Trabajo: Aguinaldo: 15 días de sueldo Acceso a la Seguridad Social Prima vacacional del 25% Participación en las utilidades o reparto de utilidades Es importante mencionar que los patrones pueden ofrecer más prestaciones a aquellas establecidas por Ley. Esto usualmente se hace para que la empresa sea más atractiva para los trabajadores. En Consolidé contamos con un plan de Beneficios con descuentos educativos, de entretenimiento y más. Obligaciones del patrón La Ley Federal del Trabajo es una legislación que establece los derechos y obligaciones de los patrones y empleados. Una de las obligaciones más importantes es que el patrón deberá otorgar un día de descanso por cada 6 días de trabajo. Si el patrón necesita de la colaboración del trabajador en su día de descanso, deberá pagarlo al doble, según el artículo 73 de la LFT. A lo largo del texto legislativo se mencionan las obligaciones, sin embargo dentro del artículo 132 se enlistan aquellas a las cuales el patrón está obligado: Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo aplicables a sus empresas o establecimientos Pagar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones Proporcionar útiles, instrumentos y materiales necesarios y de calidad para la ejecución del trabajo de los colaboradores. El patrón deberá reponerlos  cuando se dé el caso y no cobrar al trabajador por su uso o desgaste natural. Asegurarse de tener un local seguro para almacenar instrumentos y útiles de trabajo. Mantener un número suficiente de sillas para los trabajadores No maltratar de palabra o de obra a los colaboradores Cada 15 días el patrón deberá expedir una constancia escrita de los días trabajados y salarios percibidos, a solicitud de los mismos colaboradores Dentro del término de tres días, expedir una constancia escrita sobre los servicios ofrecidos ya sea por un trabajador o uno que decida separarse de la organización Permitir a los trabajadores el tiempo necesario para ejercer su derecho a voto  Permitir que los colaboradores falten al trabajo cuando se desempeñe una comisión accidental o permanente de su sindicato o del Estado. Deberán informar con anticipación y no deberá afectar las actividades de la organización. El patrón tendrá derecho a descontar el tiempo perdido Comunicar al sindicato titular el contrato colectivo Establecer y sostener las escuelas Artículo 123 de la Carta Magna en conformidad con la SEP Colaborar con las autoridades del Trabajo y Educación para la alfabetización de los colaboradores Cuando se empleen más de 100 y menos de 1000 trabajadores, el patrón sostendrá los gastos necesarios para sostener de forma decorosa estudios técnicos (becas), industriales o prácticos en centros especiales, nacionales o extranjeros de uno de los trabajadores o uno de sus hijos. Éstos se designarán por cualidades y dedicación. Cuando se tengan más de 1000 trabajadores, el patrón deberá sostener a 3 becarios bajo las mismas condiciones. Proporcionar capacitación y adiestramiento a los colaboradores, cuidando el cumplimiento del Capítulo III Bis de la LFT Respetar las NOMs en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo para prevención de accidentes y enfermedades laborales dentro de sus fábricas, talleres, oficinas, locales y fábricas. Al contar con más de 50 colaboradores, deberán haber accesos para personas con discapacidad. También contar con medicamentos y materiales de curación. Visibilizar y difundir en los lugares de trabajo disposiciones, reglamentos y NOMs en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo Proporcionar medicamentos profilácticos que determinen las autoridades sanitarias en lugares de trabajo donde puedan existir enfermedades tropicales o endémicas o peligro de epidemia Cumplir con disposiciones en caso de emergencia sanitaria en caso de declaratoria de contingencia sanitaria Realizar las deducciones de las cuotas para sindicatos Realizar las deducciones para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro Realizar las deducciones de pensiones alimenticias Permitir que las autoridades competentes puedan inspeccionar y vigilar el establecimiento de trabajo Contribuir al fomento de actividades culturales y de deporte entre los trabajadores, proporcionar equipos y útiles Realizar deducciones previstas por créditos del Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores y otras instituciones Proporcionar a mujeres embarazadas la protección que se establezca en los reglamentos correspondientes Proporcionar permiso de paternidad de 5 días con goce de sueldo a hombres por nacimiento o adopción Entregar copia del contrato colectivo a los trabajadores Implementar un protocolo para prevenir discriminación por género, atención en casos de violencia y acoso u hostigamiento sexual Obligaciones del empleado En el capítulo II, artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo enlista las obligaciones por parte del empleado: Cumplir con las disposiciones de las normas de trabajo que sean aplicables Observar disposiciones en el reglamento, NOMs en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo Desempeñar sus funciones y servicios bajo la dirección del patrón o representante Ejecución de su trabajo con intensidad, cuidado y esmero apropiados en forma, tiempo y lugar convenidos Avisar de forma inmediata a su patrón, salvo un caso de fuerza mayor, con causas justificadas que le impidan incurrir a su trabajo Restituir al patrón materiales no usados y conservarlos en buen estado. No es responsable del deterioro por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o por defectos de construcción Observar buenas costumbres durante el servicio Prestar auxilios cuando por siniestro o riesgo inminente peligren las personas o los intereses del patrón o de sus compañeros de trabajo Integrar los organismos que establece esta Ley Someterse a reconocimientos médicos previstos en el reglamento interior y demás normas vigentes en la empresa o establecimiento, para comprobar que no padecen alguna incapacidad o enfermedad de trabajo, contagiosa o incurable Comunicar al patrón sobre enfermedades contagiosas que padezcan Comunicar al patrón deficiencias Guardar los secretos técnicos, comerciales o de fabricación de productos Pago de finiquitos y liquidación Conocer la diferencia entre finiquito y liquidación es una obligación por parte de los encargados de Recurso Humano. Toda relación laboral puede llegar a un término, tanto por parte del patrón como por parte del empleado. Si el colaborador decide renunciar o se da el caso de un despido justificado, el patrón está obligado por Ley a pagar un finiquito que deberá incluir: Días de trabajo dentro del periodo Parte proporcional del aguinaldo y prima vacacional Prestaciones definidas dentro del contrato laboral Si el empleado ha laborado por más de 15 años, el finiquito deberá incluir la prima por antigüedad que tomará en consideración 12 días de salario por cada año trabajado.  Por otro lado, cuando el patrón decide finalizar la relación laboral mediante una rescisión de contrato, de acuerdo al artículo 51 de la LFT, el patrón deberá pagar una liquidación: 3 meses de salario 20 días de sueldo por cada año de servicios prestados por parte del empleado Prima de antigüedad de 12 días por cada año trabajado Partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y bonos Cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo con un servicio de maquila de nómina Es una obligación para todos los patrones cumplir con la Ley Federal del Trabajo pero es importante mencionar que con las cargas de trabajo administrativo, muchas veces los departamentos encargados de los pagos de sueldos pueden cometer errores en su cálculo de nómina. Esto puede traer como consecuencia pérdidas monetarias o en casos más extremos, multas. Por ello, la maquila de nómina puede ser una solución. Las empresas en México deberían de poder concentrarse en sus actividades principales, por lo que es importante contar con un experto en gestión de nóminas que ofrezca una solución integral y cumpla con la normativa laboral federal. Consolidé tiene más de 50 años de experiencia dentro del ramo y con nosotros podrás maquilar tu nómina, teniendo la confianza de obtener los siguientes beneficios: Parametrización de cualquier tipo de nómina Personal experto en materia legal, laboral y fiscal Asesoría de IMSS, INFONAVIT, SAT y migración Actualización de nómina acorde a las últimas reformas y disposiciones Conclusión La Ley Federal del Trabajo regula las condiciones laborales de los empleados en México. Establece, por ejemplo, el número máximo de horas que se pueden trabajar al día y a la semana, así como los días de descanso obligatorios. La ley también protege a los trabajadores en caso de despido y obliga a los empresarios a pagar una indemnización. Es importante que todos los patrones conozcan los aspectos más relevantes de la Ley Federal del Trabajo para cumplir con sus obligaciones. Por ello es importante que tengan la ayuda de un aliado estratégico en Recurso Humano como Consolidé.  Contáctanos para conocer cómo podemos agilizar tus procesos de RRHH y maquila de nómina.
Cuando un colaborador ejecuta sus tareas en condiciones inseguras, es muy probable que se presenten incidencias laborales. Pero también, hablamos de incidencia cuando el trabajador comete una falta. Es común que en pequeñas empresas estos hechos queden en una notificación verbal. Sin embargo, no es suficiente para establecer un origen y control en caso de presentarse otro evento similar.  Aparte, para el cálculo de una nómina se toman en cuenta las incidencias del periodo; lo que afectará el pago de la remuneración del colaborador.  Es por ello que hemos realizado este material para entender el valor de reportar adecuadamente las incidencias laborales. Verás que no sólo se trata de un tema de seguridad, sino también de bienestar y eficiencia. ¿Qué son las incidencias laborales? Las incidencias laborales son sucesos ocasionales durante la jornada de trabajo, que perjudican a uno o más empleados, así como su desempeño. Esta situación puede ser causada por algo o alguien y generar pérdidas; pudiendo afectar tanto a la empresa (indemnización) como al trabajador (descuentos, accidentes).  Generalmente se trata de condiciones inadecuadas o inseguras de trabajo. En este punto, de acuerdo con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), se registran 410,000 accidentes de trabajo por año. Sin embargo, otras dependen del trabajador. Entre ellas: la ausencia, el retardo, omisiones de entrada y salida. En ese sentido, todas las incidencias laborales se reflejan en el pago y de ahí la importancia de manejar adecuadamente la información. Otras eventualidades que se toman en cuenta para el cálculo de la nómina, son: incapacidad, incapacidad por maternidad, periodo de lactancia. Como vemos, hay una gran cantidad de factores que se necesitan conocer en relación a las incidencias laborales para el correcto cálculo de la nómina y explicaremos su relevancia. ¿Por qué se deben reportar las incidencias laborales? Es importante reportar las incidencias laborales por dos razones: el cálculo de nómina y tener registro fiel en caso de cualquier revisión fiscal o legal.  En ese sentido, cualquier tipo de evento que pueda alterar el funcionamiento regular de la organización debe quedar asentado en un documento (daño en equipo o pérdida, accidentes laborales, enfermedades de los trabajadores, entre otros). Para hacerlo, la empresa debe contar con un formato llamado reporte de incidencias laborales. Así, con los reportes de incidencias laborales se puede realizar un análisis profundo e identificar el origen de un problema complejo o trascendente. Es la forma correcta de implementar mejoras y medidas preventivas, para evitar que el problema se repita.  Este reporte también permite al colaborador corregir o mejorar algunas prácticas, uso correcto de uniformes o controles de seguridad; hasta contar con la reparación de sus equipos de trabajo y acondicionamiento de su lugar de trabajo, para evitar una lesión o enfermedades. En el caso de alguna incidencia que afecte el salario del trabajador, éste podrá solicitar una aclaración, con base en lo registrado. En resumen, es importante reportar las incidencias laborales para: Hacer el cálculo correcto de la nómina, así como de los impuestos. Evitar sanciones y pagos complementarios. Evidenciar información, en casos de inconformidades o litigios laborales. Mejorar la eficiencia del trabajador, a partir de equipamiento, acondicionamiento de su lugar de trabajo y corrección de faltas por desempeño. Por todas estas razones, las empresas deben no sólo contar con un formato de registro eficiente; también es necesario que todos los colaboradores entiendan cómo llenarlo de manera adecuada y por qué. ¿Cómo se reportan? Para reportar un incidente laboral, es bueno establecer un procedimiento, a fin de cuidar los detalles. Por tanto, se recomienda seguir los siguientes pasos:  Comunicación. Cuando sucede algún incidente, lo primero es mantener una comunicación clara con los involucrados. Personal de recursos humanos o de seguridad, debe guiar esta fase, para entender con claridad lo sucedido. Reunir información y documentación. Se debe levantar todos los datos posibles del incidente. En caso de ser necesario, anexar evidencia audiovisual o documentos que den contexto, respaldados con la firma del responsable de la organización. Identificar acciones de prevención. Una vez recabados los datos, se deben analizar los hechos e identificar si había posibilidad de prevenirlos. Mencionar medidas correctivas. Se pueden proponer otras formas más eficientes de abordar el problema y fijar medidas correctivas. Elaboración del reporte. Toda esta información debe estar en el reporte de incidencias. Se trata de un documento que la empresa tiene que elaborar, con una estructura clara que permita reflejar de manera amplia y detallada lo ocurrido. Un formato adecuado de incidencias laborales, debe tener en cuenta datos como: Identificación de la empresa. Fecha y hora exacta en la que sucedió el problema. Tipo de reporte (si fue accidente, enfermedad o relacionada al equipo) Nombre completo del o los involucrados en la situación, incluyendo cargo o relación laboral. Descripción de la situación: qué pasó, quiénes estaban presentes, comportamiento y reacción de los involucrados, lugar del hecho y todo detalle que ayude a dar contexto y explicación. A través de la plataforma Payrolling de Consolidé podrás registrar las incidencias del personal para realizar el proceso automático del cálculo. O en su caso, puedes contratar el servicio de maquila de nómina y los encargados del cálculo de nómina podrán reportar las incidencias en tu cálculo. Tipos de incidencias laborales Existen dos tipos de incidentes laborales a saber:  Incidentes imprevistos, se refiere a los eventos que ocurren repentinamente o de manera ocasional; por lo tanto, la persona no puede cumplir con su trabajo. Por ejemplo: el fallecimiento de un familiar, ausencias injustificadas, retardos o incapacidad por accidente. Incidente previsto, aquel que está contemplado y para el cual existe un procedimiento claro como: las vacaciones, incapacidad por maternidad, bonificación o alguna condición médica. Conclusión Después de conocer los tipos de incidencias laborales y la importancia que tiene su reporte, debemos destacar la necesidad de establecer una cultura preventiva y procesos adecuados de notificación y registro. Si bien hay sucesos inesperados que escapan de un control, otros pueden evitarse con orden y equipamiento. En ese punto, la participación de los responsables o líderes de gestión cobra mayor importancia, para garantizar la seguridad y salud financiera y legal de la organización. Cambia a un proceso automatizado para el pago de tu nómina con Consolidé y notarás lo simple que es tener control de las incidencias en tu empresa.
El IDSE o IMSS desde tu Empresa es un portal del Instituto cuyo objetivo es facilitar la ejecución de distintos trámites en línea. Los patrones o sus representantes pueden realizar altas y bajas de empleados, movimientos afiliatorios, modificaciones de salarios y mucho más. Al ser una plataforma tan importante para el cumplimiento de las obligaciones patronales, es importante que la conozcas. Por ello en Consolidé creamos una guía esencial de todo lo que debes saber del IDSE. ¿Qué es el IDSE? El IDSE o IMSS desde tu Empresa es un servicio a través del cual los patrones o empresas pueden realizar trámites electrónicos en línea. Los trámites que puedes realizar en el IDSE son: registro de prestaciones de los salarios de los empleados, descarga de las emisiones mensuales anticipadas (EMA) además de las emisiones bimestrales anticipadas y mucho más. El IDSE prácticamente es un medio de comunicación directo entre patrones y el Instituto que ayuda a agilizar los procesos y trámites de la gestión de su personal. Para el departamento de Recurso Humano, esta plataforma online permite facilitar el cálculo de nómina y agilizar las tareas que conciernen a la gestión de personal ante el IMSS. Funciones del IDSE Como se mencionó previamente, en el IDSE los responsables de Recurso Humano o maquila de nómina tendrán facilidades para realizar movimientos y cumplir con las obligaciones patronales: Aclaración administrativa de Créditos Fiscales de Seguridad Social Aviso de huelga en empresa Aviso de reincorporación de colaboradores a una relación laboral Aviso de modificaciones de salario base de un colaborador Aviso de baja de colaborador Cancelación de Registro Patronal Único Emisión y pago SUA Envío de documentos afiliatorios para dar de alta a colaboradores Estado de cumplimiento de obligaciones fiscales en materia de Seguridad Social Determinación de primas de riesgos de una organización Descarga de la Emisión Mensual Anticipada (EMA) Descarga de la Emisión Bimensual Anticipada (EBA) Informe de la terminación de relaciones laborales Solicitud de certificados digitales Renovación de certificados digitales ¿Cómo se usa? Es importante aclarar que para poder entrar y realizar los trámites antes mencionados, el patrón deberá de estar dado de alta ante el IMSS y haber realizado su registro correspondiente en el IDSE. También es importante que tenga disponible su firma electrónica o haber solicitado ante el IMSS su Número Patronal de Identificación Electrónica. Requisitos para su uso Los patrones deberán cumplir con lo siguiente: Acceso a Internet Adobe Reader Firma electrónica o Certificado Digital expedido por el IMSS Internet Explorer 7 o superior Java vesión 1.4 Java 1.4 Java Policy Llave privada de usuario y contraseña Windows Vista ¿Cómo obtener el Certificado Digital? El Certificado Digital permitirá tanto a patrones como representantes legales realizar trámites en el IDSE. Es una herramienta necesaria para poder agilizar los procesos ante el Instituto y también ayuda a reducir las cargas administrativas de los patrones. Para obtenerlo deberás: Capturar una solicitud de Certificado Digital ante el IMSS Tener a la mano los datos de identificación del Patrón, Sujeto Obligado o Representante legal Datos de Domicilio Fiscal Correo para recibir notificaciones Definir un usuario de 8 caracteres como mínimo y 20 como máximo Definir una contraseña de 8 caracteres como mínimo y 20 como máximo Tener un USB para guardar el archivo con extensión .key (llave privada) Cuando se solicite el Certificado Digital, el patrón o representante legal contará con un máximo de 10 días hábiles posteriores para concluir su trámite en la Subdelegación que le corresponde. Una vez entregado en la ventanilla de la Subdelegación, se le entregará su Certificado Digital expedido por el IMSS en el plazo de una hora. En caso de que más personas dentro de la organización requieran de acceso al IDSE, se pueden expedir certificados digitales extras. Pasos para ingresar al IDSE Una vez que el patrón o su representante legal tenga el Certificado Digital, podrá ingresar al IDSE. Ingresa al IDSE Ingresa la información del Certificado Digital, Llave Privada, usuario y contraseña Accede fácilmente Conclusión El IMSS es el organismo que otorga y facilita servicios para la seguridad social de los empleados en México. Acorde a la LFT, todo patrón debe asegurarse de otorgar las distintas prestaciones básicas que cumple el IMSS.  Si no sabes cómo facilitar el uso del IDSE, recuerda que cuentas con aliados estratégicos como Consolidé. Contamos con más de 50 años de experiencia y un sistema de gestión de nómina avalado por el mismo IMSS. Contáctanos.
Los beneficios de la maquila de nómina pueden medirse por el grado de minuciosidad y experticia que demanda esta tarea. De ella depende que la empresa esté en regla, que los empleados reciban lo justo por su labor y sobre todo, evitar errores de cálculo y posibles multas. Hay empresas que realizan un cálculo manual para pagar las nóminas de su plantilla. Sin embargo, se trata de organizaciones muy pequeñas y así muchas han migrado a un proceso automatizado. Esto porque representa un ahorro de tiempo y recursos. Otro factor puede ser el volumen de empleados. En la medida que aumenta, se compromete aún más la seguridad de los datos y la posibilidad de cometer errores de cálculo. Sin embargo, implementar herramientas digitales para la administración de nómina implica una inversión considerable. Esto tanto en términos de software como de capacitación del personal a cargo.  De ahí que la contratación de profesionales a los cuales confiar una información y ejercicio tan importante debe pasar por entender lo que implica. Aquí te lo explicamos, junto con las ventajas de prescindir de ese proceso de manera interna. Maquila de nómina en pocas palabras  Maquila de nómina o payroll es el ejercicio de cálculo periódico para el pago de salario de cada uno de los empleados; por parte de un grupo especializado contratado para esa tarea. Este servicio especializado te permite cumplir con las disposiciones legales, ser puntual en su elaboración y pago al colaborador; contemplando los descuentos por impuestos, así como las prestaciones que otorgue la empresa, préstamos y bonos adicionales.  Por tratarse de un trabajo a medida de cada organización, los beneficios de la maquila de nómina vienen dados por el equipo de especialistas; quienes tienen conocimientos profundos de los aspectos legales, fiscales y laborales. Actualmente son muchas las organizaciones que decidieron recurrir a la contratación de este servicio especializado. Beneficios de la maquila de nómina para las organizaciones Los sistemas manuales para la administración de nómina han dejado de ser una opción para empresas competitivas. Aquellas que, preocupadas por crecer y ampliar su penetración en el mercado, buscan optimizar su operatividad e incrementar su productividad. Para que evalúes las ventajas de contar con un equipo externo que se ocupe del payroll, te presentamos cinco de los beneficios de la maquila de nómina. Evitar errores de cálculo Todo el que ha estado involucrado en el trabajo de gestión de nómina, sabe el alto grado de complejidad que tiene.  En México, son diversos los aspectos a tomar en cuenta a la hora de calcular el salario; a fin de no evadir u omitir una responsabilidad fiscal o legal. Esto aunado al hecho de evitar perjudicar al colaborador por incidencias no estimadas, que llevan a un cálculo errado. En ese sentido, con un servicio especializado en maquila de nómina garantizas el cálculo certero de salarios, retenciones y pago de impuestos, así como del pago de cuotas patronales de acuerdo a las regulaciones establecidas por la ley. Evitar multas No cumplir puntualmente con todos los requerimientos de las instituciones públicas (IMSS, INFONAVIT o SAT, entre otras), podría acarrear sanciones severas. Aparte, incurrir en errores en los cálculos de los pagos y deducciones, así como retrasarse en las fechas de pago, puede generar demandas y desconfianza en tus colaboradores. Asesoría de especialistas en Recurso Humano Con un servicio calificado de maquila de nómina, toda vez que surjan inconvenientes o novedades en esta tarea contarás con un equipo de especialistas que podrán asistir a la empresa. Recuerda que se trata de un equipo de profesionales en materia fiscal, laboral y de seguridad social. Ahorro de tiempo Al tercerizar la tarea administrativa de gestión de nómina, el personal de recursos humanos tendrá más tiempo para concentrarse en los objetivos estratégicos del negocio. De esta manera se consigue mejorar la productividad y agilizar los otros procesos importantes del departamento. Considera que un número importante de personas del área, se destina exclusivamente a la gestión de la nómina por un lapso de tiempo importante. Entonces, la diferencia será que ese mismo personal podrá concentrar los esfuerzos en tu actividad principal, impactando positivamente en tus finanzas.  Ahorro en costos administrativos Hay un punto importante a la hora de contratar un servicio de maquila y es la compra o actualización de un software para realizar el trabajo. Esto y pagar capacitaciones para tus colaboradores del área de recursos humanos. Beneficios de maquilar la nómina con Consolidé Con los servicios especializados de Consolidé tienes la tranquilidad de delegar en expertos un ejercicio administrativo y fiscal tan delicado como lo es el cálculo de la nómina. Por medio de nuestra plataforma online o la gestión del cálculo de nómina, realizamos el cálculo puntual para que puedas pagar a tus trabajadores en tiempo y forma. Esto te permite contar con todos los beneficios que hemos explicado; pero muy especialmente con la seguridad y confidencialidad que nos caracteriza. Elegir la empresa de servicios especializados que llevará la maquila de nómina debe pasar por tener garantías de procesos adecuados para el manejo de información sensible de los colaboradores y de tu organización. Esa confidencialidad te ayudará además a mantener la reputación y confianza frente a tus colaboradores. Sin importar el segmento de negocio o tamaño de la organización, Consolidé está en capacidad de atender las necesidades particulares de la nómina de tu empresa; sin importar la periodicidad de los pagos y el tipo de prestaciones que ofrece.  Además, te ahorras la diligencia de renovar o comprar licenciamiento y capacitar personal. Cumplir en tiempo y forma con los colaboradores y las normas impuestas por las autoridades exige un tiempo y recursos valiosos para centrar en tu core de negocio. Conclusión En Consolidé estamos al corriente de las nuevas disposiciones legales y de las actualizaciones, para cumplir en forma y fondo con las instituciones públicas; así como evitar riesgos de errores y multas. Tenemos más de 50 años de experiencia en el ramo y certificación por parte del IMSS. Al tener contratado nuestro servicio de payroll, no sólo te olvidas de procesar los pagos relacionados con los trabajadores, también ganas más tiempo al delegar los cálculos de liquidaciones y finiquitos, de manera correcta. Son los mejores beneficios de la maquila de nómina. Así evitas errores que conllevan demandas laborales y se traducen en gastos para la empresa. Puedes conocer más de nuestros servicios en nuestro portal.  Si estás pensando en contratar una maquila de nómina, podemos ofrecerte una cotización. Contáctanos para tener asesoría profesional y garantías del servicio.
El pago oportuno de las cuotas obrero-patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una obligación por parte del patrón. Este pago es una aportación con el objetivo de conformar el patrimonio para el retiro, cesantía y vejez de los colaboradores. Dicho pago es realizado mediante el SIPARE o Sistema de Pagos Referenciados. El SIPARE es una herramienta que facilita el pago de las cuotas obrero-patronales y se usa desde el 1ro de julio de 2018. Es importante recalcar que el SIPARE elimina la necesidad de utilizar el disco de 3 ½ o USB para efectuar la transmisión del archivo de pago a los bancos al migrar a una línea de captura alfanumérica. En este artículo vamos a compartirte la importancia del SIPARE, una guía sencilla para entenderlo y cómo se obtiene. ¿Qué es el SIPARE? El SIPARE o Sistema de Pagos Referenciados es una herramienta del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) que facilita a los patrones el pago de las cuotas obrero-patronales, RCV (Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez) e INFONAVIT (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores). Es importante recalcar que el pago oportuno es una de las obligaciones patronales. La plataforma de SIPARE facilita la obtención de una línea de captura alfanumérica que permite el pago tanto en portales bancarios digitales como en ventanillas. Anteriormente se tenía que usar un disco 3 ½ o USB para realizar la transmisión de los archivos de pago en bancos. Las entidades receptoras que están autorizadas por el IMSS para el pago de SIPARE son: Afirme Citibanamex BanBajio Banca Mifel BBVA Banorte Banregio Bansi HSBC Inbursa Santander Scotiabank IntercamBanco Banco Multiva Banco Bancrea ¿Para qué sirve el SIPARE? El Sistema de Pagos Referenciados facilita a las empresas y patrones la obtención de una línea de captura alfanumérica para efectuar el pago de las cuotas obrero-patronales. Este sistema es confiable al validar los archivos de pago y permitir la consulta de las líneas de captura previamente pagadas. Usualmente los patrones aprovechan el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) del IMSS para generar las líneas de captura SIPARE. Otros beneficios del uso de SIPARE son: Consulta de líneas de captura vigentes, canceladas y pagadas Para seleccionar nuevos archivos SUA y así generar nuevas líneas de captura Validar archivos de pago válidos Consulta de aportaciones, amortizaciones de crédito y accesorios Facilita también el pago de las amortizaciones de créditos Aporta más seguridad y transparencia Simplifica el proceso de sustituir los archivos de pago en discos 3 ½ o USB Ahorra tiempo al departamento de RRHH para el cumplimiento de las obligaciones patronales Todo en un mismo lugar. Registro SIPARE El IMSS facilita a cualquier persona o entidad interesada en el SIPARE una guía de registro y uso del sistema. A continuación te detallaremos los pasos para dar de alta un nuevo usuario con registro patronal al Sistema de Pagos Referenciados: Ingresa al Portal de IMSS Seleccionar la opción de PATRONES O EMPRESAS Seleccionar “Servicios en Línea” y después seleccionar el botón de “SIPARE” Seleccionar el botón de “ENTRA A SIPARE” Si es la primera vez, tendrás que registrar un nuevo usuario (registro patronal), da clic en es opción Tienes dos opciones: la línea de captura que aparece en la propuesta de pago de la Emisión Bimestral enviada por el IMSS o archivo de pago .SUA Si seleccionaste la opción de archivo de pago, se abrirá una nueva ventana para la búsqueda del SUA, da clic en la opción de “Abrir” En caso de que no hayas seleccionado esta opción, no procederás con este paso Cargado el SUA, da clic en la opción de “Aceptar” Si el SUA es válido o la línea de captura es correcta, el SIPARE presentará los datos: Nombre o Razón Social, Registro Patronal y Dirección. No olvides digitar la cuenta de correo donde se recibirá la confirmación de alta al SIPARE al igual que la contraseña Da clic en la opción de “Aceptar” El SIPARE deberá de mostrarte un mensaje de “Usuario dado de alta exitosamente” Vuelve a la opción de “Inicio” Ingresa tu usuario y contraseña Da clic en “Aceptar” Guía de uso del SIPARE El objetivo principal del SIPARE es facilitar el pago de las cuotas obrero-patronales y ser un sistema de consulta y validación de las mismas. Su fin es que el patrón, de forma sencilla, pueda estar al día con sus obligaciones patronales ante el IMSS y por supuesto, evitar el pago de recargos y multas. Para ingresar al SIPARE tendrás que tener un usuario, contraseña y hacerlo desde el portal del IMSS. Justo como lo mostramos más arriba. ¿Cuándo debes pagar? Según la Ley del Seguro Social en su artículo 39, el pago de las cuotas obrero patronales deberán liquidarse en mensualidades vencidas, a más tardar el día 17 del mes siguiente. Si sucediera el caso de que el patrón no pueda realizar el pago en la fecha establecida tendrá que generar una nueva línea de captura desde el SUA. Para realizarlo deberá seleccionar la fecha de pago y el sistema de forma automática actualizará el nuevo monto a pagar, con sus recargos correspondientes. Es por ello que es tan importante contar con el apoyo y asesoría de aliados estratégicos en RRHH como Consolidé. Contamos con más de 29 años de experiencia en temas fiscales, legales y de seguridad social. ¿Cómo se obtiene la línea de captura en SIPARE? Para obtener la línea de captura alfanumérica deberás ingresar al portal del Sistema de Pagos Referenciados con tu usuario y contraseña. Escribe la línea de captura mostrada en la propuesta de pago de Emisión Bimestral enviada por el IMSS Descarga y revisa la propuesta de pago en “Consulta de línea de captura” Si no estás de acuerdo, podrás modificarla, aquí puedes seleccionar el archivo .SUA para corregir y generar un nueva línea de captura Genera el archivo de pago en SUA Obtén la nueva línea de captura para pagar tus cuotas Paga en cualquiera de los bancos antes mencionados o a través de sus portales bancarios digitales Conclusión El Sistema de Pagos Referenciados (SIPARE) es una herramienta del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) que facilita a los patrones el pago de las cuotas obrero-patronales, RCV (Jubilación, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez) e INFONAVIT (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores). El pago oportuno de las aportaciones patronales es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales y legales de la empresa, así como para evitar recargos y sanciones. Por ello, es importante contar con el apoyo de aliados estratégicos como Consolidé, nosotros podemos asesorarte para el correcto uso del SIPARE y el cumplimiento de tus obligaciones patronales ante el IMSS e INFONAVIT.
En México las empresas pueden aplicar esquemas de pago de nómina, según el perfil de trabajador o colaborador y la estructura fiscal diseñada. Seguro te resultan familiares los términos: 100% Nómina, mixto o Asimilados a Salarios. ¿Conoces las características de cada esquema de pago? ¿Cuántos tipos de pago de nómina hay? Te explicamos a continuación lo que debes saber sobre la estructura de un recibo y las formas de pago de nómina más comunes que existen en México. Estructura base de un recibo de nómina La nómina es un formato en el que reposa toda la información administrativa, contable y fiscal que relaciona a un empleado con una determinada empresa. En términos de las empresas, se trata de una lista con nombres de sus trabajadores y lo que cobran en la compañía. Para los trabajadores, es la remuneración por el trabajo realizado en un periodo de tiempo acordado. Tenemos entonces que el recibo de nómina es el comprobante de esa transacción periódica. En México, este documento es de carácter obligatorio y tiene valor fiscal. Por tanto, debe cumplir con una serie de parámetros para poder ser legal. Estos son: Percepciones Se refiere a todos los ingresos que tiene el trabajador por parte de la compañía, a razón de sus servicios y relación laboral. Esta información varía dependiendo del cargo y los beneficios acordados. Los distintos conceptos que abarca este apartado son: Salario. Bonos.  Horas extras. Primas.  Comisiones. Subsidios. Deducciones Son todos los descuentos (saldo retenido) del pago del trabajador, dirigidos a las distintas instituciones que regulan la actividad laboral. Ejemplo: Seguro Social (IMSS) Retención de Impuestos (SAT) Fondo de Vivienda (INFONAVIT) AFORE o Fondo para el retiro. Impuesto Sobre La Renta (ISR) Impuesto al Valor Agregado (IVA) Caja de ahorro.  Adicionalmente, el formato del recibo para el pago de nómina debe contener: Fecha de pago. Datos de la empresa. Nombre o Razón Social de la empresa; domicilio Fiscal; Registro Federal de Contribuyentes de la empresa (RFC); Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Datos del empleado. Nombre, fecha de ingreso, cargo, departamento, Registro Federal de Contribuyente (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP), Número de Seguridad Social (IMSS). Tipo de nómina. Toda la información aportada debe estar en un formato válido para ser timbrado. A continuación te compartimos un ejemplo de un recibo de nómina: ¿Qué son los esquemas de pago de nómina? Asimilados a salarios Aplica para prestadores de servicios especializados o profesionales independientes. El trabajador no es parte de la nómina pero, tiene un tratamiento similar en términos fiscales. Es un régimen para personas físicas, que trabajan de manera temporal para una empresa u otra persona física. En ese sentido, con este esquema no hay una relación subordinada de trabajo. Ejemplo de la aplicación de este esquema lo encontramos en profesionales independientes que prestan servicios en el área de mercadotecnia, diseñadores, consultores, desarrollo de software, entre otros. Para estos casos, el salario representa más del 50% del total de los ingresos y las deducciones son menores que en el esquema de 100% nominal. De ahí tenemos una serie de ventajas para el profesional independiente y también para la empresa o persona física contratante: La empresa es la encargada de retener el ISR, la persona física se libra de presentar las declaraciones por los ingresos percibidos. Sin embargo, la cantidad de ISR a pagar dependerá de la estrategia fiscal de la empresa y la declaración anual corre por parte del trabajador; al no tener subsidio al empleo. Los ingresos suelen ser superiores, ya que no se paga el IVA del 16%, . El trabajador tiene mayor libertad. Debe respetar y cumplir las tareas asignadas para las que fue contratado, pero su dinámica de trabajo es más flexible. Para las empresas o personas físicas que contratan bajo este esquema, la contratación es más rápida, puesto que no se generan obligaciones de seguridad social. Otra ventaja para el empleador (desventaja para el trabajador) es que no hay obligación de pagar las prestaciones mínimas por ley. Esto reduce los costos de operación. Sin embargo, pueden acordarse otros beneficios Esta opción o esquema no resulta idóneo para quienes desean obtener sus derechos de seguridad social. Por lo demás, representa múltiples ventajas. Ejemplo de pago en el esquema asimilados a salarios: SUELDO BRUTO $50,000.00 ISR* $5,203.50 NETO $44,796.50 *Este saldo puede recuperarse en la declaración anual mediante deducciones de gastos en salud, educación u otros. 100% nómina Es el esquema más empleado y conocido de pago de nómina. Quienes perciben el 100% de sus ingresos vía nómina tienen derecho a todas las prestaciones de Ley como: aguinaldo, vacaciones, utilidades (PTU), seguridad social, INFONAVIT, Afore, entre otras. Aparte de esta ventaja evidente para el trabajador, hay otras que son: La empresa se ocupa del pago de impuestos a través del régimen de sueldos y salarios. Finiquito en caso de despido. Sin embargo, la principal desventaja del pago 100% nómina está en el total de impuestos deducidos. Este suele estar entre el 20-30%, por lo que el trabajador recibe un salario muy bajo en efectivo. Ejemplo de pago en el esquema de nómina: SUELDO BRUTO $50,000.00 ISR $10,709.00 IMSS $1,745.00 NETO $37,546.00 Pago por honorarios Entre trabajadores independientes o freelance éste esquema es el más común por su practicidad para ambas partes (empresa-trabajador). El acuerdo es simple: el profesional realiza el servicio y recibe el pago, con los impuestos incluidos. En ese sentido, son los propios trabajadores quienes se encargan de realizar su declaración de impuestos (RIF o RESICO). Esto representa una desventaja, ya que deben ocuparse de su propia contabilidad para declarar sus egresos e ingresos. Otras desventajas para el trabajador con pago por honorarios son: Deben estar registrados en Hacienda y con la actividad profesional que ejercen, para evitar sanciones. Se requiere de facturas para registrar los ingresos; también solicitar facturas a la empresa o persona física para registrar todos los egresos. En estos casos, no se firman contratos laborales, por lo que el profesional no obtendrá prestaciones ni cotiza para el seguro social (a menos que se dé de alta por su cuenta). Entre las ventajas del pago por honorarios para los profesionales independientes están: Mayores ingresos que los obtenidos en relación de 100% nómina. Dependiendo de la estrategia fiscal, las retenciones pueden ser mínimas. Ejemplo de pago en el esquema por honorarios: SUELDO BRUTO $50,000.00 ISR* $12,500.00 NETO $37,500.00 *Este saldo puede recuperarse en la declaración anual por gastos; y en las declaraciones mensuales de trabajador independiente por concepto de pago de cuotas al IMSS como patrón, servicios, papelería, entre otros. Pago mixto de nómina Con este esquema se cancelan los salarios de los trabajadores bajo dos o más tipos de ingresos; lo más usual es nómina y asimilados a salarios.  De esta forma los trabajadores reciben sus prestaciones de ley y la carga fiscal es menor, ya que la empresa ofrece otros incentivos por conceptos de viáticos o bonos, entre otros. De esta forma ambas partes pagan menos impuestos. La desventaja para el trabajador es que al ser la base salarial por nómina tan baja, sus cotizaciones en el seguro social, aportaciones a la Afore y capacidad de crédito de Infonavit también son menores; sin contar que también impacta en el pago del aguinaldo, prima vacacional o PTU.  Como ventajas con el esquema de pago mixto, cuentan: que el trabajador puede realizar aportaciones voluntarias a su Afore y que la contabilidad la realiza la empresa. Ejemplo de pago en el esquema mixto (nómina y asimilados a salarios): SUELDO BRUTO $50,000.00 Salario Social Neto $10,000.00 Asimilados a Salarios Bruto $40,000.00 ISR $5,000.00 NETO ASIMILADOS A SALARIOS             $35,000.00 NETO SOCIAL + ASIMILADOS $45,000.00 Conclusión Con estos esquemas las empresas pueden ofrecer mejores ingresos netos a sus colaboradores; a la vez que estructuran de forma estratégica su aporte fiscal. Esto representa beneficios para ambas partes.  No obstante, como trabajador hay que estar muy atento a las condiciones de trabajo y las expectativas individuales. Por su parte, las organizaciones deberán de contar el apoyo de un asesor experto en temas de RRHH como Consolidé para una mejor gestión de la nómina. Específicamente con la maquila de nómina. Contáctanos para saber más.
Una de las estrategias que una organización puede emplear para la eficiencia operativa es la maquila de nómina. Ésta ayuda a la empresa a reducir sus costos de operación y por otro lado, a disminuir la carga de trabajo de su departamento de Recurso Humano, para enfocarse en otras tareas. Pero, ¿qué marco legislativo o legalidad tiene la maquila de nóminas? Recordemos qué es la maquila de nómina. Se trata de la contratación de una organización externa a la empresa que tiene como tarea el cálculo y procesamiento de la nómina y de todas las tareas que conlleva. Sin embargo, el pago de nómina recaerá sobre la empresa contratante. Otro punto esencial de la maquila de nóminas es que entre ambas partes debe de existir un contrato.  En Consolidé creamos esta guía esencial para informarte sobre el marco legal de la maquila de nómina, qué leyes son aplicables y sobre todo, las prácticas que debe realizar la empresa de servicios especializados para el servicio de maquila de nóminas. Leyes y códigos aplicables a la maquila de nóminas Antes de entrar de lleno a las leyes y códigos que son aplicables a la maquila de nóminas recordemos la aprobación de la reforma en materia de subcontratación laboral. A partir del 24 de abril de 2021, en México queda prohibida la subcontratación de personal o de servicios dando paso a la contratación de servicios especializados. La maquila de nóminas entra dentro de la categoría de servicios especializados para Recurso Humano, entre el reclutamiento y selección de personal, gestiones administrativas ante el IMSS e INFONAVIT así como soporte en temas legales, financieros, fiscales y seguridad social.  Uno de los puntos más importantes de la reforma en materia de subcontratación es que las organizaciones que ofrecen servicios especializados deben estar registradas ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), emitido por la STPS. Esto en cumplimiento con el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo. Ahora revisaremos las leyes y códigos aplicables a la maquila de nóminas, recordemos que este tipo de servicio contempla el cálculo y pago de la nómina. INFONAVIT Dentro del cálculo de la nómina, la empresa que realiza la maquila de nóminas deberá contemplar las retenciones ante el INFONAVIT por concepto de créditos. FONACOT Al igual que las retenciones del INFONAVIT, dentro del cálculo de nóminas se deben contemplar las retenciones ante el FONACOT. IMSS La Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social dentro de su artículo 15 establece que los patrones están obligados a tener un registro de nóminas. Éste debe reflejar los días laborados así como el salario que recibe su plantilla laboral por su trabajo. También dentro del artículo y sus fracciones se establece que los patrones deberán de conservar los registros hasta 5 años después de su creación. Otros puntos relevantes del artículo 15 dentro de sus fracciones son: Registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles; Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha; Determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterar su importe al Instituto; Otro artículo dentro de la Ley del Seguro Social que contempla el cálculo de nóminas es el artículo 27 en relación al salario base cotización SBC (pagos en efectivo, percepciones, alimentación, primas, comisiones, prestaciones en especie, etcétera.): Instrumentos de trabajo Ahorro Aportaciones adicionales por parte del patrón: seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez Cuotas a cubrir por el patrón, aportaciones al INFONAVIT y PTU Alimentación y habitación cuando se entreguen de forma onerosa a trabajadores Despensas en dinero o en especie Premios por asistencia y puntualidad Cantidades aportadas a pensiones por parte del patrón Tiempo extraordinario dentro de los márgenes de la LFT También dentro de esta Ley se contempla la UMA (Unidad de Medida y Actualización) para determinar el pago de obligaciones, multas, impuestos, deducciones personales y créditos INFONAVIT LFT La LFT establece dentro de su artículo 13 el permiso para subcontratar servicios especializados, entre ellos la maquila de nóminas: Se permite la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de estos, siempre que el contratista esté registrado en el padrón público a que se refiere el artículo 15 de esta Ley. La maquila de nóminas, al no ser parte ni actor principal de la actividad económica de las empresas contratantes, es considerada un servicio especializado. La Ley Federal del Trabajo dentro del artículo 804, establece que la nómina es una obligación legal para cualquier empresa en México: El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan: I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable; II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios; III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo; IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y V. Los demás que señalen las leyes. Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan. Código Fiscal de la Federación El Código Fiscal de la Federación establece dentro de su artículo 67 las contribuciones personales deberán estar reflejadas en la nómina del personal de la organización. Otras leyes que también contemplan el cálculo y pago de nómina son: Ley de Impuesto sobre la Renta, Ley de Protección de Datos Personales y la Ley de Protección al Consumidor. Aspectos legales que deben de estar alineados con la maquila de nóminas Ya hemos visto la relación que tiene el cálculo de nómina con la maquila de nóminas y cómo ambos pueden ser realizados por una empresa experta en servicios especializados como Consolidé. Ahora ahondaremos más sobre los aspectos legales de la maquila de nómina que debes conocer. Auditorías Al ser un servicio especializado, la empresa experta en maquila de nóminas deberá entregar y archivar toda la documentación solicitada por parte de su cliente en el tiempo de duración de su relación y bajo lo que se dicte en su contrato. Como empresa contratante, tienes derecho a solicitar toda la información ya que acorde a la Ley, es tuya. Modificaciones ante el IMSS Otro punto a considerar, en referencia a la reforma de subcontratación laboral es que el servicio de maquila de nómina gestiona el cálculo de nómina sin registrar a los colaboradores bajo su empresa. Es decir, no son subcontratados de la empresa de maquila de nóminas. De hecho, esto iría en contra de la reforma. También es importante conocer que los movimientos afiliatorios como altas, bajas o modificaciones están sujetos a informarse ante el IMSS conforme lo dicta la Ley del Seguro Social. Es obligación del patrón informar estos cambios a la empresa de maquila de nóminas y ésta tiene la tarea de llevar un registro. Cálculo de impuestos El cálculo de impuestos así como cuotas obrero-patronales, aportaciones ante el FONACOT, IMSS, deberán ser en su totalidad calculados por la empresa de maquila de nómina.  Otro aspecto a considerar del servicio de maquila de nóminas es que no hay ningún tipo de contingencia en materia fiscal para la empresa contratante. De hecho, los servicios de maquila de nómina son deducibles para efectos del IVA e ISR. Recibos fiscales De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo, el patrón deberá entregar por cualquier medio ya sea físico o digital el recibo de nómina. Por ende, la empresa experta en maquila de nómina deberá cumplir con esta tarea. Pagos extraordinarios y PTU El cálculo de nómina contempla aspectos como salario, deducciones, primas y bonos así como pagos extraordinarios y el PTU. La maquila de nóminas considera estos pagos dentro de su servicio al estar dentro del cálculo de nómina en sí. Conclusión El cálculo de nómina es un proceso esencial dentro de cualquier organización en México. El pago oportuno y sin errores no sólo beneficia a la empresa al cumplir con sus obligaciones ante las autoridades correspondientes en México. Otro beneficio es que la plantilla laboral tendrá seguridad y certeza sobre su pago de nómina. Una solución rentable y apegada a las leyes para la administración, cálculo y gestión de nómina es el servicio especializado de maquila de nóminas. Encuentra al aliado estratégico ideal para ti, en Consolidé tenemos más de 29 años de experiencia ayudando a empresas de todos los tamaños en asesorías y gestiones en temas financieros, fiscales, de seguridad social y por supuesto, de nómina.
El Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) notificó que a partir del 12 de julio de 2022 estará disponible el Nuevo Servicio de Confirmación de Trámites de Crédito. Éste servicio sustituirá el Aviso de Retención por Originación que antes era solicitado de forma física ante el empleador y notario. ¿Qué es lo que necesitas saber sobre el Nuevo Servicio de Confirmación de Trámites de Crédito? ¿Qué es el Nuevo Servicio de Confirmación de Trámites de Crédito? El Nuevo Servicio de Confirmación de Trámites de Crédito es un servicio digital otorgado por el INFONAVIT para facilitar y agilizar el registro de los empleadores dentro del Portal Empresarial del INFONAVIT. Este nuevo servicio también sustituirá la recepción del Aviso de Retención por Originación que en el pasado debía entregarse en formato físico al empleador y ante el notario. Dentro de sus múltiples beneficios, el Nuevo Servicio de Confirmación de Trámites de Crédito permitirá que los derechohabientes que estén tramitando un crédito hipotecario o no hipotecario dejarán de entregar a su empleador el documento. También se usará para promover el uso de la firma electrónica o e-firma. El INFONAVIT informó que el Nuevo Servicio de Confirmación de Trámites de Crédito también fue lanzado para: Mitigar el robo de identidad Simplificar la conformación del expediente en notarías para la firma de escrituras de vivienda Incentivar el registro de los empleadores dentro del Portal Empresarial   Es importante mencionar que este nuevo servicio agilizará trámites y accesos a los trabajadores. Éstos lo tendrán disponible la Notificación de Descuento en Mi Cuenta Infonavit. La Notificación de Descuento sustituye al Aviso de Retención por Originación. ¿Qué debe hacer el derechohabiente y la empresa cuando se reciba la Notificación de Descuento? El derechohabiente recibirá la Notificación de Descuento y a partir de la recepción deberá de dar aviso a su empleador. Se deberán seguir los siguientes pasos: El derechohabiente recibe la Notificación de Descuento El derechohabiente avisa a su empleador El empleador podrá acceder al Portal Empresarial dentro de la sección “Mis Trámites” En “Mis Trámites” dar clic en la opción de “Trámite de Crédito”.  Ahí podrá confirmar con la firma electrónica y dar por enterado sobre el trámite de crédito que realiza su empleado. El Portal generará un Acuse de Confirmación El derechohabiente podrá consultar el Acuse de Confirmación desde Mi Cuenta Infonavit Con el Acuse de Confirmación, el empleado podrá saber que el trámite de su crédito fue confirmado por el empleador. Por otro lado, el notario podrá continuar con el proceso de titulación de la vivienda cuando se trate de créditos hipotecarios y cuando se formalice el financiamiento. ¿Qué sigue después del Acuse de Confirmación? Una vez que el notario formalice el crédito (hipotecario en este caso) el empleador podrá descargar el Aviso de Retención de Descuentos desde el Portal Empresarial. Con ello el empleador podrá iniciar el descuento del salario de los empleados para el pago de la mensualidad correspondiente de su financiamiento ante el INFONAVIT. Conclusión El Nuevo Servicio de Confirmación de Trámites de Crédito es un nuevo servicio del INFONAVIT que tiene como objetivo agilizar y simplificar trámites. Este nuevo servicio sustituye al Aviso de Retención por Originación.
Toda relación laboral entre una empresa y un colaborador tiene un inicio y un final. El principio de esta relación laboral se da cuando el colaborador es aceptado en su postulación y se firma el contrato de trabajo. El final de la relación laboral sucede cuando el trabajador decide retirarse de la empresa o el empleador decide finalizar la relación laboral. Dentro de estos procesos surgen conceptos como cálculo de finiquito y cálculo de liquidación, mismos que el departamento de Recursos Humanos debe hacer. En Consolidé queremos aclarar todas las posibles dudas, por ello hemos creado esta guía esencial para que entiendas cómo realizar el cálculo de finiquito, cálculo de liquidación y cómo suceden ambos procesos. ¿Qué es el finiquito? Una de las principales razones por las cuales creamos este artículo es debido a que surgen confusiones entre los conceptos de finiquito y liquidación. Un finiquito es la remuneración económica que el patrón entrega a un colaborador cuando se da por terminada una relación laboral. Dicha remuneración es el pago que corresponde cuando hay rescisión del contrato laboral por cualquiera de las partes. Es importante mencionar que el finiquito es el pago que se da al colaborador después de terminada la relación de trabajo, sin importar la situación por la cual ésta se dio por terminada. Ya sea por renuncia del trabajador o por despido por parte del patrón. Se da también en estas situaciones: Término del contrato temporal Término del contrato definido Invalidez por enfermedad o muerte Renuncia voluntaria Despido justificado Despido injustificado Rescisión de contrato Dentro de la Ley Federal del Trabajo en el Capítulo IV, se detalla todo lo relacionado con la rescisión de las relaciones de trabajo, específicamente dentro del artículo 51: Artículo 51.- Son causas de rescisión de la relación de trabajo, sin responsabilidad para el trabajador:  Engañarlo el patrón, o en su caso, la agrupación patronal al proponerle el trabajo, respecto de las condiciones del mismo. Esta causa de rescisión dejará de tener efecto después de treinta días de prestar sus servicios el trabajador;  Incurrir el patrón, sus familiares o cualquiera de sus representantes, dentro del servicio, en faltas de probidad u honradez, actos de violencia, amenazas, injurias, hostigamiento y/o acoso sexual, malos tratamientos u otros análogos, en contra del trabajador, cónyuge, padres, hijos o hermanos; Fracción reformada DOF 30-11-2012 Incurrir el patrón, sus familiares o trabajadores, fuera del servicio, en los actos a que se refiere la fracción anterior, si son de tal manera graves que hagan imposible el cumplimiento de la relación de trabajo; Reducir el patrón el salario del trabajador;  No recibir el salario correspondiente en la fecha o lugar convenidos o acostumbrados;  Sufrir perjuicios causados maliciosamente por el patrón, en sus herramientas o útiles de trabajo; La existencia de un peligro grave para la seguridad o salud del trabajador o de su familia, ya sea por carecer de condiciones higiénicas el establecimiento o porque no se cumplan las medidas preventivas y de seguridad que las leyes establezcan; Comprometer el patrón, con su imprudencia o descuido inexcusables, la seguridad del establecimiento o de las personas que se encuentren en él; y  Exigir la realización de actos, conductas o comportamientos que menoscaben o atenten contra la dignidad del trabajador; y Fracción adicionada DOF 30-11-2012 Las análogas a las establecidas en las fracciones anteriores, de igual manera graves y de consecuencias semejantes, en lo que al trabajo se refiere. ¿Qué es liquidación? La liquidación es una indemnización que recibirá el trabajador cuando la relación laboral termina, siendo responsabilidad por parte del patrón. Esto se puede deber a situaciones diferentes al desempeño del trabajador, cierre de empresa, dificultades financieras de la empresa, despido injustificado o reestructuración del área. Dentro de la liquidación se incluye: 20 días de sueldo por cada año de servicios prestados Indemnización de tres meses de salario Prima de antigüedad de 12 días de salario por año trabajado Partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y bonos previstos dentro del contrato laboral Descuentos sobre el ISR Descuentos sobre cuotas del IMSS Adeudos ante el INFONAVIT y Fonacot Descuentos sobre préstamos obtenidos sobre nómina Diferencia entre finiquito y liquidación La diferencia entre finiquito y liquidación es sencilla. El finiquito se da cuando hay una rescisión de la relación laboral y del contrato laboral por cualquiera de las dos partes. La liquidación se da cuando el patrón da por finalizada la relación laboral o en pocas palabras, cuando hay un despido. Es importante que también conozcas qué es un despido injustificado. ¿Qué se necesita saber al calcular el finiquito? Para calcular el finiquito se requieren de informaciones base como: sueldo mensual del colaborador y su salario diario integrado. Después se deberá contar con la información sobre el aguinaldo, vacaciones y primas vacacionales. Finalmente, se deberá calcular el finiquito o liquidación acorde a: 90 días de trabajo, 20 días por año trabajado, si el colaborador es despedido. Paso a paso para cálculo de finiquito Una de las responsabilidades del cálculo de finiquito recae en el departamento de Recursos Humanos. Por ello, se recomienda que cualquier empresa que trate con Capital Humano cuente con la ayuda de un experto en gestión y administración como Consolidé. Para realizar el cálculo de finiquito, se deberán seguir los siguientes pasos: Fecha de ingreso del colaborador Fecha de salida del colaborador Salario diario Cantidad de días trabajados en el último periodo de pago Cuenta los días laborales no pagados y multiplícalos por el sueldo diario Multiplica el salario diario por los días correspondientes de aguinaldos, vacaciones, primas vacacionales o otros beneficios y divídelos entre 365 Multiplica el resultado por el total de días trabajados Multiplica nuevamente el resultado por el salario diario Conclusión El departamento de Recursos Humanos es clave dentro de las relaciones laborales entre empleador y colaborador. Dentro de estas relaciones, el mismo departamento debe de saber gestionar de la mejor forma la salida de cualquier colaborador sin importar la razón. Dicha gestión es clave para que ambas partes resulten satisfechas tanto con ellas mismas como con las autoridades correspondientes. El cálculo de finiquito y el cálculo de la liquidación son procesos clave dentro de Recursos Humanos, un mal cálculo puede representar pérdidas económicas para la empresa y la posibilidad de una demanda laboral por parte del colaborador. Para evitar estas situaciones, es importante que cuentes con el apoyo y asesoría de un experto en cálculo de finiquito como Consolidé.